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【徹底比較】請求書発行システム7選 メリットや選び方のポイントを解説

2022.09.30
オフィスのミカタ編集部

請求書の作成や発行を自動化・効率化する「請求書発行システム」。紙ベースでの発行・送付業務は手間や時間、コストがかかるため、「請求書発行システムを利用して業務の効率化を図りたい」「システムを選ぶ際にどのようなことに気をつけるとよいのか把握したい」と考える担当者もいるのではないだろうか。

今回は、請求書発行システムを導入するメリットや選定のポイントについて紹介する。おすすめの請求書発行システムも紹介しているので、比較検討の際の参考にしてほしい。

目次

●請求書発行システムとは
●請求書発行システム導入のメリット
●請求書発行システムの選び方
●おすすめの請求書発行システム
●まとめ

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成・発行業務を効率化するシステムのこと。従来、表計算ソフトなどで作成・印刷し、手作業で封入・郵送していた業務フローを、自動化することができる。まずは、請求書発行システムの基本的な機能と、料金の相場を確認しよう。

基本的な機能
請求書発行システムに搭載されている基本的な機能は、以下の通りだ。

・請求書・納品書・支払明細書等の作成(変換・複製・合算、取引先・自社情報の自動入力)
・請求書の発送(Webダウンロード、メール貼付、郵送代行など)
・各書類の保存・管理
・売上レポートの作成
・決算書の作成
・会計ソフト・販売管理ソフト等との連携(自動取り込み、自動仕分け)
・自動入金消込

請求書発行システムは、請求書の作成や送付、入金確認などの一連のプロセスを支援できるようになっており、見積書や注文書、領収書などの帳票にも対応しているものが多い。郵送代行を依頼できるサービスもあるが、取引先と連携すれば電子データで請求書を送付することも可能だ。

料金の相場
クラウド型の請求書発行システムの場合、料金は初期費用と月々の利用料によって構成される。相場は初期費用が20,000円~30万円程度、月額料金が2,000円~50,000円程度だ。郵送代行は従量課金制がとられることが一般的で、1通あたり150円~200円程度の料金に、に切手代が上乗せされる。

請求書発行システム導入のメリット

続いて、請求書発行システムを導入することによって得られるメリットをおさえよう。

業務の効率化
請求書発行システムは自動作成機能やフォーマットが充実しているため、請求書発行業務の効率を大幅に上げることができる。電子データやメール貼付での発送は郵送のタイムラグが発生しないため、受け取り手にもメリットがあると言えるだろう。郵送が必要な場合でも、代行機能を活用すれば、封入や発送にかけていた手間と時間を、本来注力すべきコア業務にあてることが可能だ。

請求漏れ・誤請求の防止
請求漏れや誤請求などのヒューマンエラーを防止できることも、請求書発行システムを導入するメリットだ。請求書の発行業務では「作成」「印刷」「宛名書き」「封入」「投函」等のさまざまな工程が発生するため、取引先の数が多いほどヒューマンエラーのリスクも高まるだろう。請求書発行システムでは管理画面で宛先を管理・更新することで宛名の間違いを抑制するだけでなく、未請求件数の表示機能を利用して請求漏れを防ぐことができる。それにより、利益や信頼の損失を防ぐことにつながるだろう。

テレワーク支援
クラウド型の請求書発行システムはインターネット環境がある場所であれば利用できるため、システムから電子メールもしくは郵送代行での請求書操作をすれば作業が完了する。請求書に関わる業務を行うためにオフィスへ出社する必要がなくなるため、在宅勤務やリモートワークにも適しており、多様な働き方を促進できると言えるだろう。

チームでの情報共有促進
請求書発行システムを利用するとデータの検索や閲覧が容易になるため、営業担当同士が見積りを共有したり、過去の見積りと比較して妥当性を確認したりすることも可能だ。一つのシステム上に情報が一元化されることで情報を効率的に活用できるようになり、チーム間での情報共有が促進されるだろう。

コスト削減
請求書発行を紙媒体からデジタルデータへ切り替えた場合、ペーパーレス化によって「用紙」「封筒」「インク」「切手」などのコストを大幅に削減することができる。また、自動化や他システムとの連携により業務が効率化・短縮化することは、人件費の削減にも効果があると言えるだろう。

請求書発行システムの選び方

請求書発行システムの機能や料金は、提供している会社によってさまざまなため、どのシステムを選べばよいのか悩んでしまうこともあるだろう。ここでは、請求書発行システムを選ぶ際のポイントを紹介する。

対応範囲とコスト
機能の幅が広く充実しているほど便利ではあるものの、その分コストがかかることには注意が必要だ。「請求書の作成から発送までの手間だけを減らしたい」「データ管理や売上の集計も行いたい」「入金消込や督促機能を使用したい」など、目的によって必要な機能が異なり、価格帯も変動する。まずは自社の課題の洗い出しを行い、目的を整理したうえでシステムを比較しよう。サービスによっては機能をオプションとして追加できるものもあるため、将来的に利用する可能性のある機能が含まれているかも含めて検討するとよいだろう。

