ペーパーレスではなく、効率化です！上司と会社を変える説得方法。

それでは効率性について話してみよう！

一昔前の効率性に関する議論の傾向は「ペーパーレス化」であった。しかしいまだに「ペーパーレス化」に対応できない人が大半である。どうしてなのか？

理由を挙げてみよう。
● あなた自身が古いタイプの人間だから。
● 周りが古いタイプの人間だから。
● 上司が古いタイプの人間だから。
● 会社が古い体質だから。

一言言わせてほしい。数年前まで、私はペーパーレス化は時代の傾向などではなく、唯一の明白な選択だと信じていた。
● どうしてデータが検索できるようにしたくないのか？
● どうして自動入力機能を使って作業を早くしたくないのか？
● どうして印刷にお金をかけるのか？
● どうしてオフィスのどこかにあるが探し当てられないフォルダに全ての書類を収納するのか？
● どうして全てのデータがオンラインにあるにも関わらず、顧客や従業員といった他の人に印刷、手書きや郵送の手間を負担させるのか？

理由については一日中語ることができる。勘違いしないでほしい。私は紙が大好きだ。デザインのテストをするため、時々30ページ、時には50ページを一度に印刷し、サービスのフロー全体を空間的に見直しできるようにする。

それに、紙にメモをとることも集中するのにはとてもいい。私が持ちうる媒体（メディア）の中で紙は今でも一番静かな媒体（メディア）だ。考えごとをしている時、メッセージやツイートで邪魔をされたくない。自分の手で書くということが大好きなのだ。

さて、日本の技術のいちファンとして私が気になっているのは、ペーパーレス化のようなスタンダードに国として対応するのが非常に遅いことだ。市場、すなわち日本企業は、「紙の書類を確認する方が速いはずだ」と説明するだろう。もしくは「従業員がそのやり方に慣れているから」と言うだろう。はたまた、私が最も嫌いな説明、「ずっとそうやってきたから」と言うかもしれない。

ペーパーレス化は紙をなくすことではない。我々はペーパーレス化という言葉を使うのをやめるべきだ。間違った印象を与えてしまう。デジタル化がもたらすのは、最小の努力で最も効率的な結果を達成するためだということを重視すべきであり、そのことから目を背けてはいけない。

それでは、腰の重い人々ばかりの会社で、どうすればデジタル化をより進められるのだろうか？いくつかヒントをあげよう。

1- 自分の仕事を早く、より快適に進めるため、デジタル化に自己投資する。（私のイチオシ）
自分の時間を、YouTubeで猫の動画に費やすか、より素晴らしい仕事に使い、信頼という新しい地位を勝ち取るか。以前の方法より良い時間の使い方はいろいろとある。自己投資をすることで決意を示すことになる。上司やCEOはそんなあなたに感謝せざるを得ないはず。

2- 異なるフォーマットでの仕事は断る。
例として、私は請求書を紙で送ってくる人の仕事は断っている。相手にはさりげなく「お支払いを希望される方はPDFを送ってください」と伝えている。また印刷された販売用資料も受け取らず、印刷して私に渡そうとした資料のためにパワーポイントを作っているなら、そのパワーポイントを送ってほしい。分厚い販売用資料を渡されたら、その場でゴミ箱に捨てることになるだろう。ルールに則って仕事をしてくれるよう、共に働く人々を訓練するのだ。「最近はシェアオフィスからリモートワークをしているから、書類を収納するスペースがない」と説明してみるのもいいかもしれない。

3- パフォーマンスの低い環境下では働けない、と退職も辞さない。
古いやり方で働いていることを家族や友達に笑われて自分が愚かに感じると説明しよう。より早く仕事ができるよう、最新のツールを使用する、もっと現代的な職場に移ろうと思っていると上司に伝えてみよう。現状の日本の求人市場において、求職者がどれぐらいの影響力があるかを人々は理解していない。新規採用は難しいため、会社はあなたを留まらせるために努力をするだろうし、より早い仕事のために月15,000円のソフトウェアを導入してくれるかもしれない。

4- 競合会社が使用しているソフトウェアのリストを作る。
競合のXYZ社が最新ツールを使用しているため、自分のチームは彼らに太刀打ちできないと上司に伝えてみよう。そして、我々はまだ石器時代にいると。他社に競うことが好きな人もいるし、日本企業は他の企業がやっていることをやりたがる。他の国ではこの戦術はうまくいかないこともあるが、日本では良い戦略だ。

5- 諦めない。全ての会議でこの話題を出す。
時として、粘り強さは説得の鍵となる。上長や他のチームメンバーは「予算がない」とか「プロセスの変更コスト高すぎる」と主張し続けるかもしれない。しかし、上司が変わり、チームメンバーも変わり、予算は変更され、そして時として一番期待していない時に望んだものが手に入ることもある。重要なのは自分の意見を主張すること。周りの人はあなたの欲しいものを知らなければ、それが何かを考えることさえしない。ブラジルには次のようなことわざがある。『泣かないと、母親から母乳はもらえない 。（Quem n?o chora n?o mama）』

WelcomeHRでは、常に最小の努力で最大の結果を得ることに注力している。一度にひとつの雇用契約を送る代わりに、顧客が一度に1000人の雇用契約を送れるようにしよう。紙の書類を依頼する代わりに、書類の画像をアップロードできるようにしよう。我々は常に、今までのやり方をそのままにするのではなく、どう改善したらより良い結果が得られるかを自問自答している。我々は常に「どうすれば」の観点をもち、半年ごとに見直しをしている。

It is not about Paperless, it is about efficiency! How to convince your boss and your company to change.


