電子署名とは？電子契約・電子サインとの関係性と無料・有料での対応策について解説

電子文書の非改ざん性と本人性を証明する役割を持つ電子署名は、電子契約時に欠かせないものとなっている。しかし、利用するには証明取得などが必要だったり仕組みが複雑だったりと、なかなか導入に踏み切れないでいる企業も多い。今回はそんな電子署名について、似た機能を持つサインとの違いや導入メリット、人気のサービスまで網羅的に紹介する。

電子署名の基礎知識

電子署名は以下の2つの役割を持っており、電子契約時には基本的に必ず付与するものとされている。

・本人証明
・非改ざん性の証明

ただ、電子印鑑や電子サインなど似た名前も多く、すべて言い方が違うだけで内容は同じだと誤解しているケースも多い。ここでは混同されがちな電子印鑑や電子サインとの違いについて見ていこう。

電子署名と電子印鑑との違い
電子署名とは、第三者機関である認証局の審査を経て発行される電子証明書を用いることで、電子文書の内容が改ざんされていないことの証明および署名者本人であることを証明する仕組みのことをいう。2001年に施行された電子署名法により、手書きの署名と同様に法的に認められることになった。

一方の電子印鑑は印鑑の電子版で、電子文書にデータ化した印影を押印する。ただ、印鑑に実印や認印があるのと同じで電子印鑑にも信頼性の高低がある。信頼性の高い電子印鑑は画像データに識別情報を持たせているため使用者や押印時間を証明でき、実印に近い役割を果たすが、非改ざん性の証明が難しく法的拘束力を持たせるのが難しいという問題がある。

電子署名と電子サインとの違い
電子署名と電子サインのもっとも大きな違いは第三者機関の介在にある。電子印鑑は第三者機関である電子認証局が電子証明書を発行してくれるため、信頼性が高い。
一方の電子サインは第三者機関を介さないため、確実な本人証明にはならない。しかし気軽に利用できるため、携帯電話の契約やスポーツジムへの入会などで利用規約を読んだ後に申込書へサインをするようなシーンで活用されている。

電子署名の役割は本人証明・非改ざん証明
電子文書の本人証明と非改ざん性の証明のために発行されるのが電子署名だ。政府から委託されている認証局で電子証明書を発行することができる。

2001年4月施行の電子署名法により電子契約に法的拘束力が持たされた
電子署名法の施行により、電子文書に対して電子署名が付与されていれば法的拘束力を持たせることができると認められるようになった。政府が電子書類化を後押しすることから今回の施行となったこともあり、紙ベースの書類から電子書類へと移行が進みつつある。

電子署名法の概要

2001年4月に施行された電子署名法には、

「認証業務（電子署名が本人のものであること等を証明する業務）に関し、一定の基準（本人確認方法等）を満たすものは国の認定を受けることができることとし、認定を受けた業務についてその旨表示することができることとするほか、認定の要件、認定を受けた者の義務等を定める」（参照：法務省「電子署名法の概要について」）

と記されている。電子署名が国から認められた形だ。認証の申請の受付先は以下リンクより確認してほしい。

電子署名を駆使して電子契約を行うメリット

電子署名を利用して電子契約を行うメリットにはいくつもある。一つずつ解説していく。

電子契約による契約締結までのスピードの向上
紙ベースの契約に比べて、電子契約なら締結までのスピードの向上が期待できる。紙ベースでは日数を取っていた印刷や押印、書類の発送、返送が電子契約書には全てなくなる。それにより締結完了までのスピードが格段にアップする。

契約書を電子データ化できることによる管理コストの削減
会社法により契約書は10年間の保管が定められており、契約書類が増えれば増えるほど、その保管スペースや管理コストの負担が重くのしかかってくる。電子契約書へと移行すれば、クラウド上などに保管できるため保管スペースは0になる。管理に関しても検索しやすいよう事前に書類名などに規則性を持たせておけば簡単にできるようになる。

収入印紙代の削減に伴う契約コストの削減
契約書には印紙税が課税されるため、作成すればするほどコストがかさむ。しかし現状では電子契約書には印紙税が課税されないため、契約コストが削減できる。

ペーパーレス化による契約コストの削減
電子契約書の導入はペーパーレス化の促進に繋がり、印刷代やインク代を削減できる。さらに見逃せないのが、印刷・製本・発送に関する人的コスト。この削減はかなり大きく影響するだろう。

電子署名の契約方法・仕組みの種類

電子署名の契約方法と仕組みを解説していく。

法的効力を重視した電子証明書タイプ
電子証明書は電子認証局で事前に審査を受けることが必須だが、第三者機関で厳しく本人証明をしてもらうことで信頼性の高さを担保している。一方で事前申請や使用期間に応じた手数料がかかることもあり、取引先にも同様の手間を強いることになるため導入を躊躇するケースも多い。

契約の負担を少なくする電子印鑑・電子サインタイプ
電子印鑑や電子サインは電子証明書を用いず、メールやSMSなどで本人確認を済ませる仕組みのものを指す。気軽に利用できるため、契約相手の負担を減らしたい場合に活用されることが多い。

電子署名を無料で活用する方法

電子署名を導入してみたいが予算の関係で難しかったり、費用をかけて導入しても活用しきれない可能性があったりと導入に踏み切れないこともあるだろう。そういった場合に活用したいのが無料サービスだ。ここでは2種類の方法を紹介する。

