Web会議とは？Web・テレビ会議の主なシステムとメリットを紹介

コロナ禍によりリモートワークが浸透する企業が増える中、まだまだ悩みながらリモートを推進中という企業も多いのではないだろうか。特に多くの企業が悩んでいるのが対面でないコミュニケーションの方法。そこで注目されているのがWeb会議システムだ。本記事では、多くの企業が導入を進めているWeb会議システムについて解説していく。

オンライン会議におけるWeb会議とテレビ会議の違い

リモート会議という意味では、Web会議とテレビ会議は一緒なのでは？と思う人もいるだろう。対話相手が目の前にいないという意味では同じだが、その内容はかなり違う。それぞれの特徴から違いを比べてみてほしい。

＜Web会議＞とは1対1、1対複数人を想定したオンライン会議
Web会議は、PC上のソフトウエアやブラウザを利用して会議に参加することができるシステム。そのため、参加者は1カ所に集まる必要はなく、好きな場所から会議に出席が可能だ。一度は名前を聞いたことがあるであろう「Zoom」や「Skype」もWeb会議サービスの一つだ。

＜テレビ会議＞とは複数人対複数人を想定したオンライン会議
テレビ会議とは、会議室内にカメラやモニター、マイク、スピーカーを設置して複数人を同時に写しながら遠方にある会議室とつないで会議を行うシステム。遠方にある支社や取引先との会議や商談などで使われることが多い。専用の機器を使うため、初期費用はかかるがWeb会議よりも映像や音質はよく、通信環境も安定している。

Web会議の主要システム・サービス

導入している企業が多いWeb会議のシステムやサービスを、特徴を交えて紹介する。導入する際の参考にしてほしい。

❖ Zoom
コロナ禍で注目され、今や世界75万以上の企業や組織で利用されている「Zoom」。主催者以外はライセンスを取得する必要がなく、気軽に会議に参加できるのが特徴だ。有料版は会議の映像や音声を録画・録音したデータをクラウド上に保存可能。ミーティング時間も無料版に比べて長く続けることができるため、導入する場合は有料版を検討してほしい。有料版は年20,100円〜で、最安プランのID数は9となっている。

❖ Skype
Microsoft社が提供しているオンライン通話サービスの「Skype」もWeb会議で多くの企業が導入しているサービスだ。SkypeはアプリをPCやスマホにインストールしてから使用する。無料版では同時に25人まで通話可能で、有料版は最大250人まで。有料版は同時通話人数が多いだけでなく、セキュリティもしっかりしているが、スカイプ単体の有料システムのサポートは2021年7月末に終了する。その後は後継サービスとなる「Microsoft Teams」の利用が推奨されている。これから有料サービスを導入しようと検討する際は、Microsoft Teamsの導入を検討するとよいだろう。

❖ Google Meet
Googleが提供している「Google Meet」。他のサービスとの決定的な違いがGoogleのアカウントが必須ということ。会議の主催者が法人などの組織ドメインから会議を設定してURLを発行した場合はアカウントがなくても参加できるが、基本は必要ということを覚えておこう。また、Google Meetはアプリのインストールは不要でブラウザから参加が可能だ。法人向けのプランは1人あたり月8ドル〜となっている。

❖ Microsoft Teams
2021年5月に個人向けの無料「Microsoft Teams」をリリースしたMicrosoft社。無料版でも3人以上100人までのグループ通話が制限時間60分間と長いのが特徴だ。さらに、現在はコロナ禍ということもあり、当面は最大300人、最長24時間の通話が無料だ。法人向けのプランはクラウドストレージの利用、会議の録画・録音が可能で、1人あたり月540円〜となっている。無料お試し期間は1カ月だ。

Web会議システム導入のメリット

Web会議システムの導入には企業にとって多大なるメリットがある。具体的な内容について解説していこう。

スケジュール調整の簡易化
関係者が集まって会議をする際、それぞれの都合だけでなく会議室等の会場をおさえる必要があった。Web会議の場合はそれぞれ思い思いの場所から参加できるため、大きな会場が必要ない。スケジュール調整も格段に楽になるだろう。

