2024年度版契約書管理システム導入の完全ガイド

バックオフィスのDX推進が進む中で、契約書管理システムの導入・乗り換えを検討している企業も多いだろう。この記事では、契約書管理システム導入の完全ガイドとして、契約書管理システムを導入する目的から、メリット、選定のポイント、おすすめのシステムまで網羅的に解説する。

■目次

契約書管理システムを導入する主な目的
契約書管理システムを導入する主なメリット
契約書管理システムを活用する際の注意点
契約書管理システムの有名なサービス３選

契約書管理システムを導入する主な目的

契約書管理システムの導入における主な目的には、生産性の向上・内部統制の整備が挙げられる。まずはそれぞれを具体的に見ていこう。

労働生産性の向上
契約書管理システムでは、社内の契約書を一元管理することが可能だ。これにより必要な情報を探す手間や時間を削減できる。そのため、従業員のコア業務へ割く時間が増え、労働生産性の向上が期待できるだろう。

内部統制の整備
契約書管理システムには、承認フローの構築や操作履歴が残せる機能がある。承認フローを明確にし、権限設定を行うことで契約書におけるワークフローを構築することが可能だ。また、操作履歴を残すことで、いつ、誰が承認を行なったのか後から確認することができるため、不正防止や人的ミスなどを防ぐことで内部統制の整備がスムーズに行えるだろう。

以下の記事では、契約書管理システム導入時におさえておきたい基礎知識をその目的とともに、より詳しく解説している。ぜひ一読してほしい。

●内部リンク
契約書管理システムの目的とは？管理のステップを効率化する方法

契約書管理システム導入の主なメリット

契約書管理システムの導入における主な4つのメリットを解説する。

契約書の電子対応による契約締結のスピード
紙の契約書では印刷、押印、郵送などの作業が必要で、締結までに数日が必要だが、電子契約では全てオンライン上で完結できるため、最短当日での契約締結が可能となる。もちろん、切手代などの郵便コストも削減できる。

契約書の一元管理による期限切れの事故防止
契約書管理システムでは、アラート機能を使用することで期限が近づくと担当者にメールで通知が来るように設定ができるため、ヒューマンエラーによる期限切れの事故防止が可能だ。また、期限切れの契約書をリスト化することや、自動削除設定を行えるため、不必要なデータを整理することができる。

契約書の承認フロー・アクセス制限によるセキュリティ対策
契約書管理システムでは、部署、個人単位でのアクセス制限を設定が可能だ。よって関係者以外の閲覧や誤承認などを防ぐことができ、情報漏えいリスクの低減やプライバシー保護などのセキュリティ対策になり得る。

契約書管理台帳への転記の自動化など手間の削減
契約書をシステムにアップロードすることで、自動的に契約書管理台帳へ情報が入力されるため、手作業での入力が不要になる。


つまり、契約書管理システムを導入することで、業務効率化やリスク防止が図れる点が大きな魅力といえる。以下の記事では、契約書管理システムを新たに導入するメリットについて、さらに詳しく紹介している。合わせて一読してほしい。

●内部リンク
契約書管理システムを導入するメリット・正しいサービスの選び方

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https://officenomikata.jp/document/category/1709/

契約書管理システムを活用のポイントや注意点

契約書管理システムを導入しても、適切な運用が行わなければ意味がない。ここでは、主な活用ポイントと注意点を紹介する。

契約書管理システムの活用のポイント
＜ポイント1＞分類基準を明確にする
契約書管理では、並べ方やまとめ方などの分類基準を明確にすることが重要だ。分類基準がブレてしまうと、従業員ごとに分類方法に差異が生じ、検索が困難になる。社内の規模に応じて、最適な分類方法を導入しよう。

＜ポイント2＞文書のレベル感を統一する
同一階層内において、文書のレベル感を統一する必要がある。例えば、「備品」という階層内に「名刺」「マウス」「携帯」と並んでいる中に、「Surface」という製品名があると基準がずれてしまう。なおこの場合、新たに「パソコン」フォルダを用意して、その階層内に「Surface」を格納するといい。

