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ワークフローとは?システム導入方法、メリット・デメリットをわかりやすく解説

2021.05.13

コロナ禍で、テレワークをはじめとする就業環境の変化が起こる中、各種申請や決裁といったワークフローが出社前提となっていることにお困り方も多いのではないだろうか?そこで今注目を集めているのが、決裁を電子化するワークフローシステムの存在だ。

本記事では、ワークフローの整備にお悩みの方に向けて、ワークフローの概要から、システム導入のメリット、導入成功の秘訣まで詳しく解説する。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務を進めるための一連の流れのことを指す。

一例として、必要な備品を購入したいとなれば、
 1.申請者が申請書を作成して、直属の上司に提出
 2.直属の上司が承認後、管理部門の責任者に申請
 3.管理部門の責任者が承認後、購買の担当者に共有
 4.購買の担当者が実際に購入
といった決められた手順を踏むだろう。これがワークフローである。

発注業務以外にも、勤怠管理や休暇の取得、稟議など、さまざまな場面でワークフローが回っている。申請の内容によって承認者やステップが変わったり、金額や経費科目などの条件によって承認ルートが変わったりするケースもあるだろう。

ワークフローシステムは、こうしたさまざまな申請書類を電子化し、決められたワークフローを自動で回していくことで、業務の流れをスムーズに、スピーディーにするシステムなのだ。

ワークフローシステム導入のメリット

次に、ワークフローシステムを導入するメリットを、4つ紹介しよう。

業務プロセスの可視化
1つ目のメリットは、業務プロセスを可視化できる点だ。

個々の申請書が現在どのような状態であるのか、関係者が進捗状況を把握できるため、業務の停滞を防ぐことができる。
また、可視化することでワークフロー内の無駄に気づくこともでき、ワークフロー自体の効率化につながることもあるだろう。

ペーパーレス化によるコスト削減
2つ目のメリットは、申請書類のペーパーレス化によるコスト削減だ。

ビジネス文書の中には、法的に保存期間が定められているものも多く、長期にわたって保管をする場所と手間のコストは軽視できない問題である。ワークフローシステムを導入すれば、社内文書を一気にペーパーレス化することができ、場所も手間ととらずに一元管理することが可能だ。

ガバナンス(内部統制)強化によるミスの削減
3つ目のメリットは、内部統制教科によるミスの削減だ。

ワークフローシステムを利用すれば、承認者を飛ばすなどのイレギュラーは不可能になり、常に適正な承認ルートで手続きが行われるようになる。また、ログを残したり、アクセス権限の設定で承認後の申請者による編集をできないようにしたりと、データの改ざんを防ぐこともできる。

業務遂行・意思決定のスピード化
4つ目のメリットは、業務遂行や意思決定のスピード化が図れることである。

ワークフローシステムを使えば、オフィスに縛られることなくいつでもどこでも申請や承認ができる。営業が申請のためにオフィスに戻ったり、出張の多い上司の出社を待ったりということがなくなれば、業務遂行がスピーディーになるだろう。
また、進捗状況を把握でき、拠点間での書類のやり取りも不要になるため、決裁待ちの時間が短縮化され意思決定もスピーディーになる。

ワークフローシステム導入のデメリット

ここで、メリットだけでなくデメリットもまとめてみよう。

初期導入コストが高い
1つ目のデメリットは、システムの導入コストがかかる点である。

クラウド型のワークフローシステムの料金目安は、1ユーザー当たり300〜500円。これに加えて、導入時は申請フォーマットの作成や承認ルートの設定が必要なため、初期導入費や導入サポートが必要になるケースが多い。

現場への定着には工夫と時間が必要
2つ目のデメリットは、定着にかかる手間と時間だ。

操作が複雑でなかなか使いこなせないとなると、現場の不満の声も大き口なる上、業務効率化にもつながらない。従業員にとっても、各種の申請は避けて通れないものであるため、スムーズに導入できるよう、工夫が必要だ。
また、多くの書類を捌かないといけない上司ほど、長年、紙の申請書に慣れ親しんでいるということも多い。
申請する側・承認する側双方にとって使いやすいシステムかどうかも確認しよう。

