マネーフォワードのBPOサービスで進化する経費承認　効率化と社内ルールの最適化を実現

BPOの活用は確認作業の効率化だけでなく、事業リスクの軽減にもつながる

──経費の承認業務は担当者にとって負担が大きいという話は身近でもよく聞きます。そもそも期日ギリギリの申請だったり、日付や項目の記入ミスだったり、領収書の添付漏れなどなど……。確認しなければならない作業がとても多く、挙げればきりがないほどです。

株式会社マネーフォワード マネーフォワードビジネスカンパニー カスタマーリレーション本部 サービスデリバリー部 BPO企画グループ 水島夏希氏（以下、水島）　そうしたお悩みを持つお客様はとても多く、承認業務におけるチェックや修正対応に課題を感じている企業様からの声もあって、承認代行に特化したBPOサービスを、マネーフォワードで企画しました。

これは当社が手掛ける経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」（以下「クラウド経費」）とセットで提供している、経費申請に関する煩雑な承認業務を代行するサービスで、具体的には、企業の従業員が経費として申請・入力した数字と領収書の内容が合っているのか、経費科目が間違っていないかなどを確認します。

申請内容を確認後、問題がなければ承認を代行し、従業員の入力に不備がある場合は申請の差し戻しのコミュニケーションも行います。

──「クラウド経費」とセットになっていることが、この承認代行サービスの特長なのですね。

水島　そうですね。「クラウド経費」と承認代行、両方の機能を掛け合わせてより効率化できる点が強みです。連携サービスやOCR機能（画像データを認識し、文字データに変換する機能）を活用すれば、従業員が手入力することなく情報が反映されます。もちろん「クラウド経費」はクラウドサービスなので、例えば担当者様が“紙”を受け取るために出勤していたとしたら、その環境をリモートワークに変える条件が整います。

──これまでのシステムだけでは解決できない課題があったのですね。

水島　「クラウド経費」を導入いただくだけでも、お客様のご要望をかなえられる部分はありますが、人が手入力したり、チェックしたりといった作業は残ります。近年は人手不足に悩む企業様が多く、どうしたらその課題を解決できるのだろうと考えたところ、プロダクトとBPOを掛け合わせることに行き着きました。

また、承認業務において企業様が直近で最も感じている課題は「法制度への対応による負荷増」であることもわかっており、インボイス制度の開始や電子帳簿保存法の改正に対応している承認代行の需要は大きく伸びています。

株式会社マネーフォワード マネーフォワードビジネスカンパニー カスタマーリレーション本部 サービスデリバリー部 BPO企画グループ 来田卓哉氏（以下、来田）　リモートワーク推進やBPOの活用は、リスクヘッジの意味もあると思います。地震などの災害に対する備えとして近年注目されているように、日本で今後20〜30年の間に大きな地震が起こるという予見もあり、BCP（Business Continuity Planning：事業継続計画）として本社機能を分散させる考え方が急速に浸透しています。経理作業も例外ではなく、BPOによってリスクを最小化したいお客様が増えています。

ともに「クラウド経費」を使っているから代行側への説明もスムーズ

──導入したら“良いのだろう”ことはわかるのですが、実際にどれくらい業務効率化が図れるものなのでしょう。経理本部の皆様が承認代行サービス（BPO）を導入した理由をお聞かせ願えますか。

株式会社マネーフォワード グループ執行役員 経理本部 本部長 松岡俊氏（以下、松岡）　　承認代行サービス（BPO）が登場する前に別のBPOを検討したことがありましたが、オーダーメイドのBPOを前提としていたため、当時はコストに見合ず、断念したことがあります。その後、「クラウド経費」の使用を前提とし、導入や運用にかかるコストが大幅に削減された当BPOサービスが登場したため、すぐに導入しました。一般的にBPOは大企業でないと利用しにくいというイメージがありますが、「クラウド経費」を前提とすることで、より多くの企業が活用できるようになっています。

水島　現在活用中のお客様の規模感は様々で、経費の承認代行数も数百件から数千件と幅広いですね。たとえ小規模のお客様でも営業担当者の出張機会が多ければ承認代行数が多くなるので、メリットを感じていただけます。

株式会社マネーフォワード 経理本部 経理3部 部長 渡邉裕大氏（以下、渡邉）　実際に、導入にあたっての準備段階では、システムの操作説明や教育を省略でき、具体的なルール決めからいきなり始められました。一般的なBPO導入のイメージからすると、導入のハードルは低いと感じました。

1カ月で明細件数7,000件もの経費処理に対応！　属人化を避け、心理的負担が減らせるように

──「クラウド経費」とセットであるからこそコストメリットがあるし、導入もスムーズになるわけですね。実際に導入したことで、どのような課題が解決できたのでしょう。

渡邉　大きく3つの課題を解決することができました。1つ目はリソースの問題です。私たちの部署はグループ会社を含めて経理業務を担当していて、グループ全体で経費として処理すべき明細件数が1カ月で7,000件ほどありました。

