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業務アウトソーシング(BPO)を活用しバックオフィス業務の負荷削減 コア業務に集中する方法とおすすめサービスを紹介

2021.10.05

高度な業務効率化が求められる昨今、バックオフィス業務のアウトソーシング=BPOに注目が集まっている。「営業力は強いけれど、営業をサポートする総務部門が手薄になっている」「一部アウトソースを活用して、バックオフィスも含め自社スタッフはコア業務に集中できる体制を整えたい」と思っている企業にとっては強い味方だ。今回は、おすすめのBPOサービスだけでなく、導入する際の利用方法まで解説していく。

おすすめの総務代行サービス

まずは総務代行サービスを提供している会社を紹介しよう。

■ CASTER BIZ
採用倍率1/100の関門をくぐり抜けた優秀なアシスタントが在籍している「CASTER BIZ」。1社を1人が担当するのではなく、チームで担当するため、幅広い業務を効率的に進めてくれる。オンラインがメインで、一部ではオフラインの仕事も依頼できる。月30時間から利用可能だ。
https://cast-er.com/

■ HELP YOU
専属のディレクターが依頼に対して最適なメンバーを選定し、それぞれ専門スキルを持ったアシスタントが対応している「HELP YOU」。定期的にヒアリングを実施し、フィードバックを元に課題に寄り添ったオリジナルサービスも提供してくれる。基本はオンラインのサービスで、月30時間から利用できる。
https://help-you.me/

■ NOC
管理部門の業務アウトソーシングをスタートして約30年の歴史を持つ老舗の「NOC」。蓄積されたノウハウを生かし、低コスト・高品質なサービスを提供している。業務のサポートだけでなく、業務改善に関するアドバイスもしてくれる心強い味方だ。
https://www.noc-net.co.jp/

■ ゼロイン
オンラインサポートと常駐サポートのどちらも提供している「ゼロイン」。20年以上の実績と経験を活用して柔軟な体制で対応してくれる。常駐は1人あたり55万円から(契約は2名から)、オンラインは月30時間10万円からだ。
https://www.zeroin.co.jp/soumuservice/service/soumuoutsourcing/

アウトソーシングで代行できる総務業務例

アウトソーシングで、どういった総務業務を代行できるのか見ていこう。

まずは、名刺や契約書、備品など、総務業務の基本である各種管理業務が依頼可能だ。毎日発生する郵便物の発送、受け取りなどの処理業務も請け負ってくれる。郵便物の受け取り業務は、受付担当が対応することも多い仕事だが、受付業務自体もアウトソーシングが可能となっている。対応可能な業務の中には、対外的に行われるイベントや、防災訓練等の社内イベントの各種手配も含まれる。人手が必要なイベント関連業務には心強い味方となってくれるだろう。
また、総務担当者の頭を悩ませるのが突発的に発生する業務の多さ。例えば、訃報に接した際の電報・供花の手配がそれにあたるが、こちらも代行依頼が可能。アウトソーシングを活用すれば、総務担当者は安心して定例業務にあたることができるだろう。
さらに、情報セキュリティや安全衛生管理など、危機管理に関する業務も委託が可能だ。整備すべき項目が多い業務であるため、大幅に業務の負担が減らせる。

社内でマニュアル化されていない業務を依頼したい場合でも、心配は無用だ。マニュアルを作成するところからアウトソーシングで依頼することもできる。
アウトソーシングで各種業務の代行を依頼すると、それぞれバックオフィス専門のスタッフが効率的に仕事を遂行してくれるので、業務改善効果も期待できるだろう。

アウトソーシングの種類と特徴

■ BPO
「Business Process Outsourcing(ビジネスプロセスアウトソーシング)」の略であるBPO。バックオフィス業務をアウトシーシングすることを指している。今回の記事で紹介しているのはすべてBPOである。

■ ITO
ITOは、「Information Technology Outsourcing(インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング)」の略。ITシステムに関するアウトソーシングサービスの総称だ。IT意識を上げていきたいが社内スキルが低い企業や、セキュリティ対策に力を入れたい企業で活用される例が多い。

