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備品発注・消耗品の在庫管理業務を効率化する方法。備品発注・購入からツールを用いた運用方法まで紹介

2021.09.20

多忙な事務担当者にとって、煩雑な備品発注や在庫管理は、どうしても後回しになってしまうことが多い業務であろう。定例業務として機械的に発注をかけて、実際は使わない特定の消耗品だけが在庫過多になっていたりはしないだろうか。または、使いたい備品の保管場所が分からず、探し回った経験はないだろうか。
備品発注・管理業務を仕組み化すると、このような「あるある」が一気に解決し、抜本的な業務改善が期待できる。さらに、昨今は備品の発注・管理を効率化するためのシステムもかなり充実してきている。
本記事では、面倒な備品の発注や備品管理を効率的かつ適切に行うためのヒントや、業務に役立つシステムをご紹介する。備品発注・管理業務にお悩みの担当者は、ぜひ参考にしてほしい。

オフィスの備品発注・管理を適切に行うメリット

オフィスの備品発注・管理は、しっかり体系化するに越したことはない。そうわかってはいても、なかなか着手できずにいる担当者も多いことだろう。まずは、備品発注・管理を適切に行うことがもたらす利点を確認していこう。

● 過剰発注を防いで無駄な支出を削減
当然のことだが、すべての備品が均等に使われるということはあまりない。例えばコピー用紙ひとつ取っても、A4用紙は消費ペースが速いが、B5用紙など特殊なサイズの用紙はなかなか減らないだろう。にもかかわらず、すべての備品を機械的に発注していると、特定の備品が在庫過多になってしまう。これが積み重なれば、無駄な支出が雪だるま式にどんどん増えていくのだ。どの備品がどのくらい使われていて、どのくらいのペースで減っているのかという在庫の状況を適切に把握することで、無駄な支出を減らすことができる。

● 探す手間を省くことによる生産性の向上
よくある問題が、各備品の保管場所が共有されておらず、それぞれの担当者に聞かなければわからないという状況が常態化しているケースだ。いわゆる、在庫管理の「属人化」である。わかる人が側にいて、すぐに聞ければいいが、担当者が休暇などでいないときには備品の場所を探すのに相当時間がかかってしまうだろう。備品を探す手間がなくなれば、その分スムーズに業務を行えるため、職場全体の生産性が上がることは明らかだ。

このように、備品の発注・管理業務をしっかり行っていくことは、オフィス全体のコスト削減と生産性の向上に大いに役立つと言えるのだ。ここからは、備品に関する業務を発注の観点と管理の観点の2つに分けて、それぞれおさえるべきポイントを詳しく解説していく。

備品発注を漏れなく行うための仕組み化の手順

まずは、備品の発注業務を効率化するためのポイントを見ていこう。

● 発注を管理する担当者を決める
最初に行うべきことは、発注担当者を明確に決めることだ。気付いた人が各々発注をかけるという曖昧な体制を取っている場合は、今すぐ改善したい。担当者が決まっていないと、「誰かがきっと発注しているだろう」という考えから、欠品などのミスが発生する可能性が非常に高い。決まった担当者が備品の発注状況を一元管理することで、漏れなく・被りのない効率的な備品発注が可能となる。

● 依頼するための社内ルールを制定する
担当者を決めると同時に、担当者に発注を依頼する際のルールも明確に定めておこう。よくある失敗が、口頭で「あれ頼んでおいて」と指示を出したつもりが、担当者には明確に伝わっていなかったり、担当者が忘れてしまったりして発注漏れが発生するケースだ。そのようなミスを無くすためには、文字ベースで発注依頼を行うようルールを決めるといい。具体的には、メールや社内コミュニケーションツール、Excelファイルやスプレッドシートなど、データで残る形の依頼方法がおすすめだ。在庫数がどのくらいまで減ったら発注をかける、という目安となる数を設定しておくと、より盤石だ。

● 依頼のフォーマットを決める
発注のルールが決まったら、依頼のフォーマットもあらかじめ決めておこう。人によって依頼の方法が違うと、発注担当者が混乱してしまう。また、発注の際に必要な情報が漏れていたら、担当者間で何回もやりとりをしなければならなくなり、余計な時間がかかってしまう。発注すべき備品の数が多くなればなるほど、こういった人的ミスは発生しやすくなるため、なるべく早い段階で依頼のフォーマットを決め、社内で共有を徹底しよう。