＜ポイント3＞MECEを実施する
MECE（ミッシー／ミーシー）とは、「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の略語で、「漏れも重複もない」という意味の造語である。例えば、書類の分類を「20代」「30代」「新卒」などとしてしまうと、「20代」と「新卒」が重複してしまう。漏れや重複が生じると検索性が低下してしまうため、MECEなカテゴライズが必要だ。

＜ポイント４＞文書の保管期限を確認する
契約書は会社法で保管年数が定められている。保管年数が過ぎたままの書類を残しておくと、管理が煩雑になってしまう恐れがある。よって保管期限を過ぎた書類が判別できるように、あらかじめ設定しておこう。

契約書管理システムの注意点
＜ポイント1＞改正電子帳簿保存法への対応の義務化
2022年より施行された「改正電子帳簿保存法」では、契約書や請求書、領収書などの国税関係の書類の電子データ保存が義務化された。契約書の電子化には、データの改ざんがされていないことや検索が行えるなどの一定の要件を満たす必要がある。このため、タイムスタンプ、電子署名、本人確認などが行える改正電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するといい。

＜ポイント２＞インボイス制度への対応の義務化
2023年より施行されたインボイス制度による電子取引についても、前述した「改正電子帳簿保存法」に対応する必要がある。そのため、インボイス制度に対応しているシステムか事前に確認しておこう。


以下の記事では、実際に契約書管理システムを導入する際の注意点についてより詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてほしい。

●内部リンク
文書管理の分類方法。契約書管理システムによるDXの注意点


https://officenomikata.jp/coverage/14896/

契約書管理システムの有名なサービス3選

ここからは、おすすめの契約書管理システムを３つ紹介する。各サービスについては以下の記事でも詳しく記載した。これらのサービス以外にも特徴的なサービスも紹介しているので参考にしていただきたい。

●内部リンク
契約書管理システムとは？2023年版のおすすめサービス11選-

■クラウドサインSCAN

●特徴
「クラウドサインSCAN」は契約書のスキャンから書類情報の入力、データのインポートを代行してくれるサービスだ。もちろん、「クラウドサイン」との連携にも対応しており、拡張性についても「kintone」や「freee」など100以上のサービスと連携ができるため、社内稟議のワークフローの整備を進めやすい。

●料金プラン
【Light】月額10,000円
【Corporate】月額 28,000円
【Enterprise】要問い合わせ

●URL
https://www.cloudsign.jp/related/scan/

■BtoBプラットフォーム契約書

●特徴
「BtoBプラットフォーム契約書」は電子契約に関する基本的な機能を搭載している。オプションでワークフロー機能も利用でき、社内稟議をクラウド上で処理することが可能だ。また、見積・契約・受発注・請求を同一IDで管理できるため、電子商取引全般を網羅的に整備することができる。

●料金プラン
【シルバープラン】月額料金10,000円～
【ゴールドプラン】月額料金30,000円～
※無料プランあり

●URL
https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

■freeeサイン

●特徴
「freeeサイン」は文書の作成、締結、管理という一連のプロセスをオンラインで完結できるシステムだ。最新のセキュリティ技術が日々アップデートされて導入されているほか、テンプレートも豊富ですぐに業務体制を整えることができる。また、カスタマーサポートが手厚く、ユーザー側だけではなくクライアント側への使い方サポートも行っている。

●料金プラン（法人向け）
【Lightプラン】月額4,980円
【Light Plusプラン】月額19,800円
【Pro/Pro Plusプラン】月額50,000円～
【無料プラン】有

●URL
https://www.freee.co.jp/sign/

契約書管理システムの導入は慎重に。一括資料DLで各サービスを比較
契約書管理システムは複数の部署にまたがるため、関連部署の意見や現状のワークフローを踏まえて導入を検討する必要がある。サービスごとに機能や特徴は多様なため、社内で抱える課題を洗い出し、複数社を比較した上で導入に踏みきろう。

オフィスのミカタでは、契約書管理システムの一括資料請求にも対応している。自社に適した契約書管理システム選定にぜひ役立ててほしい。

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