2024年度版ビジネスフォン・クラウドPBX導入の完全ガイド

従来、社内で使用する電話にはビジネスフォンを用いていた。それに代わる手段として、近年導入する企業が増えているのがクラウドPBXだ。しかし、クラウドPBXとはそもそもどんなものなのか、クラウドPBXの導入を考えているけれどもどんなメリット・デメリットがあるのかわからないという人もいるだろう。そこで、ここではクラウドPBXとは何か、どんなメリット・デメリットがあるのか解説する。

目次

●クラウドPBXとは
●クラウドPBXのメリット
●クラウドPBXのデメリット
●クラウドPBXサービスの選び方
●クラウドPBXの製品比較。資料を一括ダウンロード

クラウドPBXとは

まず、PBX（Private Branch Exchange）とは電話交換機・機内交換機などと呼ばれており、企業内に設置して外線との接続や内線同士の通話など、社内の電話を制御する機器のこと。

従来のPBXはハードウェアを購入して利用するものであり、拠点の数が増えるなどに応じて購入する必要があった。しかし、拠点の数や社員の増減に合わせてPBXを購入するのはコストがかかってしまう。そこで、PBXの機能をクラウド上で実現したのがクラウドPBXだ。

近年はこのクラウド型を導入する企業が増えており、インターネットが利用できる環境であれば社内機はもちろん、スマートフォンでも内線利用や外出時の内線受電が可能となる。ちなみに、クラウドPBXと接続できる電話機はSIP端末、ソフトフォン、モバイルフォンが挙げられる。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXを導入することで得られるメリットはたくさんある。ここで確認していこう。

ビジネスフォンを購入する必要がない
クラウドPBXを導入するメリットとしてやはり大きいのが、ビジネスフォンを購入する必要がないという点だ。ビジネスフォンを導入するにあたっては、数十万円の予算が必要となる。それに、オフィス移転時には移設工事も必要だろう。それだけでなく、会社の規模が大きくなり、支店の数や社員数が増えたときもそれに合わせてPBXを追加購入し、それに伴った工事も必要だった。しかし、クラウドPBXは専用のアプリをダウンロードするだけで使用できる。さらに、設定に関しても従来のPBXは移転や増員に応じて業者に設定を依頼する必要があったが、それに対してクラウドPBXはインターネットで権限などの設定を変更するだけのため、設定の手軽さの面でも優れている。

会社にいなくても代表電話が使える
従来のビジネスフォンだと、代表電話に電話がかかってきたときは秘書などがいる会社ではいったん電話を切って折り返す、もし電話対応できる人がいない場合は帰社後に電話を確認するなどして対応する必要があった。それに対して、クラウドPBXならアプリをインストールしているスマホを持ち歩いていれば、出先でも代表電話番号で発信・着信が可能だ。

番号の変更をしなくてもいい
電話システムを変えるとき、電話番号も変えなければいけないことがある。その場合、取引先などに電話番号の変更を通知しなければいけないのが面倒だ。クラウドPBXなら、NTTの固定電話・光電話で取得した番号ならそのまま引き継ぐこともできる。

運用コストの削減になる
前述したように、従来のPBXは導入するだけでも数十万円の費用が必要になるケースも。それに加え、オフィスの移転や支店の開設、社員の増加などに合わせてPBXを追加購入し、それに伴った工事をする必要があるため、費用も莫大な金額になりがちだ。しかし、クラウドPBXならプライベートの携帯に専用アプリをダウンロードするだけで社用携帯として使えるため、コストを大幅に抑えることができる。

内線通話なら世界中どこでも無料で使える
海外と電話でやり取りをすることが多い企業だと、通話料が高くなることは避けられない。しかし、クラウドPBXなら内線通話であれば世界中どこにいても無料で、しかも音質も落ちることがない。そのため、海外に支店がある企業は、特にクラウドPBX導入によって月々のコスト削減のメリットを受けられるだろう。

コールトラッキングが可能となる
コールトラッキングとは、電話のアクセス解析のことを言う。誰がいつどこに電話をかけたかを把握することで、その情報をマーケティングに活かすことが可能だ。クラウドPBXの場合、システムが細かく着信履歴を記録してくれる。そのため、複数の電話番号を取得しておけば、どんなことをきっかけに自社のどんなサービスを受けるために電話をかけたのかなど、コールトラッキングが可能となる。
以下の記事ではクラウドPBXを導入することのメリット・デメリットについて詳しく解説している。ぜひ一読してほしい。
ビジネスフォン・クラウドPBXの導入のメリット・デメリット

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXにはメリットだけでなく、デメリットもある。デメリットを理解せずに導入してしまうと、後になって後悔してしまうだろう。そこで、後悔がないようにクラウドPBXのデメリットも把握しておこう。