備品発注・消耗品購入のおすすめサービス

発注業務の工数を減らす第一歩は、サービスの利便性にこだわって選ぶことだ。その観点からおすすめしたい備品発注・消耗品購入のおすすめサービスは以下の3つ。

❖ Amazonビジネス
おなじみの通販サイトAmazonが展開するビジネス向けのサービスが「Amazonビジネス」。通常のAmazonと同様、配送スピードは早く、当日もしくは翌日の配送が可能だ。特筆すべきは、その品揃えの豊富さ。約2億点もの商品点数を誇り、ありとあらゆるものが手に入る。有料のプライム会員でない場合は、2,000円以上の注文でないと送料無料にはならないが、まとめ買いで割引となる「数量割引」もあるので、大量注文の際はぜひ活用したい。
https://business.amazon.co.jp

❖ たのめーる
大塚商会の「たのめーる」は、午前11時までの注文なら、最短で当日に注文品が届く。それ以降の注文でも、翌日までには配送されるので、急ぎの注文でも頼りになるサービスだ。ただし、土・日・祝日は営業していないので注意したい。品揃えは、オフィス用品はもちろんのこと、生活用品や介護用品まで幅広い。200円以上の注文で送料無料になるので、少量の消耗品でもすぐに発注できるのが魅力的だ。
https://www.tanomail.com

❖ ASKUL
「ASKUL」も、アスクルという名前のとおり、土・日・祝日以外なら、翌日には注文した商品が届く。また、当日配送エリアに該当する場合は、午前11時までに注文すると即日配送が可能だ。文具をはじめとするオフィス用品が豊富なので、事務用品の購入には重宝するだろう。ただ、税込1,000円以下の注文だと配送料がかかってしまうため、単価の安い消耗品をこまめに注文するという使い方には向いていない。
https://www.askul.co.jp

備品管理を漏れなく行うための仕組み化の手順

それでは、発注業務の効率化にも大きく関わってくる備品管理について、工夫すべきポイントをご説明しよう。

● 備品・消耗品の置き場所を決める
オフィスにはたくさんの備品や消耗品があるが、それぞれの場所を全員が正確に把握できているだろうか。どこに、何が、どのくらいあるのかを見える化できていないと、備品の発注業務にも支障が出てきてしまう。いざ使いたいときに、場所がわからないといった事態が起きて困ることもあるだろう。よって、まずは備品・消耗品の置き場所をしっかり定めて、周知徹底することから始めよう。事務用品、給湯室等で使うもの、電球やトイレットペーパーなどの消耗品という具合に、カテゴリごとに場所を決めて保管するのがおすすめ。整理整頓されていれば、在庫数も一目瞭然になるので、欠品や在庫過多を防ぐ一助ともなるはずだ。

● 定期的に棚卸しをする
消耗品などよく使う備品の状況は随時見えるようにしつつ、定期的に備品の棚卸しも行えると理想的だ。例えば、半年に1回などと決めて、備品の状況をすべてチェックする機会を設けよう。棚卸しをして初めて、貸し出したまま行方不明になっている備品があったり、破損している備品があったりすることに気が付く場合もある。備品のメンテナンスという観点でも、定期的な棚卸しは怠らないようにしたい。

効率よく備品を発注するには的確な備品管理が必須

ここまで、いかに発注業務を効率化するかということについて説明してきたが、効率的に備品を発注するには、随時備品の状況をしっかり管理しておくことが重要だ。しかし、備品発注と備品管理をどちらも完璧に行うにはかなりの労力が必要となってくるだろう。そんな場合には、以下の手順に従って備品管理のフローまできちんと仕組み化し、システムなどにも頼りながら負担を減らしてみるといい。

備品管理業務に特化したおすすめサービス

近年、備品管理業務を圧倒的に楽にしてくれるサービスが次々と登場している。代表的なものは以下の3つだ。

❖ Convi.BASE
「Convi.BASE」は、アプリとバーコードを使用して、備品の入出庫管理ができる画期的なサービスだ。備品単位でバーコードラベルを発行し、その管理ラベルをアプリで読み取ると、クラウド上の台帳にアクセスできる。そこに、各々が備品を使ったり追加したりするたびに随時情報を更新していけば、簡単に在庫管理ができるのだ。在庫が切れそうなときにはアラートメールが送られるので、発注漏れが格段に減ること間違いなしだ。
https://convibase.jp

