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仕事中の「調べごと」に取られる時間は、年間150時間!新ソリューション「ObotAI Biz」が社内の業務効率を最大化!

2019.11.20

 株式会社ObotAIは、社内用FAQソリューションとして「ObotAI Biz」をリリースした。AIが人に代わって自動的に最適な回答を導き出し、社内の業務効率を最大化させる「業務ナレッジシェアツール」だ。

 業務フローの削減や問い合わせ対応の効率化を可能にすることで、業務効率化を目指す企業の課題解決を目指すようだ。

■仕事中の「調べごと」に取られる時間は、年間150時間

 働き方改革が推進されている現代社会において、労働時間の短縮やコスト削減など、業務効率化を積極的に行う企業が増えてきた。その一方で、業務効率化を行いたいが、どのように進めれば良いのか分からない、と悩む企業も多いのではないだろうか。

 ある調査によると、一般的な会社員は仕事中に「探す」「調べる」ことに、年間150時間も費やしているという結果が出ている。仮に年収400万円の社員なら年間30万円、社員数100名の企業では年間3,000万円ものコストをかけていることになる。

 社内の情報がうまく整理できていない、知識や経験が個々に偏ってしまっていることが主な要因といわれているが、注意すべき点は約7割の人がそのことにストレスを感じており、かつ何らかの対策を求めているということだ。

 自社にそのような傾向が少しでも当てはまるようであれば、その対応はまさに喫緊の課題といえるだろう。

■業務中の悩み

書類ベースの業務フロー
 書類ベースでの業務フローは、閲覧や管理に時間と手間がかかり、1つの情報を大量の書類から探し出すのも一苦労ではないだろうか。また、書類を保管するために限られたオフィス内にかなりのスペースを陣取っている場合もある。


少人数での社内問い合わせ対応
 管理部門のスタッフが、毎日社内の各部署からの問い合わせ対応に追われている企業も少なくない。少人数で対応している場合、1件1件の対応に時間がかかってしまい、質問を受けてから回答するまでにタイムラグが発生しがちだ。問い合わせる側も受ける側も非常に効率が悪く、会社全体の生産性に悪影響を及ぼしてしまう。

社員の退職による業務ナレッジの喪失
 長年在籍していたベテラン社員の退職は、どんな企業にとっても大きな痛手となる。タイミング良く全ての業務を後任者に引き継げる場合は良いが、実際にはベテラン社員の退職後に後任者が入社するなど、直接業務を引き継ぐことが難しいケースも多々あるようだ。
退職者がマニュアルを用意しても、細かい業務フローは実務を進めてみないと分からないことがよくある。

■社内の業務効率化を実現

 「ObotAI Biz」とは、AIが人に代わって自動的に最適な回答を導き出し、社内の業務効率を最大化させる「業務ナレッジシェアツール」だ。上記のようなバックオフィスや業務上の課題がある企業を全面的にサポートする。

①多彩なビジネスチャットツールに対応。社内で利用の各種ツールと簡単に連携可能
 近年、メールに代わって社内の連絡ツールとして台頭してきたのが、各種ビジネスチャットツールだ。「ObotAI Biz」を連携させることで、普段利用しているチャットツール上で手軽に調べものや業務マニュアルの閲覧を行うことが可能になる。ブラウザを起動せず、大量の書類から必要な情報を探したり、他部署へ赴いて確認する時間をなくすことで業務効率が大幅にアップする。

②社員ID・メールアドレスと連携可能。​必要な社内情報を一括管理
 企業規模が大きくなっていくにつれて、社員一人一人の情報を探し出すのは時間と手間を要する。社員ID・メールアドレスと「ObotAI Biz」を連携すると、該当データに紐付く社員情報をチャットツール上で簡単に引き出すことが可能になる。

③7言語に対応。外国人スタッフが在籍する企業でも安心。
 グローバル化が進む現代において、外国人スタッフを採用する企業が増えているが、業務上の障壁となるのが言語の違いだ。「ObotAI Biz」は、英語をはじめとした主要言語に対応しているため、外国人スタッフの疑問を即座に解決し、業務効率のロスを削減する。

■まとめ

 業務が思うように進まないことでストレスを感じる従業員も少なくない。働きやすい環境やスムーズに業務が進む体制を作ることは、時間短縮だけではなく、個人のパフォーマンス能力向上と、企業全体の業務効率のアップにも繋がることが期待できるだろう。

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