名刺交換のマナーとは？　オンライン名刺の交換方法も～オフィスのお役立ちコンテンツ

DXの推進で多様化するビジネススタイルに適応するように、ビジネスマナーもアップデートしたいところだ。そこで今回は、ビジネスマナーの基本となる名刺交換について、また、コロナ禍の働き方の変化を経て一般的になってきた、オンライン名刺交換のマナーについて紹介する。

目次

■なぜ、名刺交換が必要なのか
■名刺交換は訪問した側から、言葉を添えて行うのがマナー
■これからはオンライン名刺交換の時代
■事前の交換と別途フォローを忘れずに。オンライン名刺交換のマナーと注意点
■コスト面やサポートで自分に合ったサービスを選ぼう～オンライン名刺サービス3選

なぜ、名刺交換が必要なのか

名刺は、ビジネスを始めるために最初に持つツールの一つ。初対面でも、相手のフルネーム、その人が関わる事業やポジションがわかるだけではなく、最近では、会社や事業の情報にアクセスできるQRコードが設けられていることもあり、お互いの情報を正確に把握できる大切な情報源だ。例えば、相手の名前の読み方を確認したり、自分との共通点を見つけて会話につないだりするなど、初対面同士が打ち解けあうツールとしても活用できる。

商談だけではなく、セミナーや講演会などでも名刺は活躍する。さまざまなビジネスパーソンとの情報交換や人脈づくりにもなり、ビジネスを進めていくうえで大きな資産になる。

名刺交換は訪問した側から、言葉を添えて行うのがマナー

では、実際に名刺交換をする際にどうすれば好印象になるだろうか。順を追って説明する。

1. 交換の前に、名刺入れは手に持っておく。訪問した側から先に、立場が上の人から順番に交換する。

2. 名刺は相手に向けて両手で持ち、相手の名刺よりもやや下に差し出す。

3. 差し出す際に、自分の部署名と名前を伝える。

4. 差し出す際には「本日はお時間をいただきありがとうございます」「よろしくお願いいたします」などのあいさつを添えるとスムーズ。

5. 相手から名刺をいただく際は、両手で受け取り、「ちょうだいします」と言葉を添える。

※テーブル・デスクがある場合、いただいた名刺はすぐにしまわず、自分の名刺ケースの上にのせてテーブルの上に出しておくとよい。

これからはオンライン名刺交換の時代

コロナ禍で、ビジネスは対面して商談や会議を行うオフラインから、オンラインでのやりとりへと移行したものが多い。コロナが落ち着き、オフラインが回復しつつあるが、テレワークやオンラインでの商談や会議はひとつの手段として定着してきた。

名刺交換は初対面時に名刺を交換して、お互いの情報をその場で把握することができることが最大のメリットだが、オンライン上では、自己紹介で名前はわかっても、それ以上の情報を得ることは難しい。そこで今多くの企業が導入し始めているのが、オンライン名刺サービスだ。

オンラインで名刺交換するには下記のような方法がある。
●紙の名刺をスマートフォンで撮影してデータ化し、アプリを通して共有する。
●デジタル化した名刺のURLをメールやチャットで送る。
●QRコードを写して読み取ってもらう。
●バーチャル背景を名刺化する。
など。

オンライン名刺交換のメリットは、ペーパレス化を推進できることが大きいが、直接会わなくても気軽に名刺交換ができるうえ、名刺をデータ化しているので、管理しやすく検索も簡単、社内で情報を共有できるなど、将来性も高いことから市場規模は拡大し続け、2022年の法人向け有料名刺管理サービスの市場規模は226億円を突破、2026年には260億円規模になると予測されている（Sansan株式会社調べ）。

事前の交換と別途フォローを忘れずに。オンライン名刺交換のマナーと注意点

紙の名刺交換と同様にオンライン名刺交換でも、マナーはしっかりおさえておきたい。下記のことに注意しよう。

1. 商談や会議が始まってからでは手間取ることもあるため、商談や会議が始まる前に名刺交換しておきたい。

2. 名刺交換用のURLを使用する場合、有効期限が設定されていることが多いので、相手に公開期限をしっかりと伝える。

3. オンライン名刺交換後に、コミュニケーションを持続させるためにも電話やメールで別途フォローしておくと相手の印象に残りやすい。

コスト面やサポートで自分に合ったサービスを選ぼう～オンライン名刺サービス3選

オンライン名刺ツールは、提供するサービスによって方法が異なり、名刺交換する相手が同じサービスではない場合は、スムーズに名刺交換ができないこともありうる。サービス導入や維持にコストがかかるため、費用対効果も見極めて、慎重に選びたい。

おすすめのオンライン名刺ツール
●sansan（Sansan - 営業DXサービス）
契約件数9000件以上、業界シェア率82.4％の法人向け名刺管理サービス。デジタル化した名刺のURLをメールやチャット送るだけで名刺交換できる。

●Eight（名刺アプリ「Eight」 - 名刺交換や、名刺管理に (8card.net)）
お互いのスマートフォンをかざすだけで名刺交換できるうえ、情報を自動で更新するので、相手の近況を把握できる。

●myBridge（myBridge - サクッと名刺管理、myBridge）
LINE株式会社名刺管理アプリ。名刺をスマートフォンで撮影することで文字認識技術を活用して名刺をデータ化。LINEのトーク画面で共有できる。

ビジネスを広げていくうえで重要な入口となる名刺交換。対面でも、オンラインでも、相手の立場になって行動することが基本。マナーをしっかり身に付ければ、印象が大きく変わることもありそうだ。また、名刺交換は大切なビジネス資産になることも覚えておこう。どちらも柔軟に対応し、ビジネスチャンスをつかみたい。