ツール選定に悩む
3つ目のメリットは、システムの選定が難しい点である。

ワークフローシステムでは、細やかな機能の有無で自社の運用にマッチするかが変わってくる。例えば、条件分岐、代理申請/承認、グループ承認、手動のルート変更、相談や保留のステータスなどの機能である。
また、機能性や柔軟性が高くなるほど、操作は複雑になる傾向があるため、自社にどんな機能が必要かを明確にしておく必要があるだろう。

承認に関する機能の他にも、全文検索などの文書管理機能、申請フォーマットの作成のしやすさなど、多様な観点を踏まえて比較検討していくことが重要だ。

ワークフローシステムを社内に浸透させるポイント

続いて、ワークフローシステムを浸透・定着させるためのポイントと流れをお伝えしよう。

会社・部門の現場での課題を把握する
まず1つ目のポイントは、現場の課題を把握することだ。

各部門にどのようなワークフローがあるのか、それぞれどのような承認ルートなのかを把握することはもちろんのこと、ワークフローを回す中での課題を拾い上げてみよう。
申請者/決裁者/管理部門など、役割によっても異なる課題を感じているケースも多いだろう。そうした現場の生の声を拾い上げることで、業務改善や効率化のポイントを洗い出すことが重要だ。

抽出した課題を分析してワークフロー自体を再構築
2つ目のポイントは、ワークフロー自体の再構築。現場から拾い上げた課題を分析して、ワークフローに反映していこう。

例えば申請フォーマットを改変することで、不要な項目を整理したり、入力規則を設けてミスを削減したり、上司が申請書にない内容を口頭で確認する手間を省いたりできるかもしれない。承認ルートの再設計・可視化することで、無駄を省けることや、見えない所で動いていた人の負担を軽減できることもあるだろう。

ワークフローシステムを導入する際は、単にデジタル化するだけでなく、ぜひこうした業務に潜む「ムダ・ムリ・ムラ」を解消して、本質的な業務効率化を目指して欲しい。

ワークフローシステムの導入をする
上記の2つのポイントをクリアした上で、いよいよワークフローシステムの導入だ。自社の規模や利用の目的に合わせてツールを選定しよう。

会社の規模が大きいほど承認ルートは複雑になりやすいため、大企業向けのワークフローシステムは機能が充実していることが多い。その分、操作は複雑になりやすく、費用も高くなってくる。

また、権限制御機能が充実したものや、入力チェック機能が充実したものなど、システムによってさまざまな特色があるため、目的に添うものを探していこう。

ここにテキスト試験的に一部門で導入を行い、その後拡大させる
ツールが選定できたら、全社導入の前にまずはテスト運用期間を設けよう。

ワークフローシステムには無料トライアル期間を設けているものも多いが、1ヵ月程度だと使い勝手の確認や自社に必要な機能が備わっているかの確認で終わってしまうことが多いだろう。
それでも、試験運用として実際の運用通りの設定で一部門で導入をスタートすることをおすすめしたい。

申請フォーマットの準備や承認ルートの設定は思いのほか時間がかかる難しい工程だ。また設定ミスも実際にフローを回してみないと気付きにくく、修正・改善の時間も必要になる。
全社導入の前にこうした時間も見込んでロードマップを策定しておこう。

全社導入を検討する
テスト稼働が済んだら、費用対効果や運用面も踏まえて、全社導入をするか判断しよう。

実際の運用では、ユーザー・組織やワークフローを常に最新にしておく必要がある。変更があった際の対応も予めまとめておくとスムーズだろう。

まとめ

本記事では、ワークフローの概要や、ワークフローシステム導入のメリット・デメリット、導入成功の秘訣などを詳しく解説してきた。

仕事を取り巻く環境が著しく変化する中で、ワークフローの見直しは業務効率化を進めるチャンスでもある。新しい働き方に対応するだけでなく、新しい仕事の進め方を模索し、生産性の高い組織づくりを目指そう。
ワークフローシステムの導入も含めて、自社に適した方法を検討して欲しい。

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