■ KPO
「Knowledge Process Outsourcing(ナレッジプロセスアウトソーシング)」を略したKPOは、知的業務のアウトソーシングという比較的新しいジャンルのサービスだ。企業のコアである市場調査・戦略、企画立案などマーケティングに関する業務を請け負う。マニュアル化しにくい業務なので、いかに優秀な経験者にアウトソーシングできるかが重要だ。

バックオフィス業務におけるアウトソーシングのメリット

バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットは多々ある。ここからは、主な利点を1つずつ解説していこう。

コア業務へのリソース配分が増加
バックオフィス業務には、マニュアル化しやすい作業が多い。マニュアルを活用してアウトソーシングすれば、バックオフィス業務に自社の人員を割かなくてもよくなるだろう。会社を成長させるためのコア業務に人を集中させることができる点は、大きなメリットだ。

専門家代行による業務品質の向上
自社採用の場合は、社内で業務の引き継ぎや教育が必要となる。新入社員が一人前になるまでには、短く見積もっても半年はかかるだろう。アウトソーシングの場合は、業務を専門家が代行するため、依頼後すぐに即戦力としての活躍が期待できる。うまく利用すれば、業務の品質自体も向上できるだろう。

固定人件費がかからない経営の安定化
自社で社員を採用する場合、固定人件費がかかるのは当然のことだ。その分、社内事情に精通した社員を育てることはできるが、1度採用した人材は簡単には解雇はできないというデメリットがある。優秀な人材をアウトソーシングすることで、人件費を削減して経営の安定化が図れることは、設立したばかりの企業などにとっては特に魅力的だろう。

運用の効率化によるコスト削減
業務におけるマニュアルを作成していない場合、担当者が独自の方法で業務を行なっていたりして効率化が進まない場合がある。アウトソーシングすることで、プロフェッショナルなスタッフが業務の効率化をはかったり、マニュアルを作成してくれたりと、大幅なコスト削減が叶うだろう。

バックオフィス業務におけるアウトソーシングのデメリット

もちろん、どんな物事にも長所と短所がつきものだ。では、アウトソーシングをする上ではどのような難点が考えられるだろうか。ここで、デメリットについても触れておこう。

機密情報漏洩リスクがある
社外の人間に情報を扱ってもらう以上、どうしても機密情報の漏洩リスクは0にはできない。各サービス会社ではしっかりと研修が行われており、そういったリスクを減らすよう教育されてはいるが、依頼する会社のセキュリティレベルをしっかり確認してから契約するようにしたい。

柔軟な対応ができない
アウトソーシングによる業務は、基本的にアウトソース先でマニュアル化された方法で行われる。マニュアルの範囲外となる業務には別途費用がかかることも多いため、自社独自の作業が多い企業の場合は余計なコストがかさんでしまう可能性がある。

ナレッジが蓄積できない
アウトソーシングした業務については、社内の人間が経験を積むことができないため、ナレッジを蓄積することができない。単なる丸投げにはせず、社内の担当者と業務担当者でしっかりとコミュニケーションを取り、詳細な内容やノウハウを把握しておくことが大切だ。

総務代行サービスの料金相場

総務代行サービスを利用する際の料金相場は以下の通りだ。

時間単価型
時間単価型の場合は、月ごとの契約時間が決まっていて、その範囲で業務を依頼する。そのため、時間内であれば、様々な仕事をこなしてもらうことができる。広範囲の業務をお願いしたい場合に利用したい方法だ。時間単価型での依頼の料金相場は、月30時間の利用で、1ヵ月につき69,000~120,000円となっている。

また、総務が担当する業務の中には、秘書業務が含まれることも多い。秘書業務をアウトソーシングする場合も、時間単価型での料金形態となる。秘書業務の料金は、月額8,500~105,000円が相場となる。ただし、こちらの業務はサービス会社によって対応外であることも多いので、依頼の際には注意が必要だ。

