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保留転送や電話会議も可能なクラウドPBXサービスの選び方と主要サービスを紹介

2021.10.13

従来のPBX(電話交換機)をクラウド化することで、IP電話や携帯電話、PCを利用したソフトフォンなどの多様な端末でビジネスフォンのような内線・転送機能を利用できるクラウドPBX。テレワーク下でもビジネス用番号で発着信ができるだけでなく、社員間通話の内線化および通話料の削減、複数拠点での電話会議も可能だ。

コロナ禍によってテレワークも推進される中で、社内外のコミュニケーションにはどこの会社でも課題を感じている昨今。クラウドPBXは会話がしやすい環境を整えてくれる有効なツールと言えるだろう。
そこで本記事では、クラウドPBXの導入のメリットや主要サービス、導入時の注意点などをご紹介する。テレワーク対応やコスト削減の一貫としてぜひ導入を検討してみよう。

クラウドPBX導入のメリット

まず初めに、クラウドPBXを導入するメリットを4つ説明しよう。

ビジネスフォンの機能をそのままでコストダウンができる
1つ目は、ビジネスフォンで利用していた内線通話や転送、保留などの機能はそのままにコスト削減が図れる点だ。クラウドPBXの場合、PBX(主装置)などの機器購入が不要な上に、IP回線を利用することで通話料も通常よりも大幅に削減できる。

既存の電話・通信システムからの導入変更の手間が抑えられる
2つ目は導入に手間がかからない点があげられる。導入時に社用の端末をわざわざ用意する必要がなく、回線の設定もブラウザから利用者自身で行える。また既設のビジネスフォンもIP電話に対応していればそのまま使うことが可能だ。

企業のサービス形態に即して顧客対応に必要なフローを構築できる
3つ目は、顧客対応を効率化する便利機能が備わっている点だ。例えばコールセンターなどで活用されるIVR(自動音声応答システム)機能や、担当部門ごとに着信を割り振るグループ着信機能などもクラウドPBXには搭載されている。

CTI機能で顧客情報の管理・運用ができる
もう1つクラウドPBXで着目したいのがCTI機能だ。CTIとは、電話とPCやシステムと連携されるシステムのこと。CTIを活用することで、顧客管理システムと連携して着信時に顧客情報を表示するポップアップ機能や、通話録音機能も利用できる。コールセンターだけでなく営業などの顧客接点が多い部署にはありがたい機能だ。

クラウドPBXとIP-PBXの違い

従来のPBXとクラウドPBX以外にもう1つ、その中間にあたる存在としてIP-PBXがある。

IP-PBXはPBXのIP電話機版。ハードウェア型だけでなくソフトウェア型もあり、複数拠点の場合でも1セットのPBXでカバーできるメリットがある。
クラウドPBXと比較すると、IP-PBXで利用できる端末はIP電話機に限られる点と、ソフトウェア版であっても自社でサーバーの管理やアップデートなどの運用の手間がかかる点が大きな違いだ。
テレワーク対応に適した電話環境を素早く整えたいならクラウドPBXが最適だと言える。

主要クラウドPBXサービス

ここからは主要なクラウドPBXサービスを紹介していこう。コールセンター向けに充実した機能を備えたものから、シンプル・低価格なものまでさまざまなサービスがある。自社に適しているサービスはどれか見極めてほしい。

◆ ひかりクラウドPBX
「ひかりクラウドPBX」はNTT東日本が提供するクラウドPBXサービスだ。スマートフォンに専用アプリをインストールすれば、スマホの内線化や代表番号での発着信が可能に。また既存のPBXやビジネスフォンとの併用も可能だ。ただし、ひかり回線専用のシステムのため、外線を利用する際にはひかり電話の契約が必要になる。
https://business.ntt-east.co.jp/service/pbx/

◆ BIZTEL
クラウドPBXのパイオニアで国内シェアNo.1を誇るのが「BIZTEL」だ。コールセンター向けの「BIZTEL コールセンター」、ビジネスフォンの代替に適した「BIZTEL ビジネスフォン」などのサービスを提供している。「BIZTEL ビジネスフォン」の料金はライトプラン(内線番号数40、同時通話最大10)で初期費用55,000円、月額利用料23,100円。さらに着信ポップアップなどのオプション機能も充実している。
https://biztel.jp/