AdobeのPDFツールを用いて電子サインを行う
多くの企業が活用しているPDFファイルには、無料で電子サインを付与することができる。簡単に利用できることがメリットだが、電子認証局による証明がないため、電子署名に比べて法的証拠力の面では劣ってしまう。重要なビジネス契約書には向かないので注意したい。

旅費精算
有料の電子署名・電子契約サービスには無料プランが備わっていることが多く、使用人数などに制限があるものの、有料版と遜色なく使えるプランもある。まずは無料版で試してみて、不便と感じたら有料版に移行するというのも手だ。

リモートワーク・DXの推進と電子署名・契約ツールの契約を

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進やリモートワークの浸透により、電子契約・署名の導入を検討する企業が増えている。契約がスムーズに行われることは双方にとってメリットとなる上、電子契約を導入することで、SDGsの観点からも企業の良いアピール材料となる。これを機に導入を検討してみてはいかがだろうか。

オフィスのミカタでは、電子契約に関する調査結果を2022年1月に行なっており、導入の意思を持つ企業はかなりの割合に上っていることが分かる。詳しくは下記リンクよりチェックしてほしい。

関連記事：電子契約の認知度と導入率に関する調査結果【2022年版】

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おすすめの電子署名・契約ツール6選

ここでは多くの企業が導入している電子署名・契約ツールについて紹介する。

クラウドサイン｜弁護士ドットコム株式会社
弁護士ドットコム株式会社が提供しているクラウドサインは、導入者数・実績数とも国内屈指を誇る電子契約ツールだ。紙と印鑑を使った従来の契約業務を、PDFのアップロードとメールでの通知という方法に変換させることで、1週間ほど必要だった契約までの作業時間を、早ければ数分で完了できる。契約書一通あたりのコストは300円と、人件費や郵送・収入印紙代に掛かっていたコストを大幅に削減することも可能だろう。月額固定費用は10,000円～利用できる。

公式HP：『 クラウドサイン』
関連記事：『クラウドサインとは？メリット・デメリットから適法性までをわかりやすく解説』

電子印鑑GMOサイン｜GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営するクラウド型の電子契約ツールだ。契約印タイプ（立会人型）の送信料は、1件あたり110円と格安で利用できる。電子帳簿保存法に準拠しており、権限設定や閲覧制限機能で、大事な⽂書を管理することが可能だ。また、月間5件までなら無料で試せるフリープランもあるため、導入を迷っている企業も試しやすいだろう。

公式HP：『電子印鑑GMOサイン』

BtoBプラットフォーム契約書｜株式会社インフォマート
株式会社インフォマートが運営している電子契約サービスが、BtoBプラットフォーム契約書だ。タイムスタンプ、電子著名が付与され、自社の会社を含めた最大5社間契約まで実施可能で、過去に"紙"でやり取りしていた文書もクラウドで管理・共有ができる。電子帳簿保存法の保存要件を満たし、税務調査対策も可能だ。契約締結が5件までなら月額使用料0円で試せるフリープランを採用しているため、契約数が少ない企業には特に導入しやすいサービスだ。

公式HP：『BtoBプラットフォーム契約書』

CONTACTHUB｜日鉄ソリューションズ株式会社
CONTACTHUBは、日鉄ソリューションズ株式会社が提供している電子契約ツール。2013年にサービスを開始した、業界のパイオニア的存在だ。金融や製造、小売など多様な業界の大企業を中心に導入されており、2022年5月現在で50万を超えるユーザーが利用している。電子契約を取り巻く環境変化に対応し、継続的なバージョンアップを実施。また、定期的なユーザー会・勉強会の開催などを通し、顧客ニーズを継続的にサービスに反映する取り組みを実施している。

公式HP：『電子契約サービスCONTRACTHUB』

paperlogic電子契約｜ペーパーロジック株式会社
ペーパーロジック株式会社が展開しているpaperlogic電子契約は、文書に応じて「立会人型」と「当事者型」の署名を使い分けることができる、電子契約ツールだ。電子契約のほかにも、電子稟議、電子書庫にも対応しているため、ワークフローの複雑さや文書管理に課題を持つ企業にもおすすめしたい。請求書や納品書なども全て電子化できるため、事務作業の効率化につながるだろう。フラットな固定料金制（20,000円／単一プラン）を採用しているため、契約数の多い企業ほど、一件あたりのコスト削減につながる。

【無料】資料DLはこちら：『paperlogic電子契約 - オフィスのミカタ』

かんたん電子契約forクラウド｜セイコーソリューションズ株式会社
かんたん電子契約forクラウドは、セイコーソリューションズ株式会社が提供する、電子契約と電子帳簿保存法に対応した書類の保管ができるクラウドツールだ。電子契約はじめ、捺印業務の電子化、文書保管などの電子化用途でも利用できる。

最大30名に対応した三者間契約や立会い型署名のほか、契約ステータス確認昨日やアカウント管理機能、契約書のひな形登録など多数の機能を搭載しており、契約業務の効率化を実現できるだろう。電子帳簿保存法に対応した電子契約を1カ月間月額使用料無料（別途送信料100円/件・アップロード代20円/件他）で試せるほか、月額10,000円～で利用できる。

【無料】資料DLはこちら：『かんたん電子契約forクラウド - オフィスのミカタ』

まとめ

テレワークの普及に伴って電子契約が一般化していく中で、電子署名の重要性は増す一方だ。電子署名・契約ツールを活用すれば、導入障壁はそれほど高くないことを本記事で感じていただけたのではないだろうか。まずは電子署名・契約ツールの無償プランを試すなどして使い勝手を確かめて、導入を検討してほしい。

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