株式会社マネーフォワード 経理本部 片岡紀子氏（以下、片岡）　明細の数は当社単体でも4,000件以上です。内訳として、コーポレートカードを使用したものもありますが、圧倒的に個人で立て替えたものが多いですね。

松岡　立替経費精算の承認業務は、1件あたりの金額は大きくないことが多いですが、非常に件数が多いため時間がかかります。他にもすべき業務がある中で、承認代行サービス（BPO）の導入前は月初に社員2名が主に月初に集中して行っている状況でした。そこで同サービスを導入したところ、BPOが経費精算の処理をしている間に並行して社員が他のコア業務に取り組むことができ、結果として決算日程の短縮にもつながりました（事業部への実績報告が10営業日から4営業日に短縮）。

──決算日程も短縮できるのは大きな効果ですね。

片岡　2つ目に解決したのは、業務の属人化に関する課題です。当初は社内に（経費申請についての）ルールブックがなく、経理担当によって判断の可否が分かれる面がありました。

渡邉　また、グループでも会社ごとに科目名が違うケースも多々あります。その状態でグループ全体の集計をすることは困難です。そこで、承認代行サービス（BPO）の担当者とルールブックを作成していくわけですが、その過程自体が社内ルールを見直すきっかけにもなるので、業務の標準化につながっています。BPOの担当者は多くの企業に携わっているので、自分たちが当たり前だと思っていたルールが、実は複雑だったということにも気づかせてくれました。

片岡　ルールブックを作成したことで、申請件数は増えているにもかかわらず、BPO担当者からの質問は減っていますね。

──ルールブック作りは重要ですね。ただ、そこに時間を割くなら実務に当てたいというケースも多く、だからこそBPOを活用してリソース不足解消と業務標準化をかなえ、全体としての効率化につながっている、と。

片岡　実は3つ目の課題として、経費承認に関わる“心理的負担”もありました。基本的に経費承認時に経理から従業員に連絡するときは、不備の差し戻しか確認です。お互い知っている人だと気兼ねしてしまいルールがおざなりになるリスクがあります。また、忙しそうにしているメンバーに対しても、間違いがあれば確認の連絡をしなければなりません。BPOからの連絡は良い意味で“個性”がないので、ルール通りに進めやすいんです。

水島　BPO側から差し戻す際は単に間違いを指摘するだけでなく、ルールを伝えたうえでの指摘や、同じミスを繰り返さないための提案も混ぜながら申請者とのコミュニケーションを行っています。一つの不備を解決するだけでなく、次回以降の申請時などを見据えたかたちで、できるだけ経理担当者様に負担のかからない方法でやりとりをしています。

これからもお客様の利益の最大化に貢献したい

──承認代行サービス（BPO）を導入するまでの流れを教えてください。

水島　まずはサービス内容とお客様の経費精算の状況をすり合わせ、当社のBPOへ問題なく移管できるのかを確認します。契約後はすぐにBPOの稼働を開始するというわけではなく、2〜3カ月かけて業務標準化に向けたサポートを丁寧に進めます。稼働してからもBPOの作業が可視化できるツールを活用しているので、お客様も作業状況を把握できる環境です。不明点があればすぐにBPO側とコミュニケーションもとれますし、法改正の情報が入ればルールブックにどう反映させるかの提案をBPO側から行うこともあります。

──サポートが手厚いですし、しかも料金もリーズナブル（※）ですよね。経理担当としてこの承認代行サービス（BPO）を今後どのように活用していきたいでしょうか。

松岡　BPOでよくある失敗は、BPO後に委託側でオーナーシップを失ってしまう、“後は知らない”となってしまうことだと思っています。自分たちが継続してオーナーシップを持って改善し続けていきたいですね。

渡邉　BPO側との日々のやりとりを大切にしていきたいです。BPOが承認作業の中でつまづきがちなポイントから気づきを得ることで、申請側・承認側双方にとってシンプルでわかりやすいルールを作っていければと思います。

片岡　先月も、BPOチームからの提案をきっかけに締め日に関するルール運用を抜本的に変更したことがありました。今後もBPOチームとのコミュニケーションは丁寧にしていきたいと思っています。

──最後に承認代行サービス（BPO）の展望についてお聞かせください。

来田　マネーフォワードという会社は、お客様のビジネスアウトカムの最大化を目的にプロダクトを作っています。BPOも同様に、お客様のビジネスアウトカムの最大化にどこまで貢献できるのかに焦点を置くべきです。まだまだお客様内部での現場の課題はありますので、少しでも経理担当者様が自社の利益に直結する業務に集中できる環境の創出につながるサービスの展開を続けていきます。

※「承認代行サービス（BPO）」利用時の価格は、「マネーフォワードクラウド」の基本料金とBPO料金の合算となる（初期費用は別途見積）

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