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【取材記事】次の経理効率化システムはこれだ!効率化から取り残された入金消込業務を自動化せよ!

2020.01.31

あらゆる業種・業態の経理業務で発生する入金消込・債権回収。重要な業務にもかかわらず、アナログで行っている企業が少なくない。そのためミスが発生するリスクや、担当者の負担増など、さまざまな問題が生じていた。V-ONE クラウドは、入金消込作業を大幅に短縮できる画期的なサービスだ。月数万円から利用できるため、中小企業でも気軽に導入可能だという。具体的な機能や導入のメリットについて萩原氏に伺った。

入金消込をアナログで行うデメリット

 入金消込とは、請求金額と入金情報を照合する作業のこと。この結果をもとに、担当者は未回収債権の督促を行っていく。債権が回収できなければ利益に直結する領域であり、経理業務の中で、特に重要であることは言うまでもない。

 だが現状では、多くの企業がExcelやAccessなどを使用して、目視で確認するというアナログな方法で行っている。それによるデメリットは、まず担当者の負荷が大きいこと。特に作業が発生する月末月初は、残業時間も増えてしまう。重要な業務だけに、担当者の精神的な負担も小さくない。

 ミスが発生するリスクもある。抜けや漏れが生じると、売掛金が回収不能になってしまう恐れが生じるからだ。取引先へ二重請求をしてしまい、会社の信用低下につながることにもなりかねない。

 それなのに、入金消込はなぜ自動化されてこなかったのか?

 大きな理由として、消込業務は得意先や業態によって業務フローが異なるため、既存のシステムではカバーできないことが多かった。しかしゼロから開発を行うと、周辺の基幹システムをすべて入れ替える必要がある。当然、コストや期間も膨大になるため、予算が潤沢な大企業以外は難しい。そもそも業務管理システムの中では、会計・販売・支払いなどが優先される傾向が多く、入金関連は後回しにされる風潮だったのだ。

 そんな中、アール・アンド・エー・シー社が提供している画期的なシステムを紹介したい。入金消込・債権回収に特化したV-ONEクラウドだ。導入することで、入金消込や債権回収業務の圧倒的な効率化や、人件費の削減を実現する。

低コストで効果大、作業を95%削減した例も

 V-ONEクラウドは、入金管理や債権管理に特化したクラウドサービスだ。従来の会計システム、販売管理システムでは対応できなかった入金消込を自動化。大幅な業務の効率化により、担当者の負荷軽減やミス防止を実現する。

「導入した企業からは、『入金消込作業が95%削減された』『月20時間かかっていたのが5分になった』などの声がありました」(萩原氏)

 経理業務は月末月初に集中しがちだ。V-ONEクラウドを導入すれば月末月初の業務が圧倒的に削減され、ピークを緩和することが可能だ。繁忙期に備えて経理担当者を雇った場合、それ以外の時期はあまり業務がなく、不要な人件費が生じることになる。その分のコストカットにもなるのだ。経理担当者の労働環境の改善にもなり、定着率も向上するだろう。

 V-ONEクラウドの導入により、20名で行っていた作業が3名で済むようになった、という声もあるそうで、労働力不足をカバーしてくれることも伺える。特に、採用力で大手に劣る中小企業に有効だろう。

 中小企業にお勧めの理由として、コスト面でも大きなメリットがある点が挙げられる。V-ONEクラウドは規模感問わず気軽に使えるよう、月数万円という価格で提供されている。また、各ベンダーの会計システムや販売システムとも連携できるため、既存のシステムを変更する必要なく導入できる。アール・アンド・エー・シー社のサポートもあるため、ITのノウハウや知識がなくても、スムーズに導入可能なのだ。

 実際、働き方改革の広まりから、中小企業からの問い合わせが特に増えている。特に効果的な導入フェーズとして、「請求書の数が月200枚を超えたころから、効果の大きさを特に感じていただけます」と萩原氏は話す。

V-ONEクラウドの導入プロジェクトがMVPに

 V-ONEクラウドは、業務効率化やコスト削減にも大きく寄与するが、最大の利点は回収漏れをなくすことだと萩原氏は言う。

「アナログで消込作業をしていると、極端な話90日以上も遅延していた債権を発見した、ということが起こり得ます。企業によっては、前月の請求分が回収されていないと、翌月の請求書が発行できないことも。V-ONEクラウドなら、あらゆる請求情報や入金状況を見える化できます。消込作業そのものに追われ、督促業務が2~3か月遅延していたのが、毎月スムーズに督促を行えるようになったというケースも。回収遅延がすぐ発見できれば、決算も早く進められるので、経理担当にも会社にとってもプラスでしょう」(萩原氏)

 V-ONEクラウドはチャットツールとの連携機能も実装しているので、個別の入金状況や、未入金のものをどう督促するか、を営業と瞬時に共有することができる。ときに分断されがちなフロントとバックオフィスだが、営業とのコミュニケーションツールが実装されたことで、営業・経理が協力して督促を行えるようになり、回収漏れが減る。また、営業・経理の関係がギクシャクしたものになりづらく、社内の雰囲気も良くなるという。

 導入によって、企業の担当者が副次的効果を得たケースもあった。

「ある企業が社内で開催している業務効率化コンテストで、『V-ONEクラウド』の導入プロジェクトがMVPを獲得したんです。担当者の社内でのプレゼンス向上に、お役に立てることもあるんだなと感じましたね」(萩原氏)

 製品自体も数々の表彰を受けている。NTTコミュニケーションズ社への導入では財務部門賞を、フィンテックアワード2019ではシルバーアワードを受賞するなど、製品力が本当に価値あるものだと示している。

 V-ONEクラウドがもたらすメリットは、業務効率化、コスト減、早期の債権回収など多岐にわたる。その先に、担当者は作業ではなく本質的な業務に時間や労力、意識を向けて欲しいというのが萩原氏の願いだ。

「消込作業は付加価値の低い業務です。システムで自動化し、残った債権をどう回収するかに力を注いでほしいです。さらには浮いた時間で、もっと本質的かつクリエイティブな経理業務に時間を費やしていただければと思います」

 働き方改革や人手不足への対応として、各社さまざまな施策を取っていることだろう。その一環として、入金消込の自動化に未対応の企業は、検討してみてはいかがだろう。良い意味で期待を裏切る効果をもたらしてくれるに違いない。

「V-ONEクラウド」3つのポイント

1.入金消込・債権管理業務の自動化で、大幅なコスト削減が可能
2.複数の金融機関・口座の取引明細を自動で取得
3.既存のシステムや業務フローを大幅に変更することなく導入可能

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