【取材記事】デジタルが苦手な人こそ使いたい！ FAX受発注がPC上で完結する『FNX e-受信FAXサービス』とは

2021.08.31

オフィスのミカタ編集部【PR】

「たとえコロナ禍でも、FAXを使った受発注業務は電子化できない」。もしかすると、それは思い込みかもしれない。株式会社ネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』（以下、e-受信）は、受発注現場にとって現実的な形でFAXを電子化できるツールとして、全国400拠点以上で活用されている。そのポイントはどこにあるのか、同社の山岡氏、田島氏に伺った。

在宅時でも出社時でもＦＡＸ業務の標準化と属人化の解消を

▼山岡　コロナ禍では大半の企業が出社制限を余儀なくされてきましたが、最初の緊急事態宣言から1年余りが経ち、状況は徐々に変わってきていると感じます。例えば、弊社が製造業・卸売業の受発注担当者を対象に行った調査によると、２０２１年６月には、回答者の約半数が毎日出社していると回答。現在ではテレワークは必須のものではなく、働き方の選択肢の一つになっているといえるでしょう。その結果、次の課題として、テレワーク環境でもオフィスでも同じようにＦＡＸを処理できる、業務標準化の必要性が再認識されるようになっています。
▼田島　具体的には、二つの課題をクリアする必要があります。一つ目は、テレワーク時における受信ＦＡＸの処理です。オフィス外でもオフィスと同様に受信ＦＡＸを確認して、販売システムに登録したり、顧客に返信したりできる環境を整えなければなりません。二つ目は、出社時のＦＡＸ業務改善です。製造業や卸売業では、毎月数百～数千通という膨大な受信ＦＡＸの処理作業が発生しており、現場の業務負担軽減が急務となっています。加えて、コロナ禍におけるローテーション出社の問題も見逃せません。受発注担当者全員がなかなかオフィスにそろわない場合もあり、業務上の密なコミュニケーションが難しくなったり、今までにない作業分担が発生したりするケースもありえます。そのような状況で作業の属人化が解消されていないと、受発注業務全体が滞ってしまう恐れもあるでしょう。
▼山岡　こうした課題への解決策として有効なのが、ＦＡＸの電子化です。しかし、長年にわたり紙のＦＡＸで受発注を行ってきた企業にとっては、心理的ハードルが高いのも事実。現に弊社のお客様からも「受発注業務フローの変更を強いられる電子化は不可能」「ＦＡＸ処理の仕方が特殊だからシステム化できない」といった声をよく耳にします。したがって、ＦＡＸ業務の標準化にあたっては、いかに現場に負担をかけず、効果の高い仕組みを構築するかが重要です。

紙ＦＡＸの処理をＰＣで再現する『ｅ-受信』のこだわり

▼山岡　『ｅ-受信』は、こうした問題意識から開発したＦＡＸ電子化サービスです。『ｅ-受信』では、受信ＦＡＸの閲覧、書き込み、返信までを、ＰＣのＷｅｂブラウザ上で完結できます。特に注力しているのは、紙のＦＡＸで行っていた作業を、可能な限りＰＣ上に再現すること。例えば、図形の作成機能では、定規で引くような直線を、受信ＦＡＸへ簡単に書き込むことができ、件数の多い明細を１件ずつ確認する際に活用できます。また、各受注ＦＡＸにひも付いて発生する仕入れ、納期調整、価格調整などの複数のＦＡＸを、クリップ止めするようにひとまとまりに管理したい際には「クリップ機能」で再現可能です。開発にあたっては、実際にお客様のオフィスを訪問して受発注業務の様子を拝見し、現場の声を取り入れながらツールへ反映させました。受発注業務のフローを変えずに電子化できるよう、ここまでこだわっているツールは他にないと自負しています。
▼田島　直感的に使えるシンプルな操作性も特長です。お客様の中には、ＩＴツールに苦手意識を持つ方も少なくありませんが、一度画面を見ていただくと、どなたもすぐに、ご自身で使いこなされるようになっています。

作業時間97％短縮コミュニケーションも円滑に

▼山岡　実際に『ｅ-受信』を活用している多くの企業で、業務効率化・標準化の効果が表れています。ある企業では、受発注担当者がＦＡＸ機と自席を往復する必要がなくなり、受信ＦＡＸの仕分けが自動化された結果、ＦＡＸ１件当たりの処理時間が97％短縮。また別の例では、問い合わせ対応時、従来は担当者が半日かけて該当のＦＡＸを探していたのが、『ｅ-受信』の検索機能で瞬時に書類を見つけられるようになり、大幅に業務負担を軽減できたといいます。
▼田島　ＦＡＸをクラウド上で共有できるようになったことで、部署内・部署間のコミュニケーションが円滑化したというお客様もいらっしゃいます。
「各ＦＡＸの処理状況や留意点などの詳細情報を『ｅ-受信』のメモ欄やふせんで共有できるようになり、属人化が解消された」
「営業担当が外回り中に顧客から問い合わせを受けたとき、外出先からその場で『ｅ-受信』上のＦＡＸを確認できるようになったため、たびたび業務担当に電話したり、都度帰社したりする手間が省けた」
といったお声をよく耳にします。『ｅ-受信』はログインＩＤ追加による課金がないため、コミュニケーションツールとしても活用しやすいのではないでしょうか。

まずは一部署・一拠点でスモールスタートを

▼田島　初めは「うちにはＦＡＸ電子化は無理だよ」とためらわれるお客様も、導入後は口をそろえて「今では『ｅ-受信』はなくてはならないもの」とおっしゃいます。同じように二の足を踏んでいる多くの企業様にも、『ｅ-受信』を試していただきたいですね。まずスモールスタートしていただきたいという想いもあり、初期負担を抑えて導入できるようになっています。初期費用はゼロで、ＦＡＸ番号の変更は不要。部署単位・拠点単位で導入でき、状況にもよりますが、お申し込みから最短約１週間で利用開始可能です。導入時には、ネクスウェイの担当営業がお客様の業務状況を伺いながら、『ｅ-受信』への移行をサポートいたします。
▼山岡　目指すべきはＦＡＸの１００％電子化ではなく、ＦＡＸの無駄を削減し、より便利に使えるようにすることです。それにより、一秒を争う受発注業務を効率化できるだけでなく、働き方の多様化を含むビジネスの環境変化にも対応できるようになると考えています。『ｅ-受信』は必ずそのお役に立てると確信していますので、ぜひお気軽にご相談いただけると幸いです。