会議室予約に特化した会議室予約システムの導入のポイントと主要サービスを紹介

会議室の予約が取れないと社員からの不満が出ていたり、会議が長くて社員が疲弊していたりする会社で導入を検討してほしいのが、「会議室予約システム」だ。会議室の無駄な使用を減らし、稼働率を上げるために作られた会議室予約システムは、時間設定やスムーズな予約管理ができるサービス。他のツールと連携することで誰もが簡単に会議室の予約ができるようになる。今回はそんなシステムについて、どんな機能があるのか、どういったサービスが提供されているかをみていこう。

会議室予約システムの主要機能

まずは会議室予約システムに搭載された主要機能を紹介していく。ここで紹介する内容は、主要サービスで基本的に搭載されている機能だ。どんな機能があるのか確認してほしい。

会議室の予約管理
もっとも重要な機能は会議室の予約管理だ。予約の受付・キャンセル・変更ができる。また、会議室が複数ある場合は、利用人数に合う会議室の空き状況を調べて予約が取れる機能を備えているサービスもある。

利用状況の可視化
利用状況の可視化も大切な機能だ。利用したい時間帯が空いているのかといった、利用する際の確認に使うことはもちろんのこと、会議室の管理側からすると利用が多い時間帯や曜日の把握、使われていない会議室がある場合はその原因を探ることにも役立つだろう。

会議前の自動リマインド
うっかり会議があることを忘れてしまった！ということがないように、自動リマインドしてくれる機能もありがたい。特に参加人数が多い会議の場合は事前周知が徹底できず、抜けてしまっていたという人が発生しやすい。しかし個別で連絡するのも手間になるため、リマインド機能を上手に利用したいところだ。

利用時間超過の警告
会議で厄介なのが時間超過だ。1つの会議が長引くことで次に予約を入れているチームの利用が遅れてしまい、どんどん後ろにズレてしまう。終了通知機能を活用すれば会議の長時間化を回避することができ、後に会議室の利用を控えているチームへ迷惑をかけることがなくなる。

他ITサービスとの連携機能
会議予約システムは単独で利用されるよりも他のITサービスと連携することが多い。GoogleカレンダーやMicrosoft365内のOutlookカレンダーなどを社内で利用している企業は多いが、それらと連動させることで、会議予約を自動的に個人のカレンダーに組み込むことができる。

会議室予約システムの主要サービス

会議室予約システムを提供している主なサービスを紹介しよう。どこも多くの実績を持つサービスだが、各社でそれぞれフォローしている内容が少しずつ違う。自社に合うシステムを提供しているサービスを探してほしい。

❖ ACALL MEETING
OutlookカレンダーやGoogleカレンダーと連動して会議予約を反映できる「ACALL MEETING」。使い慣れたカレンダー機能はそのままに、よりスムーズな予約管理ができる。入退室の実績も取得できるため、予約が集中する時期や会議の終了が早い部署、遅い部署などのデータを分析することも可能だ。
（「ACALL MEETING」の資料はこちら）

❖ ROOM CONCIER
人感センサーで会議室の利用状況を判別するという一歩先行くサービスを提供している「ROOM CONCIER」。人感センサーで入退室を管理し、予約が入っていても入室が感知できなければ自動で予約を解除してくれる。利用実績レポートを出力できるため、より良い会議室運用に利用できる。
（「ROOM CONCIER」の資料はこちら）

❖ RECEPTIONIST For Space
今すぐ利用できる会議室が一覧で表示されるため、急な会議でもすぐに対応できるのが「RECEPTIONIST For Space」の強みだ。Googleカレンダー等の既存のカレンダーと連携して予約から管理までできるので、新規システムの導入も抵抗なくできるだろう。
（「RECEPTIONIST For Space」の資料はこちら）

❖ BRoomHubs
会議室の予約、管理といった基本システムが全て搭載されているクラウド型会議室予約サービスの「BRoomHubs」。最短2週間で導入可能で、すぐに会議室予約の問題を解決したいという会社にピッタリだ。利用状況のデータを分析し、会議室の有効利用を支援する。
（「BRoomHubs」の資料はこちら）

❖ touch-mee
一般的な予約システムの機能が搭載された上で、スマホを活用した機能を提供している「touch-mee」。スマホで利用履歴の記録、空き室検索、延長利用ができる。また、予約した時間を過ぎても使われていない会議室は自動で予約が解除されるようになっている。
（「touch-mee」の資料はこちら）

会議室予約システムの選定の際の注意点

会議室予約システムの導入を検討し始めたら、自社が求めているシステムを提供しているサービスを探すことから始めるが、多くの会社があるため選ぶにも迷うことが多い。そこで、システムを選ぶ際に注意したい点を紹介する。

自社の受付業務における規模
会議室予約システムには、小規模なものから大規模なものまで対応しているサービスがある。自社の会議室の規模に合わせたシステムを導入することで、無駄なコストやサービスが付随するのを防いでほしい。

グループウェアなどの基幹サービスとの連携
会議室予約システムの多くが、グループウェアと連携できるようになっており、個人のスケジュールに会議室の予約が反映されるようになっている。ただ、連携することで情報漏洩（ろうえい）した際に被害が甚大になるというデメリットも。情報漏洩をどうしても避けたい場合はシステム単体で利用できるものもあるので、そういったサービスを利用するのも手だ。

設定から運用までの予算
どんなに便利な機能があっても、会社の財政を圧迫するほどのコストがかかってしまっては本末転倒だ。設定から運用までいくらかかるのか試算し、予算内に収まっているのかをしっかりと確認しよう。また、ランニングコストについてもきちんと頭に入れて計算してほしい。

誰でも活用が容易な使用感
会議室の予約は多くの従業員が利用するシステムだ。だからこそ、ビジネスツールに不慣れな従業員でも簡単に操作できるシステムを導入することが大切だ。どのサービスでも無料トライアル等を提供しているので、まずはそれらを試してみるとよいだろう。

会議室予約システムの活用で事務コストの削減と業務の効率化を目指す

会議室予約システムを導入することで、会議室予約の受付にかけられていた人的・時間的コストの削減が可能だ。しかし有料のサービスを導入するための目的にするには、それだけでは弱いだろう。システム導入の大きなメリットは、無駄に時間をかけた会議を減らし業務生産性を上げることにある。無駄な会議を減らすことは社員の不満が減り、モチベーションアップにもつながる。

まとめ

会議室予約システムのサービス導入は、受付業務にかかるコストを削減するだけでなく、会議室の有効活用にもつながる。すでに自社にあるシステムとスムーズに連携できるのか、誰もが簡単に利用できるのかを念頭に置いてサービスを選ぶとよいだろう。まずはトライアルを活用して各社のサービスを使い比べてみてほしい。

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