◆ Arcstar Smart PBX
「Arcstar Smart PBX」はNTTコミュニケーションズが提供するクラウドPBX。大きな特徴としては、外線サービスの「Arcstar IP Voice」と組み合わせることで、ビジネス専用の050番号を取得することができ、NTTコミュニケーションズのIP電話サービスとの通話が無料になる点。営業などで外線利用が多い場合にはぜひ導入を検討したい。
https://www.ntt.com/business/services/voice-video/voip/smartpbx.html

◆ トビラフォンCloud
「トビラフォンCloud」は使いやすさとコストパフォーマンスの高さが魅力のクラウドPBX。設備投資は不要で、初期費用33,000円、基本セット(外線番号数1、内線番号数5、外線同時通話2)の月額利用料3,300円。さらに、内線だけでなくトビラフォンCloud間の通話やNTTコミュニケーションズグループのIP電話サービスとの通話も無料になる。
ただし、現在利用している電話番号は利用できない点には注意が必要だ。
https://tobilaphone.com/biz/cloud/

◆ MOT/TEL
「 MOT/TEL(モッテル)」は累計導入実績20,000社の実績を持つクラウドPBXサービス。ネットFAXやグループ着信、チャットなど多彩な機能を搭載しながらも使いやすく、さらにトップクラスの高音質を誇る。料金も20内線までのスタンダードプランで初期費用32,780円、月額4,378円と格安。既存の番号をそのまま使うことも可能だ。
https://www.mot-net.com/mottel

クラウドPBXの導入・活用方法

さまざまなPBXが提供されている中で「どれが自社に適しているのか」と悩まれる方も多いだろう。選定にあたっては導入の目的を明確にすることが重要だ。ここでは主な導入・活用方法を3つ紹介しよう。

電話業務のテレワーク対応
1つ目は電話業務のテレワーク対応だ。3密に陥りやすいコールセンターのテレワーク対応を進めたい企業や、リモートワーク導入に向けて代表電話の応対や社員間通話に課題を感じている企業も多いだろう。
クラウドPBXには外線に強いサービスや、代表電話などの外線着信の転送機能が充実しているものなどさまざまな特徴がある。業態や日頃の利用状況に合わせて適したサービスを選ぼう。

受電業務の効率化
2つ目は受電業務の効率化だ。IVR(自動音声応答システム)による振り分けやグループ着信による取次業務の削減で、業務の効率化を図ることができる。CTIによるポップアップ機能なども活用すればさらに効果的になるだろう。
受電業務の効率化を目的とするなら、こうした便利機能が備わっているか、どこまで基本機能でカバーできるかなどをチェックしながら選定すると良い。

BCP対策
3つ目は副次的効果としてBCP(事業継続計画)対策にも役立つという点だ。コロナ禍だけでなく、災害大国の日本ではいつ緊急事態に遭遇するとも限らない。BCP対策においては連絡手段の確保は重要項目だ。その点、クラウドPBXなら物理的な機器が要らず、個人のスマートフォンで電話業務を続けることができるため、有効な手段と言えるだろう。

クラウドPBXサービスを導入する際の注意点

最後に、クラウドPBX導入にあたって注意しておきたいポイントを3つ紹介する。クラウドPBXに限らずIP電話に特有の問題ではあるが、利用時に戸惑うことがないように頭に入れておこう。

特殊番号に電話ができない点
クラウドPBXの利用時はかけられない番号がある。110番や119番などの緊急通報や、フリーダイヤル、0570や0990などの特殊番号へは発信ができないことを覚えておこう。

停電などの緊急時に弱い点
インターネット環境を利用する都合上、オフィスが停電した場合には、通話はできなくなる。ただし、内線化したスマートフォンはモバイルデータ通信や公共のwifiを利用して通話をすることは可能だ。

通信環境に音質が依存する点
クラウドPBXの最大の弱点と言えるのは、音質がインターネット環境に依存する点だ。地下や障害物がある環境では音声が途切れたり、ノイズが入ったりすることもある。また、複数人が同時に接続したり、PCで動画を再生しながら通話をしたりすれば通信が重くなり、音声が聞き取りづらくなることもある。

まとめ

コロナ禍が続きテレワークが広まる中で、電話業務も見直しが求められている。社外とのやり取りだけでなく、社員間でも会話ができる環境を整える意義は大きいだろう。
クラウドPBXサービスなら通信環境さえあればすぐに導入ができ、コストを含め導入しやすい点が大きな魅力。
通信環境に依存するという問題はあるものの、クラウドPBXを導入することで享受できるメリットは大きいだろう。今回ご紹介したサービスを中心に、ぜひ資料を見ながら自社の導入目的や業務形態に合うサービスを見つけてほしい。

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