失敗しないRPAは小さく導入し徐々に拡大！　バックオフィス業務を一挙効率化【アスニカ株式会社】

どの業種業態でも日々のルーティンワークに時間を取られ、本来の業務に集中できないという課題はつきものだ。RPAをその解決手段に検討する企業は多いが、ツールを導入するだけでは改善に至らないことも多い。その点、アスニカ株式会社では自社ツールの提供や、企画から保守までトータルでRPAシステムの導入をサポ―トしている。代表取締役の原戸陵至氏にRPA導入の効果や将来像について伺った。

小さく導入し徐々に拡大！　セミオーダーはアスニカの強み

──バックオフィス業務ではどのような悩みが寄せられますか。

漠然と「業務を自動化したい」と考えている企業は多く、どこから手を付けていいのか分からないとおっしゃることがほとんどです。実際に話を伺うと、本当は自動化できるのに諦めていたり、自動化できることを知らなかったりするケースもあります。具体的な悩みでいえば決済関連の悩みは多いですね。お客様の決済が通らないときの与信や問い合わせ対応を手作業で行っているのはもったいないです。

──提供しているソリューションについて教えてください。

業種業態に関係なく、セミオーダーでRPAのシステムを提案し、企画から保守までサポートしています。お客様が自動化したい内容をヒアリングすると局所的なサポートになってしまうので、まずは業務全体を把握させてもらうことから始めます。

また、RPAの導入で一度にすべてを自動化しようとすると、失敗につながりかねません。まずは自動化すべき業務を洗い出し小さく導入し、徐々に拡大していくようにしていただいています。

──「何だか業務が多い、でもどこを自動化すればいいか分からない」というあいまいなオーダーも解明してもらえるのですね。

はい。RPAのツール提供までがサービスの範囲というケースを多く見ますが、私たちの強みは導入のための業務の洗い出しから設定、保守まで対応できることです。つまりお客様は私たちのRPAが導入されたら、そのあとは実行データが失敗していないかを確認するだけでいいわけです。もし失敗したとしても、私たちに連絡をいただければすぐに修正します。もちろん導入前の打ち合わせの段階で、うまく実行できなかったときの対応などは伝えています。

例えばある企業では、名刺交換などで顧客情報を得たときに、3つの営業システムに別々に、手作業で入力していました。手間のかかる作業なのでそのためにパートタイム勤務の方を雇い、人件費として月8万円かかっていたそうです。それが当社のツール導入により、毎月3万円で自動入力ができるようになりました。

また人を雇うとなると「教育が必要」です。特に属人化しているから引き継げないと考えているような業務の場合、「教育にかかる手間が負担だから手放せない」と考えている人が大半です。しかし私たちのサービスを利用し、業務をRPAに移行できれば、教育の必要がなくなります。属人化していると思われている業務でも、手放せるようになるのです。

──「教育」の負担は確かにありますね。目に見えるコストの削減も重要ですが、時間的にも削減率は高いですか。

先ほどとは別な企業の例ですが、問い合わせ対応や決済の与信、Googleフォームから自動でデータを集計するなど、さまざまな業務を自動化した結果、1カ月で3000時間もの業務時間を削減した事例があります。

ただし大切なのは削減できた時間ではなく、新たに生まれた時間をどのように使うか、です。社内の業務整理が進み、組織が健全な状態になることは、貴重な資産を得たことになると思います。

RPAは業務の棚卸という大事な役目も果たしている

──RPAツールを導入できないケースはありますか。

基本的にどの業種業態でもインターネットに接続されていればRPAは実現できるのですが、システムが特定のパソコンにインストールされているものは導入が難しいです。また、インターネット上でもログインに二段階認証があるとロボットがログインできないため、特定のアカウントのみ設定を変えてもらうなどの必要があります。

効果的に導入を進めたいときは、事前にルーティンワークにどのくらいの時間を割いているのかを洗い出しておくとよいです。たとえ15分の作業でも、1年で考えると大きな時間となります。

つまり、RPAの導入は業務の棚卸にもつながります。よくRPAを導入するにあたり、日々のルーティンワークを見せてもらうのですが、前任から行っていたからという理由で続けている業務は多く存在しますし、そうした業務は整理したほうがいいですよね。

IT導入補助金を利用して利用コストを下げることも可能

──サービスを利用する際の期間とコストを教えてください。

期間は、お客様のヒアリングから実装、テストまでで1.5～2カ月。費用に関しては1ロボット（1つの業務効率化）につき初期費用が15万円で、その後は月額3万円の費用がかかります。満足度は高く1ロボットのみの契約のお客様は10％ほどしかいません。

また「IT導入補助金」が利用可能で、起業家支援事業者である株式会社SoLabo（ソラボ）さんと協業することが決定し、IT導入補助金の複雑な申請をサポートできるようになりました。SoLaboさんはIT導入補助金採択のノウハウをお持ちですので、必要な資料作成をサポートしていただけます。また、採択後のレポートもSoLaboさんがサポートしてくれるため、安心して導入できます。

RPA導入は目的ではない　生まれた時間の使い方を考える

──今後の展望をお聞かせください。

成長中の企業はもちろんですが、本業に集中したいと感じている企業の皆様には、ぜひ導入してほしいです。その際に意識していただきたいのが、RPAの導入は目的ではなく、RPAの導入により生まれた時間をどのように使い、どうなりたいのかを考えるということです。生まれた時間により本業に集中できて企業が潤えば、世の中も潤っていくと私たちは考えています。

AIの登場によってさらに自動化の幅は広がりました。今後はRPA×AIにより、完全に近いオートメーションも実現させようと思っています。

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