スムーズな業務遂行に欠かせない業務の可視化。サポートする業務可視化ツールを紹介

企業成長にはスムーズな業務遂行が欠かせない。そのためには業務を可視化し、問題点や改善点を見つけていくことが必要だ。今回はそんな業務可視化ツールについて紹介する。

業務可視化を推進する目的とは

業務の可視化は、業務の効率化や生産性の向上などを目的として行われる。業務可視化を活用するケースについてみていこう。

業務全体の現状を把握するために活用
部門ごとの業務の現状は分かっていても、部門横断的な連携状況などは把握が難しいケースが多い。業務全体を見渡すために業務可視化を活用する。

業務上の問題点の洗い出しに活用し改善を進める
業務の遂行に大幅な問題がある場合はもちろん、原因は不明だがスムーズにいかない業務があるような場合にも業務可視化は有効だ。各部門のどの業務で問題が発生しているのか、どのような問題なのかを具体的に知るために活用できる。

RPAの導入に向けて業務を可視化する
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションのことを指し、これまで機械による対応が難しいとされていた高度な作業を、人間に代わってAIや機械学習などを活用して自動化する取り組みを指す。PRAを導入することで業務の効率化・時間短縮が進むとされるが、導入前に業務の可視化を進めることで、業務の作業方法や手順を把握し、RPAに組み込むことが可能だ。それにより、より効果的な導入ができるだろう。

業務マニュアル作成のために利用する
業務マニュアルの作成にも有効だ。業務の可視化により、やるべきこと、流れ、イレギュラーな業務なども把握することができるため、業務フローチャートを作りやすく、マニュアル作成にも役立つ。

内部統制整備のための業務の可視化
上場企業に義務付けられている内部統制報告制度（J-SOX）には、3点セットと呼ばれる「フローチャート」「業務記述書」「リスクコントロールマトリクス（RCM）」という文書がある。財務報告の信頼性を確保するために、フローチャートと業務記述書で業務プロセスを可視化し、RCMで可視化した業務リスクの把握とコントロール方法を示す必要があり、この3点セットの作成にも業務可視化ツールは寄与する。

下記の記事では業務可視化に関係する社内情報共有のメリットやリスクについて詳しく紹介している。ぜひ一読してほしい。
企業成長を妨げる情報が社内共有されないリスク。改善方法や有効なツールを紹介

業務可視化ツールの選び方

業務可視化ツールは様々なベンダーからサービスが提供されているため、自社にあったツールを選ぶ必要がある。ここでは自社に最適なツールの選び方について紹介する。

自社の課題解決に適したツールを選ぶ
ツールには大きく分けて業務改善目的と従業員管理目的とがあり、どちらに重点を置いて課題解決を行いたいのかを検討しよう。

既存ツールとの連携が可能かどうかも確認する
自社ですでにバックオフィス業務のサポートツールなどを導入している場合、既存ツールとの連携性も確認したい。連携することで、業務の更なる自動化を進めることができ、大幅な業務時間の削減を図ることができる。

サポート内容の充実度も欠かせない
操作方法や活用方法に疑問や不明点が生じた場合に速やかに対応してくれるサポート体制の充実度も欠かせない選定ポイントだ。カスタマーサポート体制はもちろんのこと、公式サイト上でツールの利用方法を詳しく紹介していたり、セミナーを開催したりしているベンダーもある。できるだけ導入の不安を取り除いてくれるような細やかなサポートをしてくれるツールを選びたい。

業務改善に重きを置いた業務可視化ツール

業務改善に役立つツールとして開発された、おすすめのサービスを紹介する。

TimeCrowd
過去・現在を共有しながらチームの時間を可視化する「TimeCrowd」。メンバーの稼働状況を記録して見える化し、データから改善点を見つけることを可能にする。在宅勤務やテレワーク中の社員同士を繋ぐためのツールとしても有効だ。
https://timecrowd.net/

Qasee
従業員が主体となり業務管理ができる「Qasee（カシー）」は、業務だけでなく組織の問題点や課題点なども抽出し、改善方法まで示してくれるツール。AIが分析するため、分析業務に人的資源を割かなくてよいのも大きな利点だ。
https://qasee.jp/

Stock
チームの情報をストックし、業務を可視化するのが「Stock（ストック）」。シンプルな操作性で誰もが簡単に使いこなすことができ、チーム情報のストックやタスク管理が簡単にできる。
https://www.stock-app.info/

MeeCap
従業員のログ情報を収集、可視化、分析する「MeeCap」。デスクワークを網羅的に可視化するツールとして開発されており、業務のパフォーマンスの測定が容易だ。測定結果から非効率な業務を抽出し、その要因を探る手段を提供してくれる。
https://www.mee-cap.com/

業務改革クラウド
自動計算により業務工数の可視化が可能な「業務改革クラウド」は、可視化後の業務改革に重きを置いたツール。解析機能を有しているため、業務工数に関するボトルネックの発見に長けており、迅速な業務改善を行える。
https://ark.play-company.jp/

従業員管理を目的に利用する業務可視化ツール

従業員個々の業務状況やコンディションの可視化に役立つツールを紹介する。

MITERAS仕事可視化
従業員の長時間労働や業務の偏りによる不公平感を是正するためのツールとして活用されている「MITERAS（ミテラス）仕事可視化」。サービス残業や休日の隠れ業務を検知し、正しい勤怠管理ができるよう可視化する。
https://www.persol-pt.co.jp/miteras/work-visible/

Eye“247” Work Smart Cloud
パソコンの起動状況から就業時間を分析し、勤務時間と作業時間の乖離を一目で把握できる「Eye“247” Work Smart Cloud」。従業員ごとはもちろんのこと、部署ごとの集計を行うことで、働き方の改善点を可視化できる。
https://www.eye247wsc.jp/

Look me
パソコン内にソフトをインストールし、従業員の情報を正確に把握する「Look me」。従業員ごとの勤務実態や作業効率、アクセス状況、外部メディアとの接続履歴などを確認し、効率化を進めることができる。
https://inlife-liagroup.com/lookme/

まとめ

業務可視化ツールは自社の問題点を把握するために非常に有用だ。把握した問題点に対して即座に対応して改善していくことで、従業員の不満を解消し、働きやすい職場環境の構築に役立ててほしい。