郵便物を任せて総務のテレワークを実現　「クラウドメール室」α版先行導入企業の募集開始

　オフィスの郵便物をデジタルに管理するクラウドアプリケーション「オフィスでトドケール」の開発・運営を行う株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表：野島剛）は、総務のテレワーク・在宅勤務を可能にする遠隔メール室運営サービス「クラウドメール室」のα版の先行導入企業を東京23区内にオフィスを構える企業を対象に募集する。

総務のテレワークを実現

　【郵便物処理を最適化「オフィスでトドケール」】
　2020年9月23日にリリースされた「オフィスでトドケール」は、在宅勤務中であっても、オフィスの郵便物を確認できるよう、郵便物を通知・管理するクラウドアプリケーションである。

　【郵便管理を全て代行「クラウドメール室」】
　10月27日に提供を開始する「クラウドメール室」α版は、総務やメール室における郵便物管理をすべて代行し、総務・メール室のテレワークを可能にする。

　クラウドメール室では、下記の業務を行うことができる。
　・郵便物対応をすべて代行
　・「オフィスでトドケール」により、郵便物はすべて通知・管理
　・郵便物受け取り方法は、転送・PDF化・オフィスでの受取りから選択
　・「オフィスでトドケール」で郵便物の状況を共有
　・オフィスへの郵便物の配送・回収

　「クラウドメール室」の導入により、下記のような効果が期待できる。

　1、人件費の削減・書類電子化への準備
　メール室では郵便物をポストから回収する作業から、各部署への仕分けなど業務が煩雑化している。クラウドメール室では、ポストからの回収・仕分け・通知の作業までを遠隔で代行し、メール室の運営にかかる人件費を大幅に削減することを可能にする。郵便物の量に比例する従量制の料金体系となっているため、書類を電子化し、郵便物を減らすことで費用も削減する。

　2、テレワークの効率化
　テレワークを導入したにもかかわらず、郵便物を受け取るためだけに出社することが課題となっている。クラウドメール室では、届いた郵便物や配送物をラベルと全体像を写真に収めて通知し、希望に応じて転送やPDF化を行う。

　3、総務のテレワークを実現
　緊急事態宣言の発令により、テレワークを導入する企業が増える中、総務担当者がテレワークを実施することは難しかった。今後は、出社をしない状況でも滞りなく業務を遂行できる環境整備は有用である。

新しい働き方をサポート

　同社では10月27日から「クラウドメール室」のα版サービスの先行導入企業を募集する。対象企業は、東京23区内にオフィスを構える企業限定であるが、企業規模は問わないという。「総務・メール室の郵便物処理の工数をゼロにしたい」、「テレワーク在宅勤務の郵便物対応をしてもらいたい」と考える企業をサポートしていく。

まとめ

　新型コロナウイルスの感染拡大は、これまでの働き方を大きく変えてきた。在宅勤務やサテライトオフィスの活用など、働く場所も多様になり、柔軟な働き方が進んでいる。一方で、郵便物や配送物のために出社を余儀なくされるケースも多く、課題となっている。長引くコロナ禍の新たな働き方を実現するために、「クラウドメール室」の活用を検討してみてはいかがだろうか。

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