業務形態へのマッチ度とフローへの組み込み方
同じ取引先で複数の案件を請け負っている場合は、集計の煩雑さを考慮して、案件単位で請求書を作成・発行できるシステムを選ぶとよいだろう。また、「営業担当や関係部署の確認・承認」などの決まった業務フローがある場合は、ワークフロー構築機能などが搭載されているシステムなど、従来のフローに対応したものを選ぶ必要があることも念頭に入れておこう。

他システムとの連携
請求データを請求書発行システムに取り入れるためには、「別システムからCSVファイルをダウンロードし、インポートする」か「別システムとAPI連携し、直接データを取り込む」かの2つの方法がある。当然、後者の方が効率化を進められ、請求書のスムーズな発行につながるため、他システムとのAPI連携の可否は確認しておきたいポイントだ。ただし、請求書の発行頻度が月に数回程度であれば、前者でも問題ないと言えるだろう。

法改正への対応
2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、請求書をデータで保存するための要件が緩和された。近年は帳票の発行や保存に関わる法律が整備されているため、「タイムスタンプや検索条件などが最新の法律に対応しているか」「システムが自動的にアップロードされるか」は、事前に確認しておきたいポイントだ。


その他、「取引先へのサポートが充実しているか」「セキュリティ体制(監視時間、バックアップ)に問題はないか」なども重要なポイントだ。無料のトライアル期間を設けているサービスも多いため、機能性や操作性、費用対効果を確認してから導入を検討するとよいだろう。

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おすすめの請求書発行システム

最後に、おすすめの請求書発行システムを7つ紹介する。資料も無料でダウンロードできるので、活用してほしい。

楽楽明細(株式会社ラクス)
電子請求書発行システム「楽楽明細」は、請求書や納品書などの帳票をWeb上で発行するクラウド型のシステム。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、CSVまたはPDFで帳票データをアップロードするだけで、「Webからダウンロード」「メールに添付」「郵送」「FAX送信」のいずれかの方法で帳票を発行することが可能だ。

公式HP:『楽楽明細』

BtoBプラットフォーム 請求書(株式会社インフォマート)
「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の発行や受け取りをデジタルデータで行うWeb請求書クラウドシステムだ。入金消込や督促にも対応しているため、入金漏れや連絡漏れを回避できる。会計システムへの自動取込やフローの見える化が可能なため、経理業務全体の効率アップが期待できるシステムだ。

【無料】資料DLはこちら:『BtoBプラットフォーム 請求書』

請求管理ロボ(株式会社ROBOT PAYMENT)
「請求管理ロボ」はインボイス制度、電子帳簿保存法に対応している請求書発行システムだ。「請求書の発行・送付」「銀行振込・口座振替・クレジットカードの集金管理」「入金確認・消込を自動化」などの機能の他、「自動催促」の機能が搭載されており、未入金の際の早期アクションにより回収率の向上が期待できる。

【無料】資料DLはこちら:『請求・債権管理クラウド 「請求管理ロボ」』

請求QUICK(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)
「請求QUICK」は、請求書の発行から入金消込・仕訳、請求書の買取(オンラインファクタリング)までを行えるクラウド型請求書発行システム。最大の特長は、月額0円から利用できることだ。ユーザー5人、発行枚数50名まで、インターネットバンキングの明細取得30回までであれば無料なため、スタートアップ企業にも利用しやすいと言える。

【無料】資料DLはこちら:『毎月の請求管理が驚くほどラクになる!クラウド型請求書発行システム「請求QUICK」』

MakeLeaps(メイクリープス株式会社)
請求管理クラウドサービス「MakeLeaps」では、販売管理システムと連携した請求書送付や承認・権限フローの設定を行うことが可能だ。電子帳簿保存法の他、複数の税率ごとに帳簿や請求書等と保存する「区分記載請求書等保存方式」にも対応。企業の規模にあわせて料金プランを選択できる点も特長だ。

【無料】資料DLはこちら:『請求管理クラウドサービス「MakeLeaps」』

Bill One(Sansan株式会社)
「Bill One」は、受領する側の機能も充実している請求書発行システムだ。電子帳簿保存法、インボイス制度にも対応しており、会計ソフト等の他システムとの連携も可能。「シングルサインオン」「2要素認証」「IPアドレス制限」などのセキュリティ対策が構築されている点も利用しやすいポイントだと言える。

公式HP:『インボイス管理サービス Bill One』


@Tovas(コクヨ株式会社)
帳票Web配信クラウドサービス「@Tovas」では、請求書などの帳票を「電子ファイル」「FAX」「郵送」のいずれかの方法で発送することが可能なシステム。全データ通信はSSLによって暗号化されており、ウイルスチェックも実施される。専任担当による導入・運用のサポートがあり、導入時の細かなヒアリングとプランの相談が可能だ。

【無料】資料DLはこちら:『@TOVAS』

まとめ

請求書発行システムを利用すれば、請求書の作成から発送までを効率化し、業務時間やコストを大幅に削減することができる。テレワークの促進や属人化の防止といった効果もあるため、導入には多くのメリットがあると言えるだろう。ただし、システムに搭載されている機能や料金には幅があるため、自社の業務形態や課題にあったものを選択することが重要だ。今回紹介した内容やサービス資料を参考にしながら、請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがだろうか。

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