勤怠管理とは？リモートワーク・働き方改革への柔軟な対応策

2021.07.16

コロナ禍により、リモートワークの推進が政府によって唱えられるようになって1年近くがたった。大手企業やIT企業でのリモートワーク導入率は上がり、現場勤務が不可欠な職種以外では確実にスタンダードな勤務形態へと変化してきている。

そこで問題となるのが就業管理や勤怠管理。出社しない社員をどう管理したらいいのか、管理のあり方を見直す機会になっている。本記事では、勤怠管理の本来の意義とリモートワーク者を含めた管理法について解説していく。

勤怠管理の正しい理解

まずは「勤怠管理」と「就業管理」。この違いについて明確に答えられだろうか？意外とこの2つの意味や違いについて知らない人が多い。まずは正しい理解を進めていこう。

勤怠・勤怠管理の意味
勤怠とは出勤と退勤という意味で、それらを管理するのが勤怠管理だ。

労働基準法では、基本的には1日の労働時間は8時間まで、1週間の労働は休憩を除いて40時間までと決められている。2019年の労働基準法改正により、時間外労働の上限に関しても月に45時間まで、年間では360時間までと規定された。

これらの上限規定が守られているかを管理するのが勤怠管理の目的だ。企業側が従業員を監視するシステムではなく、企業が法を守っているのか自らチェックするためのシステムであることを意識してほしい。

就業・就業管理の意味
就業とは業務に取りかかることを意味し、業務を行うために従業員の状況を管理することが就業管理となる。管理といっても、従業員が長時間労働をしていないか、休日をきちんと取っているかなど、法律に則したルールを守って健全な就業環境になっているかをチェックすることが大きな目的だ。

健全な就業環境は生産性のアップにつながり、ひいては企業の成長につながるため、大切な問題である。

勤怠管理と就業管理の違い
就業管理と勤怠管理には管理内容が重なる部分があり、明確な線引きが難しい。勤怠管理は労働時間の管理に特化しており、就業管理は会社の決められたルールに即した働き方をしているのかを管理するシステムということを頭に入れておいてほしい。

勤怠管理が経営的に重要な理由

勤怠管理が従業員を守るためにあることは前述したが、企業側から見たメリットについても紹介していこう。

生産性の最適化
適切な勤怠管理によって働きやすい環境を整えれば従業員のモチベーションアップにつながる。また限られた時間の中で成果が求められることで業務のムダが省かれ、生産性のアップが期待できるだろう。

過重労働の防止
従業員の過重労働を防止するためにも勤怠管理は重要だ。長時間働いてくれた方がよいと短絡的には思うかもしれないが、長い目で見たらマイナスだ。

過重労働は従業員のモチベーションを下げるだけでなく、職場の雰囲気を低下させて離職率が上がったり、生産性が下がったりと企業の成長を妨げる要因となる。

給与計算への連動
人事や総務担当者にとっても勤怠管理方法を整備するメリットが大きいということを説明しよう。

これまで主流だったタイムカードの打刻などのアナログな勤怠管理手法や、リモートワークなどに対応できていない勤怠管理手法では、管理部門の手間も多い。クラウドサービスなどを活用して勤怠管理を給与計算に連動させることで、人事や総務の業務効率化を図ることができる。無駄な仕事を減らすためにも勤怠管理はしっかりとしたシステムで行いたいものだ。

勤怠管理で確認をすべき主な事項

勤怠管理をする上で確実に管理したいポイントを紹介する。

出勤・退勤時刻
出勤・退勤時刻の管理は基本中の基本。リモートワーク中の人も自宅で使えるタイムカードを導入するなど各々で管理してもらうようにしよう。

労働時間・残業時間
出勤・退勤時間だけでなく、実際の労働時間の管理も忘れないようにしたい。残業時間もきっちり申告してもらい、管理できるシステムを導入してほしい。

遅刻・欠勤日数
遅刻に関しては自宅での作業だと管理が難しく、従業員の良心を信じるしかないが、申告してもらおう。欠勤については事前申告制など、リモートワーク中でもメンバーに周知できるシステムを作りや勤怠管理をしておきたい。

勤怠管理のよくある手法

現在多くの企業で採用されている勤怠管理方法は大きく分けて以下の3通りがある。

タイムカードの活用
昔ながらのタイムカードは低コストで利用方法も簡単だが、リモートワークでは打刻することは難しいだろう。

ExcelなどのOfficeツールの活用
従業員間でネットリテラシーに差がある場合に活用したいのがOfficeツールだ。エクセルで作った表に、書き込むだけで管理できるようにできる。

導入コストも表作成の人件費くらいで安価ですむが、入力ミスや不正申告を避けられない点が大きなマイナスポイントだ。
また、給与計算への連動も入力ミスなどが懸念材料となる。

クラウドサービスの活用
リモートワークを導入している会社において、当たり前のように使われているのがクラウド上で勤怠管理ができるシステムだ。

情報を手入力することがないので、ミスや不正の抑制効果がある点も大きな利点といえよう。また、収集したデータを集計してくれる機能があったり給与と連動できる機能があったりと、管理側の手間も大幅に減らすことができる。

勤怠管理の注意点

リモートワークを行う従業員の勤怠管理をする上で注意したいポイントは以下の通りだ。

自己申告制の働き方の社員への対応
リモートワークでの勤怠管理は基本的に自己申告制だ。だが、誰もが正しい勤務時刻を申告しているわけではないことを前提として知っておく必要がある。社内ルールを周知させ、時には実態調査を行うことで緊張感を持って自己申告してもらうようにしたい。

扶養控除を希望する従業員への対応
扶養控除制度を利用するために扶養の範囲内での勤務を希望する従業員がいる場合、特にシフト制勤務の企業では注意が必要だ。繁忙期に長時間勤務になってしまったり、勤務日数が増えてしまったりして、うっかり稼ぎすぎてしまったとならないようにしたい。そのためには、月末の勤務時間の集計だけではなく、その都度労働時間の把握が大切だ。
しかし、多数の従業員を抱えていて各自の途中集計を行うことは時間も労力もかかる。クラウド型勤怠管理システムの中にはその都度集計を行ってくれるものが多く、簡単に集計結果が見られるので業務の短縮にもなり、時間超過のミスをすることもないだろう。

まとめ

リモートワークを導入するにあたって、勤怠管理の見直しは急務だ。管理方法の変更とともに就業規則も再確認し、時代に則していない部分を変更する必要があるだろう。

また、人事・総務担当者が本来の業務に集中するためには、勤怠管理システムを導入することも検討してほしい。きっと業務の簡素化につながり、業務のパフォーマンスが上がるだろう。まずはトライアルで試してみてほしい。

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