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人事と営業を経験した元担当者が語る『人事×営業=ためになる』日記③

短時間で効率よく、採用と教育をまとめて行う方法とは?!(続き)

前回からの続きで、

「効率よく採用をし、効率よく教育をして強い人財にさせたい!」

そのためにオススメな効率よい方法を5つのうち3つまでをご紹介いたしました。

前回の記事はこちら
>> https://officenomikata.jp/column/10719/


<全体像>
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1. 求める人財像を決定する
2. 1に従い社員教育またはリクルーター教育を実施する
3. 2の教育内容にマーケティング要素を盛り込む
4. 社員・リクルーターにも作業協力をしてもらう
5. 仕組化する
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今回は、残りの
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4. 社員・リクルーターにも作業協力をしてもらう
5. 仕組化する
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についてお話致します。


※このコラムでは「人材」求める人としての素材と示し、
「人財」その素材が育って企業資産となった状態、と分けて記載しております。
予めご了承ください。


では、どうしたらいいか、詳しく観ていきましょう。

社員・リクルーターにも作業協力をしてもらうことの意味・価値とは?

4. 社員・リクルーターにも作業協力をしてもらう

ということについて、

関係者のメリット・デメリットの代表例をみてみましょう。

会社の組織規模、大企業・中小企業・ベンチャー企業と形態によっては、人事を置いていない、人事と営業が兼務など、状況がそれぞれあるかと思いますが、概ね上記の通りにまとめられます。

デメリットを抑えながら、メリットを最大限に活かしていくことが重要になります。

もとより人事だけでできることには限界があります。
現場の欲しい人材は、現場の人の方がよりリアルに実感しています。

現場に近い人事、現場を兼務している人事であればよいですが、
そうでない場合は、求める人材像との乖離も起こりえます。

よりよい成果を出そうと思うならば、
部署を巻き込み協力して貰うこと。

そのためにも、喜んで協力して貰えるような、「人間力」「人間関係構築力」つけておくことが重要です。上にも下にも見られない、年齢、社歴、実績、派閥や利害関係なく、平等な目線で協力して貰える、リスペクトして貰えるような在り方、つまり「人間力」を積んでおくことです。

「人間力」「人間関係構築力」については、また内容が深いので別の記事にてご紹介することに致しましょう。


次に、
具体的にどのような形で協力して貰うか?

についてですが、こちらも会社規模・業態によって異なります。

主には以下のことがあげられます。


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・母校周りや人脈の活用し、自社PRをさせてもらう機会を設ける
・実際に現場でPR活動をして貰う
・営業活動ついでにPRをして貰う
・採用に関わる資料、PR、インタビュー、プレゼン資料など意見交換、または自主作成してもらう。
・開始前後での協力
・1企画必ず宿題としてアイデアを出してもらう
(アイデア出し、自社分析・マーケティング教育の一環として研修をしてしまう)
・交流イベントへの参加
・WEB交流会イベントへの参加 
(ズーム・スカイプなどWEB上で開催する交流会)

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特に最近は「温かい触れ合い」「絆」といったものを基準にする若者の傾向がある印象です。
中途採用は別として、新卒採用の場合は、「絆」をテーマとして、新人側にもリクルーター側にも意識して企画をつくっていくといいでしょう。

さて、こうした一連の流れを
毎回毎回やっていては生産効率が上がりません。

少しでも仕組化・自動化してお互いの生産性を上げていくことが重要です。

それにはどうしたらいいでしょうか?

どのようにして仕組化すればよいか、自動化していく重要性とは?

例えば、一連の流れは以下の通りになります。

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A: 採用・インターン

B: 内定者教育・インターン + リクルーター教育

C: 新人入社 + メンター・シスター・ブラザー教育

D: 新人・先輩社員の更なる成長

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新卒一斉採用の仕方が見直しされていますので、
今後は、大型の説明会型の採用方式が残りながらも
「インターン→採用」「スカウト型採用」より重要な方式になり
徐々にその傾向にシフトしていくでしょう。


一番楽なのは、
セキュリティが万全で、必要であれば社員がすぐに参加が可能なクラウド型のものでコミュニティを運営していくこと。

コミュニティ型にしておくと一度仕組をつくるとそのまま翌年度に転用していけますし、
担当者からの即時返答、AIに代わりに受け答えしてもらうことも可能になり、また全体的に蓄積ができるので非常に有効です。

翌年は丸っと同じものを使用!ということも少なくありません。

そこまで大がかりなことができないといった中小企業、ベンチャー企業であれば、手っ取り早くFacebookなどでグループコミュニティをつくるというのも一つの手です。
情報漏洩に注意した上で、アップデートしていく資料は最低限のものに限定し、言動に注意しておけば、運営は可能です。

Facebookでも自動返答してくれるアプリも充実していますし、
効率化・自動化が可能です。


使用者には事前にしっかり機密情報保持契約をして対応して対処しましょう。



その他、自動化していくものとして、

リクルーターに繰り返し説明する事項、
リクルーター自身が、応募者が学生さんにPRしていく場合に毎年繰り返し伝えるべき内容などは重複するものも多いので、動画に撮影しておくこと。

動画をストックしておきますと、忙しい合間に事前にチェックして貰え、
運営はスムーズになります。

セキュリティ万全なコミュニティサイトが無い場合、
限定者向け配信でYoutube動画で、配信することでカバーできます。


前述のA~Dまでの流れを其々構築すると、
工数削減のために、全部または切り分けで外注することも可能になります。

自社が忙しい、そこまで対応しきれない、
急に退職者・休職者がでて、リソースが不足、といった事態にも備えることができます。

これまで記載した内容を自動化するだけでも
実際に人事側が手を動かす部分においては、
かなりのプロセスをショートカットすることができるでしょう。


このように、
多くのプロセスを自動化していくと、

仕組化・自動化をすると、空いた工数分だけ
前年度と翌年度の比較といった形で、
傾向分析する方により力を注ぐことができます。


それによって傾向性・改善点が観え、次なる施策を打つなど
早期対応につながっていきます。


分析しながらも、傍らでリクルーターに動いて頂きながら、
リクルーター本人が成長でき、内定者も成長できるといった仕組になっていきます。


こうした形を実現するには、
社内・部署間、特にマネージャー・幹部の理解が重要になってきます。

「できれば人事だけでやってよ!こっちも忙しいのだから!」
といった状態ではここまでのプロジェクトにもっていくのは大変です。


とはいえ、一度仕組・社風にして、仕組・自動化までできてしまうと
案外そこまで工数はかからないということがわかってきます。

また、ここでひと踏ん張りして社員をマーケティング・セールス・技術、
主体性を培う教育を早期教育しておくこと、配属後が楽になります。


長期的メリットを見定め、経営者・幹部側で、
活動理解を示し、推進力を上げるべく支援をしていって頂くことも重要です。



「人財を育てることが、明日の自社の未来の進化につながる」
「そのために協力をしてほしい」


とリーダーが一声発信して頂くことで、
社員は動きやすくなります。


ぜひ、その観点から、惜しみない支援を送って頂けたらと思います。



さて、今回の情報が、少しでも一助となれば幸いです。

また次回、お会いしましょう。