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【取材記事】Withコロナ時代における企業のあるべき姿 これからのオフィスソリューションとは

2020.09.01

 総務業務の専門家集団、NSF エンゲージメント。さまざまな役割を担う総務部門だが、オフィス整備・リスクマネジメントも重要な業務の一つだ。今回はコロナ禍における企業・総務のあるべき姿について、NSF エンゲージメントの高野氏に話を伺った。

「総務の新たなスタンダード」をつくる専門チーム

 NSFエンゲージメントは、2019年にNTTファシリティーズとソニーピープルソリューションズの合弁会社として誕生。「日本の総務を再定義する」をミッションに掲げ、企業のオフィスや総務サービスのコンサルティングから企画、構築、運営、改善までの多様なソリューションを提供している。

 総務というと、社内の雑務を担当する地味なイメージに思いがち。しかしその実情はさまざまだ。実際にNSFエンゲージメントでは、オフィスの運営やそこで働く社員のサポートだけでなく、社員食堂や株主総会の運営、トラベルサービスやリスクマネジメントなど、企業で働き生活する人たちにとって必要な多岐にわたるサービスを提供。また、「Engagement Lab」と呼ばれるNSFエンゲージメントの本社オフィスでは、テクノロジーを活用した次世代オフィスソリューションの開発・実証実験も行っている。

 企業がオフィスや社員の生活のためにかけるオフィス・総務関連の経費は、人件費の次に多いと言われている。こうしたなかNSFエンゲージメントは、効率的なオフィス運営と社員が働きやすい環境の両立を追求してきた。企業資産を効率的に有効に活用するために、総務の役割は重要だと高野氏は言う。

 また「働く」を取り巻く環境は、この10年で様変わりした。これまで働く場は「働ける場」としてデスクやミーティングスペースや収納があればいいというのが一般的だった。しかし働き方改革が推進され、生産性の向上やクリエイティビティを発揮できるオフィス環境の整備が求められ、働き方そのものが注目されている。NSFエンゲージメントでは、これまで培ってきた先進的なノウハウを提供している。

社員の安心・安全の確保も総務の重要な役割

 新しい生活様式下で総務に求められるのは、従業員に対する「安心・安全」な環境の提供と、企業活動を推進するために各部署を多方面からサポートすることだろう。第一に考えるべき従業員の安心・安全を守るためには、オフィスの環境整備と従業員への安全ルール啓発という二つがある。

 NSFエンゲージメントでは、災害などの非常事態の発生時にも、さまざまな対策を行う。今回の新型コロナウイルス感染症への対応でも、顕在化していない課題にいち早く気づき、ソリューションを導き出す姿勢を貫いている。

 オフィスの環境整備の代表例が、除菌素材。これまで一般的な除菌液としてアルコールが使われてきた。しかし高頻度のアルコール消毒による手荒れの悪化や、小さな子どもへのアルコール使用のためらいといった声が社員から寄せられた。そこでNSFエンゲージメントでは、代替素材として低刺激の除菌薬を探し出し、この除菌水を携帯できる小型スプレーボトルに詰め、社員や出入りする関係者へ配布。と同時に、試験結果などを踏まえ、オフィス空間への噴霧も行っている。

 場の安全を確保しつつ、関係者一人一人に安全対策の習慣を促し"安全空間×安全習慣"というコンセプトのもと、取り組みを共有している。また、普段は社内の会議用ディスプレイで使用している業務用「ブラビア」に"安全空間×安全習慣"という総務からのメッセージを投影してデジタルサイネージとしても活用、従業員への安全ルールの意識徹底も図っている。「今回のような新たな生活様式への対応は、一個人や一企業の取り組みで終わることなく、関係者が連携して対策を行なわなければならない。安全と信頼を築くことが、これからの企業に求められる姿勢」と高野氏は言う。

リアルとリモートのハイブリッドで新たな 働き方を進化させる

 安全性の次に求められるのが、新しい生活様式下でのコミュニケーションだ。高野氏は、「リモートとリアルを併用しながら、これまで以上に企業活動を推進し、成果を上げていくことが重要だ」と言う。リモートワークの普及には、通勤時間の削減などのメリットもある一方で、クリエイティビティを発揮し合う共創や新たなお客様やメンバーとの関係性の構築が難しいといった課題がある。リモートでの会議やチャットは、オフラインのミーティングなどに比べ、発言する人が一人に限られたり、相手の表情が見えづらかったりと、得られる情報がどうしても限定的になる。そのため、初めてコミュニケーションする相手と新しい関係性を構築したり、アイデアのブレストといったクリエイティブなミーティングを機能させたりすることは容易ではない。そこでNSFエンゲージメントでは、二つの提案をしている。

 一つ目がウェブ会議の頻度を上げること。たとえば、完成された企画書を共有する以前に、企画の骨子や発想のプロセスなどについて回を重ねて話し合うことで、お互いの考えを理解し、創発する関係性が構築できるという。NSFエンゲージメントでは、この4月以降も新規のプロジェクトを立ち上げた。こうしたやりとりは、リモートで行ってきたが、高頻度なミーティングにより、綿密な関係を築くことができた。

 もう一つは、コミュニケーションを円滑にするためのデバイスのアップデート。社内の会議室に数名が集まって、その場にリモートでまた数名が参加する。こうしたリアルとリモートを併用した会議シーンはすでに一般的になっている。

 そこで課題となるのが、会議室のモニターだ。ウェブ会議では資料の他に参加している人たちの顔やチャット画面などを映すため、小さいモニターでは見えづらい。そこで、マルチ画面でも資料を大きく映せる85インチの大型4Kブラビアを導入。ブラビアは、PCとのHDMIケーブルの接続だけで自動的に電源が入り、PCの画面を映すことができるため、資料の映写に時間を取られることなくスムーズに会議をスタートすることが可能。

 またPCからケーブルを抜くと自動的に電源が切れるので、電気代の削減も期待できる。さらにケーブルを抜く際に、あらかじめ指定しておいたメッセージや画像をモニターに投影される、「ブラビア」の簡易サイネージ機能を活用。前述の”安全空間×安全習慣”のように、注意喚起や社内のお知らせなど、従業員が見逃しがちな情報も注目されやすくなる。「総務業務にとってはありがたい機能」と高野氏は言う。

 NFSエンゲージメントには、場の改善によって働く人をエンゲージメントしてきた実績がある。Withコロナという新たな時代においても、テクノロジーを駆使しながら働く場の改善に取り組み、安全性の確保や働き方のアップデートなどにいち早く成果を上げてきた。しかし、その在り方は、それぞれの企業に合ったベストな形が求められる。その追求と牽引こそ、総務の担うべき役割だ。

法人向けブラビア 「会議用ディスプレイパック」 3つのポイント

1.PCにケーブルを差すだけで画面を自動で切り替え
2.社内掲示板としても活用できる
3.タイマー機能搭載で会議効率化

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