Ok, so let's talk about efficiency!

An old trend in discussing efficiency is "paperless". But most people are still not adapting to that behavior. Why is that so?

I will make a list of reasons:
● You are old
● They are old
● The boss is old
● The company is old

Let me tell you something. A few years ago, I used to believe that paperless was not a trend, but the only and obvious choice.
● Why would you not want to have your data searchable?
● Why would you not want to do things faster with auto-fill functions?
● Why would you like to pay more for printing?
● Why would you like to store all those documents into a folder almost untraceable somewhere in the office?
● Why would you put a burden on someone on the other side, your client or employee, to push them into this cycle of printing, writing by hand, and posting at the mail? Especially when you already have all this data online?

I can keep explaining the reasons for this all day. Don't take me wrong: I love paper. Sometimes, to test a design, I will print 30, sometimes 50 pages at once to be able to review the whole flow of the service spatially.

Also, taking notes on paper is great for focus. It is still the most silent media I can get. While thinking, I don't get interrupted by messages and tweets. I love to write my thoughts by hand.

Now, something that bothers me, as a fan of Japanese technology, is how slow the country has adapted to those standards. The market, Japanese companies, might tell me a story that they believe in having those documents in paper format is faster to review. Or they will say to me that their staff is just used to it. Or the one I most hate, it is because it always has been done this way.

The whole paperless thing is not actually to kill paper. We should stop using this word paperless; it gives the wrong impression. We should not be running from something but focusing on achieving the most efficient work with the least effort possible, and that is what digitalization brings.

So how can we bring more digitalization to our own companies when all the people around are just lazy to do it? I will give you a few hints:

1- Spend the money on the digitalization from your wallet, make the work faster, more comfortable for you. (My favorite)
Use the rest of your time to watch YouTube videos of cats or to make more fantastic work and win a new position of trust. There are millions of ways to spend your time better than to do it the old way. Paying from your wallet will also show commitment. Hard for the boss or CEO to not appreciate it.

2- Start denying work in a different format.
I, for example, deny anyone who sends me an invoice on paper. I explain in some subtle way: if you want to get paid, send me a pdf. I also refuse to receive printed sales documents, if you created that powerpoint that you are giving me in a print format, I want the powerpoint. If you give me this block of sales material, all of it will go to the garbage right in front of you. You are training people to work with you on your terms. You can also try to explain that you are recently working remotely in shared offices and you don't have a place to store all those documents.
Sometimes when they ask for the paper from my side, I say: I have the PDF. I never do FAX, and I might lose a client over this. Still, if this client is using FAX as his primary communication method, I do not want to have him around in any case.

3- Threaten to quit under those conditions of low performance.
Explain that you feel stupid and that your family and friends are making fun of you for working in this old style. Tell your boss that you are thinking about moving to a more modern place where they use the latest tools so you can speed up work. People have little idea of how much power they have in the job market in Japan nowadays. It is tough to hire new people, so the company will make the extra effort to keep you there and buy that 15,000円/ month software that you need to do your work fast.

4- Make a list of software that your competitor is using.
Tell your boss that your team will never be able to compete with XYZ competitors since they are using the most advanced tools. And your team is still at the stone age. Some people love competition, and Japanese companies like to do what is working at another company. In other countries, this tactic might not work, but in Japan, it is a great strategy.

5- Don't give up. Keep bringing the topic at EVERY meeting.
Sometimes persistence is the key to sell a concept successfully. Your superior or other team members might keep telling you there is no budget, or that the cost of changing a process is too high. But bosses changes, team members changes, budgets vary, and sometimes you get what you request when you least expect. The point here is to voice yourself. If the people around you do not know what you want, they will never try to guess it either. In Brazil, we have a saying: "if you don't cry, you don't get breastmilk from your mom" (Quem n?o chora n?o mama).

At WelcomeHR, we are always trying to focus on the max results with the least amount of effort possible. Instead of sending one contract at a time, let's allow our clients to send 1000 employee contracts at once. Instead of asking for documents in paper format, let's allow people to upload pictures of their documents. We always keep asking ourselves how to improve results, instead of keeping things the way they are. We ALWAYS ask "the why" of a process and review it every six months.