ネット環境に通話の品質が右されやすい
クラウドPBXの通話の品質は、ネット環境に左右されやすいという特徴がある。そのため、通信環境が悪いと音声の質が低下してしまうというリスクを伴う。特に社員のアクセスが多くなりやすい昼間の時間帯は内線が繋がりにくくなってしまう可能性も考えられるだろう。それだけでなく、クラウドPBX側に問題がなくても、社内のインターネット環境に問題があることで音質が低下し、通話内容が聞き取れないという事態が起こってしまうこともある。そのため、クラウドPBXを契約する場合はまず社内のインターネット環境を確認した上で契約する必要があるだろう。回線の契約内容を確認し、許容通信量を増やすことで改善することは可能だ。

特殊番号にはかけられない
クラウドPBXは緊急通報用電話番号への通話が不可能となっている。そのため、「110」や「119」の番号にかけることはできない。また、0570から始まるナビダイヤルにもクラウドPBXは対応しておらず、発信できない。しかし、社用の電話からナビダイヤルや緊急通報用電話番号にかけることはあまりないだろう。とはいえ、もしこれらの番号に電話をかけるような場面があっても、そもそも個人のスマホを使用すれば良いため、この点に関してはあまり気にする必要はないと言えるだろう。

なお、以下の記事ではクラウドPBXを導入方法や注意点についてより詳しく解説している。ぜひ一読してクラウドBPXへの理解を深めてほしい。
ビジネスフォン・クラウドPBXシステムの導入方法や注意点

クラウドPBXサービスの選び方

クラウドPBXサービスを比較・検討する上で確認すべきポイントついていくつか紹介する。

なお、以下の記事ではクラウドPBXのサービスの選び方についてより詳しく解説している。ぜひ一読してほしい。
クラウドPBXの保留転送や電話会議も可能なサービス・ツールの選び方

通話品質・音質を確認する
クラウドPBXの通話品質・音質はインターネット環境に依存する。そのため、利用するクラウドPBXや利用する環境によっては、通話品質、音質が安定しない場合がある。もちろんインターネット回線の環境を改善することで対応することも可能であるが、サービス自体の通話品質・音質への取り組みは事前に確認をしておきたいポイントの一つだ。

企業規模に合った料金設定か確認する
クラウドPBXは初期費用が抑えられる代わりに、月額料金がかかるタイプのサービスがほとんどだ。月額料金は、主に社員数に応じて課金されるタイプと、社員数が増えても料金が変わらない回線数に応じて課金されるタイプがあり、電話業務量の形態と量に応じて、比較検討するべきだろう。なお、社員数が少なく、外出中の通話も多用しないようなビジネスや企業の場合には従来の電話回線を利用するコストとの比較検討も視野に入れよう。

自社で使いたい電話番号が利用可能か確認する
クラウドPBXはサービスによって利用可能な電話番号に違いがあるにせよ、多くのベンダーで提供される電話番号の設定で困ることは少ないと考えられるが、念のため以下のような観点を事前に確認しておくとよいだろう。

【自社で使いたい番号を設定できるかどうか】
・市外局番の選択肢は多いかどうか
・会社で使用中の電話番号を引き継いで利用できるかどうか
・フリーダイヤル回線（0120）の番号を使うことはできるかどうか

セキュリティ対策は十分か
インターネット回線で受発信を行うクラウドPBXはビジネスフォンとは異なり、ネットワーク攻撃などセキュリティ対策が必要不可欠だ。ファイアウォールや通信の暗号化などサービス自体のセキュリティ対策に加え、ベンダーがISMS認証やプライバシーマーク認定企業かどうかなど、自社のセキュリティ要件に適しているかどうか確認をしよう。

なお、実際に提供ベンダーごとにクラウドPBXのサービスの特徴は異なる。これまで紹介した選び方のポイントを参考に、どのようなサービスがあるのかを確認することで、利用イメージや導入のメリットもつきやすくなる。

以下の記事ではクラウドPBXのおすすめサービスを主要ベンダーや用途別に詳しく紹介しているため、ぜひ一読して欲しい。
主要クラウドPBXサービスを徹底比較｜企業規模・用途別におすすめサービスを紹介

クラウドPBXの製品比較。資料を一括ダウンロード

クラウドPBXの導入にはデメリットもあるが、それ以上にメリットがたくさんある。特に社内に在宅ワーカーが在籍していたり、数年単位で定期的に会社の移転を考えていたり、海外支店があるなど海外とのやり取りが多い企業には特にクラウドPBXがおすすめだ。クラウドPBXを導入し、手間なくより便利な環境を整えてほしい。

なお、以下 のページでは、ワークフローのサービス資料の一括請求が可能となっている。
ぜひこの機会に、自社にあったツールを活用したワークフローの整備を行ってほしい。

クラウドPBXのサービス比較・無料資料ダウンロード