ビジネスチャットのマナーとは？やっぱり言葉選びが重要だった～オフィスのお役立ちコンテンツ

メールよりも手軽で、スピーディーにコミュニケーションできるビジネスチャット。しかし手軽とはいえ、ビジネスで利用するなら、マナーはきちんとおさえておきたい。返信や反応を使い分けて仕事を円滑に進めよう。

ビジネスチャットとメールの使い分け

リモートワークが浸透し、社内外の連絡方法をメールやチャットに変更している会社が増えている。どのように使い分ければいいのか、各会社でルールがあるとは思うが、基本的には、メールは、取引先や目上の人などに、重要書類を送付したり、エビデンスを残したりしたいなどの場合に使われることが多い。一方、チャットは急ぎの要件が発生しやすかったり、連絡が頻回だったり、複数人で情報を共有したかったりといった場合に、業務上の連絡網として利用する人が多いようだ。

チャットは、メールのように「株式会社●●　■■様」「お世話になります」「お疲れ様です」などの定型文や、季節の挨拶文が省略できる点が大きなメリットだ。リアルタイムで会話ができ、スピーディーに複数人に業務連絡がいきわたるなど、社内での活用価値も高い。だからこそマナーをしっかりおさえておく必要がある。

9つの基本マナーを覚えよう

ビジネスチャットを利用するうえで覚えたいのは9つのマナー。メールとは違う、チャットならではのマナーもある。

1. 言葉遣いに気を付ける。敬語を使う
同期や後輩に発信する場合も敬語に統一することで、仕事のやり取りということが明確になる。

2. 業務連絡に徹する（プライベートに関わる内容の発信はしない）
ついつい雑談をしたくなるが、リアルタイムで行うことが多いので、相手の仕事を邪魔しないのが基本。

3. 結論を最初に、簡潔にまとめる
「●●企画の進捗状況です」「●●案件が無事終了しました」など、結論をまとめてメッセージの冒頭で伝えると相手が内容を把握しやすい。

4. 長文は避けよう
簡潔にメッセージを伝えるのが基本。長文になる場合は、冒頭に一言「長文失礼いたします」と添えるか、メールで伝えよう。

5. 返信と反応（絵文字）を適切に使い分ける
メッセージを読んだことを伝えるだけなら「承知しました」「ありがとうございました」など絵文字で答えると、相手にとっても負担が少ない。

6. グループチャットの場合、発信相手を明確にする
「TO●●」と発信相手を明確にすると、対象ではない人の読む手間を省くことができる。

7. 業務時間内にメッセージを送信する
緊急ではない限り業務時間内に済ませる。夜間にどうしても連絡したい場合は、「遅い時間に失礼します」「緊急のご連絡です」など、最初に言葉を添える。

8. 返信は早めに（遅くても24時間以内に）
チャットはリアルタイムでのコミュニケーションツールなので、業務効率を促進するためにも早めの返信が基本。
ただし、別件に取り掛かっているとき、集中して今の仕事を進めたい時などは、チャットを30分おきに確認するなど、自分のルールを決めておくことも大切。

9. 必要以上に即返信を要求しない
返信は早めにすることがマナーだが、相手の状況がわからないのがオンラインでのやりとり。どうしても即レスが必要な場合は、「緊急の連絡です」「すぐにお返事をください」などの言葉を添える。冒頭に【緊急連絡】などと入れるとわかりやすい。
※相手の返信を必要としない場合には、「返信不要」と一言伝える。

チャットのやりとりがスムーズになる例文

メッセージを送るときは、メールのような挨拶文は不要が、相手にわかりやすいメッセージを発信したい。

●文頭につけたい文例
「取り急ぎご連絡いたします。」
「お問い合わせの件についてご連絡いたします。」
「次回ミーティングのスケジュールのご連絡です。」

※緊急、即レスがほしい場合
【緊急連絡】
【すぐにお返事をください】

※長文になる場合
「長文です。お時間があるときにご確認ください。」
「長文失礼いたします。」

※確実に返信が欲しい場合
「●●についてですが、●日までにご回答をお願いいたします。」


ビジネスチャットは、業務連絡を伝える手段。業務時間内に終えるのが理想だ。そのためには、発信も返信も簡潔に言葉を伝えることが大切。発信する人は、“相手の手間をなるべく減らす”ことを心がけて、コミュニケーションしていこう。