❖ Circurental
備品管理のクラウドサービス「Circurental」は、備品の貸し出し状況や台帳記録などの基本的な備品管理機能を備えつつ、社員管理機能もついている多機能なサービスだ。社員一人ひとりのデータと紐づけて、どの社員がどの備品を借りたか、いつ返したかを記録できる。特定の社員が延滞を繰り返している場合はアラートを出すなどの機能もあるので、備品管理におけるリスクヘッジも期待できるだろう。
https://www.headwaters.co.jp/service/circurental.html

❖ クラウドAssetz
備品の貸出管理や固定資産管理に特に便利なサービスが「クラウドAssetz」だ。備品管理システムに備品情報を登録する手間を省くため、高度な画像認識AIと独自のアイテムデータベースを搭載。JANコードや製品ラベルを読み取るだけで、データベース上に備品情報が登録できてしまうのだ。面倒な備品登録作業が省けるのはうれしいポイント。さらに、備品数が100アイテム以下なら、無料で使えるというコストパフォーマンスの高さも魅力的だ。
https://www.assetz.work

特に備品管理システムを導入すべき企業の特徴

管理すべき備品の数が膨大な企業や、備品が複数の事業所に点在している企業は、備品管理業務がさらに複雑になってくる。また、紛失・破損を絶対に避けねばならない高価な物品を管理する企業では、備品管理でのミスは許されないだろう。リース・レンタルをするための物品を管理している企業も、こまめな在庫チェックが不可欠だ。このような特徴に当てはまる企業は、今すぐシステムの導入を検討してほしい。

購買管理システムを用いた備品発注・管理も可能

購買管理システムとは、備品の発注から支払いまでをオンライン上で行えるシステムのこと。備品を購入する際の相見積もりや社内承認フロー、発注、支払いという複雑な工程を、システム上で一本化して行えるため、発注業務にかかる時間が大幅に削減できる。うまく使いこなせれば、備品発注・管理業務の強い味方となってくれるだろう。ここでは、主要なシステムを3つご紹介する。

❖ べんりねっと
コクヨグループのカウネットが運営する「べんりねっと」。備品を購入する業者の選定から備品の検収、経費での支払いまでワンストップで行うことができるので、スピーディーな備品調達が可能になる。コピー用紙やオフィス用具などの物品の種類が豊富なのが特長の1つ。いつ、何を発注したかというデータが発注履歴画面で一括管理できるのも便利だ。
https://www.benrinet.com

❖ 楽々ProcurementII
「楽々ProcurementII」も、様々な備品項目を網羅しており、ニーズに応じた購買管理が可能だ。特徴的なのは、他のシステムと連携しやすいという汎用性の高さ。自社で既に導入済みの会計システムとの連携も簡単だ。自社の現状に合わせて導入を始めることができる。
https://www.sei-info.co.jp/procurement/

❖ アラジンオフィス
幅広い業界で5,000社以上の導入実績がある「アラジンオフィス」は、自社が求める機能だけをカスタマイズして使える柔軟性が魅力だ。予算に応じて、低コストからの導入が可能。豊富な実績に基づいたサポート体制も万全なので、初めて在庫管理システムを導入する場合にはうってつけだ。
https://aladdin-office.com

まとめ

ついつい従来のアナログな方法に甘んじてしまいがちな備品発注・管理業務だが、本記事でご紹介した様々なシステムを導入すれば、業務負担が大きく減らせる。システムを導入するコストが割けない場合でも、まずは備品発注・管理のルールをきちんと決めるところから改善してみてほしい。面倒な工程が多く、日々の業務に忙殺されてなかなか手が回らないバックオフィス業務だが、少し手順を見直すだけでも随分と楽になることだろう。
今、備品発注にかかっている時間や無駄なコストを減らすことができれば、将来的にはその分を最新システムの導入に回すことができ、さらなる業務効率化ができるかもしれない。ぜひ本記事を参考に、備品に関する業務改善の一歩を踏み出してみてはいかがだろうか。

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