業務型
成果報酬タイプである業務型の場合は、業務をこなした数だけ料金が加算される。

業務型で利用されることが多い仕事のひとつが、経理業務。仕訳の数や記帳する際の条件などにより料金が変動するのが一般的だ。また、決算処理を代行している場合に注意が必要なのが、決算申告ができるのは税理士のみということ。アウトソーシングサービス会社に税理士がきちんといるか、あるいは税理士と連携しているか、確認するようにしたい。
記帳の代行を依頼する場合は、100件あたり初期費用が無料〜20,000円、月額5,000~10,000円が相場だ。決算処理業務の代行は、40,000円~を相場として見ておこう。

そのほか、給与計算に関しても業務型の採用が多いジャンルだ。社員数や社会保険料の計算の有無、年末調整も含むかどうかによっても料金は変動する。
給与計算(社会保険料計算・年末調整含む)を依頼する場合、初期費用としては20,000円程度まで、社員1人につき、月額600円~が相場となっている。

総務アウトソーシングを利用の進め方

アウトソーシングサービスの利用を検討してみたいとなった場合、参考にしてほしい利用までの進め方を説明していく。

アウトソーシングする目的を定める
まずは、どうして利用したいのか、どういったことをアウトソーシングしたいのかを明確にしよう。アウトソーシングは、すればするほどコストがかかるもの。社内で業務をこなすよりもコストが重くなってしまったという例も多々ある。なぜアウトソーシングしたいのか、それによりどのようなメリット・デメリットがあるのかをしっかりと検討するようにしたい。

総務関連業務の業務定義をする
現状で、部署ごとの仕事がはっきりと分かれているならば問題ない。しかし、中小企業や、創業して間もない企業の場合、総務、秘書、経理、人事などを業務横断的に担当している社員がいて、どの仕事が総務関連なのか分からないという企業も多いのではないだろうか。そういった場合は総務の担当業務をカテゴライズすることから始めたい。

依頼業務の範囲を定める
総務の業務範囲が定まったら、どの業務をアウトソーシングするのか検討しよう。アウトソーシング会社によっては、業務の効率化を図るために依頼範囲を提案してくれる場合もあるので、そういったサービスは積極的に利用したい。

承認におけるコミュニケーションフローを確立する
依頼した業務を進めていく上で、社内の担当者に承認を得なければいけない事案が発生する可能性がある場合、どういったコミュニケーション方法を取るのかもこの時点で確立しておきたい。外部スタッフに常駐してもらう際には問題ないが、オンラインでの依頼の場合は特に注意が必須だ。社内ですでに使用している社内SNSがあればそれを利用し、特にない場合はサービス会社に提案してもらうのも手だ。

業務のマニュアルを整理して依頼をする
いよいよ依頼までの準備も大詰め。依頼する業務のマニュアルを整理して、担当する専門スタッフがスムーズに業務にあたれるようにしたい。マニュアルづくりに関しても、サービス提供会社が作成してくれる場合もあるため、そういったサービスも提供しているのかを契約前に確認するとよいだろう。

派遣社員登用かアウトソーシングか

従来からあるアウトソーシングのひとつに、派遣社員を登用するという方法もある。アウトソーシングと比べて、どちらの方がよいのかいまいち分からないという人もいるだろう。

まず、雇用の年数に関していうと、派遣社員には縛りがあり、アウトソーシングには縛りがないということがいえる。派遣社員の場合は、労働者派遣法改正により、3年間同じ事業所で働くと無期雇用へ転換するというルールができた。よって、同じ人をずっと雇いたい場合、3年後には直接雇用にする必要がある。逆をいえば、直接雇用を避けたい場合、優秀な人でも3年が経つ前に一度契約を切らなければならないというデメリットがある。

社内でナレッジを蓄積したい場合は派遣会社を利用するのが最適だが、そもそも本当にナレッジを積み上げたいのならば、自社採用が1番だという事実を忘れてはならない。まずはアウトソーシングを利用し、経営状況に応じて社内で検討を進めて、方針転換をしていくのがよいだろう。

まとめ

総務業務のアウトソーシングは、設立初期の企業やこれから企業成長に注力したい企業にとって使い勝手のよいサービスだ。今回紹介したサービス会社は、どこもアウトソーシングで評判の高いところばかり。ぜひ一度、資料請求もしくは問い合わせをしてみて欲しい。

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