移動時間や交通費の削減
遠方にある支社や取引先と会議や商談をする際、コロナ禍前までは相手先まで電車や飛行機を使って訪問していたのが普通だった。しかし、Web会議を利用すれば交通費や出張費、さらには移動時間というコストも削減することが可能だ。また、資料を印刷する必要がなくなるため、コピー用紙やインク代も節約できる。

災害時や感染症への対策
現在のコロナ禍のようなパンデミックがまた起こらないという保証はない。ましてや日本は災害の多い国。出社が難しい状況になる可能性はどこに住んでいてもある。そういったときにも、自宅にいながらコミュニケーションをとって仕事を進めることができるというリスクヘッジの面でも多大なメリットがある。

Web会議システムを選ぶときのポイント

Web会議システムを提供するサービスは多数あるが、選ぶためのポイントは大きく分けて4つ。具体的な内容を記すので参考にしてほしい。

セキュリティ要件は十分か
まず、もっとも重視してほしいのがセキュリティ。会議では社外秘の話をすることも多いことから情報漏洩（ろうえい）には気を配りたい。自社サーバー内にシステム構築をして運用するオンプレミス型であれば、外部からの干渉を受けにくいため、セキュリティ要件としては十分だ。ただ、オンプレミス型には多額の初期投資がかかる。気軽に取り入れるならクラウド型やブラウザ型だが、その場合はベンダーのセキュリティ対策をチェックしよう。通信の暗号化はもちろんだが、会議室の鍵機能がある、IPを指定したアクセスの制限が可能かなど、しっかりした対策がなされているか注視する必要がある。

音声の品質は十分か
音声や映像の品質が十分かどうかも必ずチェックしたいポイントだ。ただ、必要以上に高い品質はサーバーに負荷をかけることになるので、あくまでも会議が滞りなく行えるだけの品質があるのか、という点をポイントにしたい。会議に接続する側が、マイクやスピーカーを設置して音声の品質を上げるという方法もある。

UIの使いやすさは十分か
ネットリテラシーにばらつきがある会社の場合に、特に注意したいのが使いやすさ。できるだけシンプルに会議画面までたどり着けるシステムを選ぶと導入初期からトラブルなく会議を始められるだろう。

費用感のコスパは十分か
法人利用の場合は、無料版ではなく有料版を利用することがほとんどだろう。そうなると無視できないのが費用対効果。高機能なWeb会議システムを導入したが、機能を使いこなせないとなってはコスパがよいとはいえない。システムを使ってどんなことがしたいのか、導入前によく検討してほしい。

Web会議を行う際に用意したい周辺機器・環境

Web会議を行う際にはパソコンやスマホだけがあればいいというわけではない。会議を滞りなく進めるためにもできれば用意した方がよいアイテムを紹介する。

Webカメラ
PCやスマホ、タブレットにはカメラが内蔵されているが、角度や位置の調節などが難しいため、別で用意をした方が快適に会議に参加できるだろう。

スピーカー・マイク
カメラと同様にそれぞれのデバイスにスピーカーやマイクも内蔵されている。しかし、会議でもっとも大切なのは音声の聞き取りと発信がしっかりできるかという点。カメラは用意できずとも、スピーカー・マイクだけは準備してほしい。

ヘッドフォン
1人暮らしであれば、スピーカーとマイクでも問題ないが、家族がいる場合は話が変わってくる。周囲の音漏れをせずに発信でき、周囲の雑音をシャットアウトして会議の音を拾うことができるヘッドフォンは必需品だ。

高速なインターネット環境
多くのリモートワーカーはすでに高速インターネット環境を整えていると思うが、まだの場合は早めに契約を進めてほしい。容量制限のあるタイプの場合は無制限に変更するなど、会社から通達するようにしたい。

まとめ

コロナ禍により、社内会議から商談まで、Web会議を活用する機会が増えている。多くのサービスでは、先方にシステムにインストールをしてもらわずとも会議に参加してもらうことができ、スムーズにWebでの会議を提案できるだろう。各社で無料のトライアルもあるので、ぜひ使用感を試してみてほしい。

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