複数のワークフローシステムを利用する中で7割強が運用に対して課題【ワークフローシステム利用における実態調査】

クラウド型人事労務システム「ジンジャー」を提供しているjinjer株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役社長：桑内孝志）は、企業の人事、情シス担当者の計606名を対象に「社内申請に関連するワークフローシステム利用」における実態調査を実施。本調査は、社内業務を効率化するための各種システムの導入・活用が普及する中で、これからのシステム導入・活用の一助となることを目的に、ワークフローシステムの利用状況や課題を把握すべく行われた。

出典元：jinjer株式会社

調査の背景

昨今、人事労務、勤怠管理、人事評価、経費精算など、社内業務を効率化するための各種システムの導入・活用が普及。そのような中で、契約締結、経費精算、勤怠管理、人事評価など、さまざまな場面で発生する各種申請や稟議には、効率化のために多くの企業でワークフローシステムが活用されている。株式会社アイ・ティ・アールによる市場調査では、ワークフローシステムは今後も導入企業が拡大していくと予測されている（※）。

※参考：ITR Market View：RPA/iPaaS/ワークフロー市場2023

一方で、数多くのシステム導入が進んだことによって、新たな課題も散見されるようになってきているという。

そこで同社は、市場の拡大が進むワークフローシステムに焦点をあて、その利用状況や、利用する中で感じた課題等を把握し、これからのシステム導入・活用の一助となれるよう調査を実施した。

ワークフローシステム、複数利用する企業が7割弱

同社が各種申請・稟議のワークフローにおけるシステムの利用数を質問したところ「2～3つの利用（35.0％）」「4～5つの利用（20.8％）」「6つ以上の利用（12.2％）」と、複数のシステムを利用している企業があわせて68％に及ぶことがわかった。

また、複数のワークフローシステムを利用する企業では「課題をやや感じている（61.5%）」「課題をかなり感じている（15.2%）」と、あわせて76.7%が何かしらの課題感を持っていると回答していることも明らかになっている。

課題として最も多い回答は「他のシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる（39.3%）」。次いで「セキュリティへの不安（38.1%）」「システムごとに操作性が違うため使いづらい（35.0%）」「コストの増加（32.3%）」と続いた。

特に回答が多かった「他のシステムとのデータ連携に時間・手間がかかる」に関して同社は、所属部署・役職・入退職・住所・扶養等、何かしらの従業員情報に変更があった際に、その内容をシステムごとに更新反映する作業が生じてしまうため、そのような部分で課題を感じているのではないかと考察している。

「同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良い」95.3％

同社は続いて、複数のワークフローシステムを利用する上で「同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと思うか」と質問。その結果「非常にそう思う（32.3%）」「ややそう思う（63.0%）」と、あわせて95.3％の企業が「統一した方が良い」と考えていることがわかった。

また、同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと感じている現状を受けて、注力して取り組んでいること、今後取り組もうとしていることについては「従業員にとって使いやすいシステムを選定すること（59.6%）」が最多回答となった。次いで「人事のデータベースとの連携を強化していくこと（40.8%）」「各種申請・承認後の業務にも対応できること（31.8%）」「承認ルートを統一すること（28.6%）」が続いている。

調査概要

調査概要：ワークフローシステム利用における実態調査
調査方法：インターネット調査
調査期間：2024年1月29日〜同年1月31日
調査対象：企業の人事、情シス担当者 計606名

調査結果の詳細はこちら

まとめ

多くの企業で複数のワークフローシステムを活用しており、他のシステムとのデータ連携やセキュリティ面、使いやすさなどに課題を抱えていることが明らかになった。申請から承認までさまざまな人が関わるワークフローシステム。誰もが使いやすく、安心して活用できるものを選定することが肝要と言えるだろう。

オフィスのミカタでは、ワークフローシステムの導入方法や、導入に失敗する要因などを解説している。併せて参考にしていただきたい。

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