「バックオフィス業務テレワーク実態調査」半数以上が「完全出社」していることが明らかに。

　クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」を販売する、株式会社イスプリ（本社：東京都千代田区、代表：水野稔）は、従業員数300名以下の企業の総務・人事部に勤めている方を対象に、バックオフィス業務におけるテレワークの実態調査を実施した。

バックオフィスの半数以上が「完全出社」

　「ご自身の会社のテレワーク導入状況を教えてください」と質問したところ、52.4%が「完全出社」、36.6%が「一部テレワーク」、11%が「完全テレワーク」と回答した。

　テレワークが完全に取り入れられていない理由を具体的に調査したところ、下記のような声が挙げられた。

　・郵送物の対応など、会社にいないとできない業務があるから
　・決済や銀行との交渉などで窓口へ行く必要があるため
　・契約書や個人情報などリモートでできない業務があるから
　・テレワークでできる仕事がない
　・紙ベースでの決済書類が多いから

テレワーク導入のカギは「紙とハンコ文化」の解決

　「テレワーク導入に向けてバックオフィス業務の課題を教えてください」と質問したところ、最も多かったのは「請求書や領収書などの書類の処理」で47.3%、次いで「テレワークに必要なシステムの導入」が44.1%、「データや情報管理などのセキュリティ面」が42.0%、「適切な労働管理」が29.9%、「ネット環境の整備」が29.4%、「適切な人事評価」が17.3%と続いた

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文書管理の半数以上が「紙とデータの混在」

　「現在、文書管理はどのようにしていますか」と質問したところ、最も多かったのは「紙とデータ管理が混在している」で58.4%、次いで「主に紙で管理している」が18.7%、「主にデータで管理している」が15.4%、「文書管理システムを利用している」が4.6%、「各々で自由に管理している」が2.8％と続いた。

　紙とデータ管理が混在していては、出社が必要となり完全にテレワークを行うことは厳しいことがわかる。

　また、「文書管理でデータ管理に切り替えたいものを教えてください」と質問したところ、最も多かったのは「経理書類」で50.9%、次いで「社内保管文書」が38.3%、「契約書」が37.8%、「人事資料」が32.1%、「申込書など顧客からの文書」が28.3%、「履歴書」が20.5%と続いた。

「データ化の手間」が障壁に

　「テレワーク導入に伴い文書管理はデータ管理する必要がありますか」と質問したところ、78.9%が「はい」と回答した。

　また、「文書をデータ管理する際に障壁となっていることを教えてください」と質問したところ、最も多かったのは「データ化の手間」で41.6%、次いで「管理方法の煩雑さ」が25.3%、「セキュリティ面での不安」が19.0%、「属人的な帳票管理」が11.3%と続いた。

システム移行しづらい理由は「顧客情報」

　「現在の機密情報の保持及び管理方法の状況を教えてください」と質問したところ、20.2%が「全くできていない」、20.4%が「個人判断でシステムまたはサーバーで管理」、37.6%が「一部権限設定されたシステムで管理」、21.8%が「全て権限設定されたシステムで完全に管理」と回答した。

　また、「機密情報の保持及び管理方法が完全にシステム管理できていない理由を教えてください」と質問したところ、最も多かったのは「顧客情報があるため」で31.5%、次いで「システムが複雑でイマイチ理解できていない」が25.3%、「外部から基幹システムにアクセスさせたくない」が22.3%、「基幹システムが止まるリスクがあるため」が16.6%と続いた。

　実際に機密情報の保持及び管理方法ができずに起きたトラブルとして下記のような声が挙げられた。
　・他に部署の人間が誤ってデータを流出させてしまい、業務に支障が及んだ
　・社内秘の情報を漏洩しそうになったことがある
　・紙の情報をファックスで漏らしてしまった
　・社内での機密事項も一般社員にアクセスされる

まとめ

　新型コロナウイルスによって働き方が変化していく中で、バックオフィスも管理体制や働き方を変えていく必要がある。そのためにも、文書管理や機密情報の保持方法などを今一度見直す必要があるのではないだろうか。

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