コミュニケーションツールとは？メリットと導入する際の選び方を解説

　テレワークの導入が進むにつれて、社内だけでなく、顧客とのやり取りにおいてもコミュニケーションツールの重要性が増している。多くの企業が導入を進める中で、自社でどういったツールを利用したらいいのか頭を悩ませている方も多いのではないだろうか。そこで今回はコミュニケーションツールを使うメリットや導入する際の選び方について解説していこう。

コミュニケーションツールとは

　コミュニケーションツールとは、社内SNSやビジネスチャットのように円滑なコミュニケーションを目的としたツールを指す。コロナ禍により対面でのコミュニケーションが減った今、その重要性は増している。メールでいいのでは？と考える人もいるかもしれない。連絡ツールという意味では同じではあるが、コミュニケーションツールなら宛名や挨拶文も必要ない。より気軽にスピーディーにやりとりができる点が最大の魅力だ。

有名なコミュニケーションツール

　コミュニケーションツールはそれぞれ多様な特徴を持っており、各社が切磋琢磨してサービスを充実させている。ここでは導入実績が豊富で使いやすいと評判の2つのコミュニケーションツールを紹介しよう。

❖ Chatwork
　ネットに不慣れな人でも使えるように設計されているおり、シンプルで感覚的に使えるチャットツール。タスク管理やファイル共有なども簡単に操作できるため、社内にパソコン操作が苦手な人がいる会社でも安心して使えるのが強みだ。

❖ Slack
　世界100カ国以上で使われているアメリカ発のチャットツール。1500以上の外部サービスと連携できるほか、無料ビデオ通話と音声通話がセットになっており、話しながら画面共有も可能。また、ファイルの種類を問わず共有できるので、オンライン会議が多い会社には最適だ。

コミュニケーションツールの主な機能

　コミュニケーションツールを導入する際に、自社にとって必要な機能が搭載されているかどうかは大切なポイントだ。ここでは主な機能について紹介していこう。自社に必要と思われる機能をピックアップしてほしい。

チャット・グループチャット機能
　必須機能といえるのがチャット・グループチャット機能だ。個人間でのメッセージのやり取りはもちろん、グループでのメッセージのやり取りも気軽にできる。また、過去の履歴もさかのぼりやすく、ミスやトラブル防止にも一役買ってくれる。

通話・オンライン会議機能
　文字のやり取りだけではコミュニケーションには限界がある。そんなときに使いたいのが通話・オンライン会議機能だ。多くのコミュニケーションツールでは、この2つの機能が備わっている。顔を見ながらのコミュニケーションは、文字だけでは伝わらない気持ちや些細な会話から生まれる事業の種などさまざまなものを生み出す。テレワーク中でも相手の顔を見ながら話せる機会は意識してつくるようにしたいものだ。

ファイル・データ共有機能
　メールに添付していたファイルも、コミュニケーションツールを使えば簡単に共有できる。プロジェクトごとにグループチャットを作っておけば、その中でデータを共有するのも簡単だ。

タスク管理機能
　テレワークをする人が増えると難しいのがスケジュール管理。仕事の進捗状況などが見えにくくなり、管理職が頭を悩ませる例が増えている。そんなときにはタスク管理機能を使いたい。一人ひとりのタスクの把握やプロジェクトの期日設定、完了報告まで一連の流れを管理することができる。毎日の日課として業務開始・終了時にタスクを更新するようにすれば、それぞれが今どんな仕事に取り掛かっているのか一目瞭然だ。

コミュニケーションツール導入の主なメリット

　コミュニケーションツールの機能を紹介したところで、次は導入した際のメリットについて話しておきたい。

メールではなくチャットの活用によるコミュニケーションの迅速化
　メールと違い、気軽にコミュニケーションが取れるのがチャットの魅力。グループチャットでは社員同士の交流が活発になり、情報共有のスピードアップをはかることができる。また、コミュニケーションの頻度が上がることで、チームワークの醸成にも効果が期待できるだろう。

コミュニケーションの迅速化によるミーティング時間の削減
　例えば、これまで会議内で共有していた各自の進捗状況もチャット内のタスクで可視化すればわざわざ会議で発信する必要がなくなる。大切な議題は話し合いが必要だが、報告事項はチャット内で共有すればミーティング時間を大幅に削減できるだろう。

コミュニケーションツールの選び方の観点

　いざ「コミュニケーションツールを導入しよう」と決定しても、数多くあるサービスの中から自社に合ったものを探すのは骨の折れる作業だ。ここでは選び方のポイントをご紹介しよう。自社に置き換えながら最善のサービス選びに役立ててほしい。

誰もが簡単に操作できるツールかどうか
　どんなに多機能をうたっていても使いこなせなければ意味がない。社内に、パソコンに苦手意識が強い人がいる場合、その人でも使えるかを基準にツールを選ぶことを意識したい。1人でも取りこぼしがあると、ツール内で情報共有ができなくなり結局は元のやり方に戻ってしまう可能性が出てくる。導入後もしっかりと使いこなせているかフォローしていってほしい。

セキュリティ性は十分にあるかどうか
　コミュニケーションツール上では、オフィス内と変わらない情報が飛び交うことになる。データセンターのセキュリティ対策や、SSL暗号化、アクセス制限などのツールのセキュリティ対策を確かめておこう。

自社の規模にあったコスパの良いプラン・料金であるかどうか
　コミュニケーションツールの多くは、機能やストレージ容量によって複数のプランが用意されている。自社に適したコスパの良いツール・プランはどれか、気になるサービスを比べて選ぶようにしてほしい。

導入後のサポートは手厚いかどうか
　運用開始後に分からないことやトラブルがあったとき、きちんとサポートをしてもらえる体制が整っているのかもサービスを選ぶ際に気をつけたいポイントだ。導入する前にどのようなサポート体制があるのか、しっかり確認するようにしよう。

まとめ

　コミュニケーションツールは業務の効率化だけでなく、情報共有の簡略化などでコストの削減にもつながる。また、活発なコミュニケーションによるチーム力の向上も期待できるため、会社の規模や業種を問わず多くの企業が活用されている。

　紹介したツール選びの観点を参考に、多様なツールの中から自社に合うものを探し、また導入前には無料トライアルを利用して使用感を確かめよう。