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駆け込みインボイス対応は損! 請求?支払い?課題解決型DXで勝ち組に!【株式会社ROBOT PAYMENT】

2023.09.04
オフィスのミカタ編集部【PR】

迫りくるインボイス制度や電帳法改正の対応で、焦燥感に駆られる企業は多いだろう。しかし法対応で早急にシステムを導入するよりも、一つずつ課題を解決する対策をとる方が最適な経理DXになると、株式会社ROBOT PAYMENTの藤田豪人氏は話す。決済代行で14000社以上の導入実績を持つ同社が考える、腰を据えた経理DXについて伺った。

経理業務は意識改革から。困りごとを表面化することから始める

法の改正に伴って経理業務は改革を求められている。限られた時間の中で何から対応すればいいのかと焦る会社は多いだろう。藤田氏は「インボイス制度や電帳法の期限が近づいて焦って対応すると、どうしても制度対応のためのシステム導入になります。課題を洗い出して解決するための対策をしていかなければ、のちに業務フローを根本から見直すことになりかねません」と話す。

請求業務は、イレギュラーも多く、関係する部署も多岐にわたるため、どこから手を付けたらいいか分からないという声が多いようだ。

「インボイス制度対応のためのシステム導入をすると、かえって業務が煩雑になることがあります。なぜなら、請求書はお金を回収するために発行するものであり、制度対応のための請求書発行ではないから。現場に目を向けると毎月発生する未収金、個別管理をしなければいけない売掛債権、エクセル等への転記ミスが発生するなど、困りごとが顕在化しているにもかかわらず、その困りごとが当たり前と思い込んであきらめている人が多いのです」と藤田氏。

経理業務を効率化や自動化できる手段を知らない人が多いという。「意識改革が必要。今の業務が大変ではなくても、まずはチェックリストを実施してほしい」と話す。なぜなら課題を一つずつ表面化させることが経理DX実現の第一歩だからだ。

「次に、解決していく方法を探していきましょう。解決法はこれではないかと思ったら一度試してみることが大切。そこからどう進めていくかを一緒に考えていく。ここが本当のスタートです」

請求書発行、支払い、催促など面倒な業務を一つずつ課題化

「経理業務は面倒なもの、と諦める必要はありません。Excelなどの請求書データさえあれば、システムに入れるだけで請求書の発行は自動化され、送付される状況が実現します」(藤田氏)

課題の一つとして挙げられる、社内から請求関連の質問が多いこともシンプルに解決できる問題だと藤田氏は続ける。

「クラウドサービスを利用すれば、見せたい情報と見せたくない情報を分けることができます。必要な情報を共有することで、営業担当者はお客様対応のためだけに、ただ確認をするような無駄な質問をしなくて済むようになります」

請求方法やスケジュールを顧客単位で設定する、他のシステムと連携するなどの課題も、難しいことではない。

「インボイス制度、電帳法によって、今までPDFで請求書を受け取っていた会社が、『保管のために紙に戻して欲しい』ということが起こりうる。請求書の送り方を発行元が決められない時代に変わるんです。これらの問題もシステムで一括管理すれば柔軟に対応できます。また請求書単位で送付方法の変更も可能になります」

他にも例えば、人的ミスや不正を防げるためIPO 準備に役立ったり、法改正時もシステムが自動で対応するなど、導入のメリットは大きい。「法対応は、しなくてはいけないルールです。システムを入れることで対応が完了できるならその方が楽ですよね。そこで生まれた時間を社内整備に活用した方が建設的。時間の使い方を変えるいい機会になります」

経理のまるなげで新規参入 事業継続、社員の負担削減へ

事業拡大、売上増加など、会社の業績が伸びていくのは喜ばしいこと。しかし、それに伴って請求業務や営業の催促業務、与信審査など、負担の重い業務も加速度的に増えがちだ。

「与信審査や債権管理、催促などは最も面倒な業務。特に催促は、営業担当者にとって本来の業務にも影響が出て、売上にも直結する負荷の高い業務です。しかし、営業がやらなくてもいいように、別の人材を確保するのはコスト高になる。ならば、そういう業務全てをまるなげするのも解決策の一つでしょう」

具体的にまるなげとはどういうことなのか。「債権管理と与信・請求業務を全てやらなくてよくなることを意味します。与信審査から請求・集金・入金消込・督促業務まで、取引先とのやりとりすべてを代行会社が担うので、未収金の催促も必要ありません。売掛金は100%保証するので、新規事業や顧客対応もスピーディーに進められます」。負担が軽くなった分、本来の業務で実力を発揮できるのが、大きなメリットだ。

未収を防ぐには決済手段の見直しと自動化が有効

長い間経理の悩みの種であるのが、未収金だ。「未収金の一番の理由は、手続きが漏れていたなど、うっかりが多い。解決法はシンプルです。決済手段を口座引き落としやクレジットカード払いに変更し、システムを一元化すること。そうすれば、請求書発行システムと決済がつながり、自動的に処理されます。支払い方法や回数、契約内容など顧客ごとに異なる管理も、自動化によって確実に代金を回収できるようになります。もちろん、セキュリティは3Dセキュアを導入しているので、リスクも回避できます」

最後に「法対応が早急に必要だから、システム化を進めましょうという訴求を見かけますが、かけこみはおすすめしません。一旦はインボイス制度対応の請求書を発行できる状態を作るまでで止めましょう。腰を据えて課題解決に見合ったシステムの導入を考えたほうが結果的に経理業務負荷の削減になります。“急がば回れ”です」

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