文書管理システム「活文Contents Lifecycle Manager」フコク生命の紙書類を75％削減

　株式会社日立ソリューションズ（本社：東京都品川区、取締役社長：星野達郎）は、富国生命保険相互株式会社（本社：東京都千代田区、代表：米山好映）に文書管理システム「活文Contents Lifecycle Manager」を導入し、紙書類の75%を削減できる見込みであることを発表した。

文書管理のデジタル化でオフィスを有効活用

　東京都千代田区に内幸町本社と、千葉県印西市に千葉ニュータウン本社を置くフコク生命は、2021年3月に内幸町オフィスの移転を予定しているが、各種手続き書類を紙のまま保管していたため、資料の共有が困難であった。資料を積み重ねた高さは4,000メートル以上にもなり、オフィス移転に伴うペーパーレス化が課題となっていた。

　そこでフコク生命は、幅広い業種における文書管理で多くの実績を有し、システムの拡張性や検索スピードにも優れている「活文Contents Lifecycle Manager」を導入した。

システムの導入効果

　1、業務文書の情報共有とオフィススペースの有効活用を実現
　スキャンした紙書類の電子ファイルを登録する際に「活文Contents Lifecycle Manager OCRオプション」でテキスト情報を抽出するとともにファイル管理ルールから個別開発したプログラムで文書属性情報を抽出し、スムーズなデジタル化を支援。

　2、きめ細やかなアクセス制御で業務文書を安全管理
　ダウンロード権限のない利用者の場合、閲覧環境に文書を残さない「活文Contents Lifecycle Manager Document Viewer Option」のダウンロード抑止機能で二次流出のリスクを回避する。

まとめ

　フコク生命の事務企画部副部長、齊藤賢氏は以下のようにコメントしている。
　「当社が重視した検索スピードと検索のしやすさで、『高速検索オプション』を提供している『活文』に優位性がありました。また、これまでの実績から、日立グループの信頼性についても高く評価していました。
　構築段階での段取りから稼働後のサポートまで迅速かつ丁寧に対応してくれたことも感謝しています。今回のプロジェクトでは、文書管理の専門家がアクセス権に対する多様な要望を整理してくれたことも文書管理基盤の有効活用につなげることができると考えています。今後もグループウェアとの連携やデジタルツールの活用により文書管理基盤の利用範囲を拡大し、文書の活用や業務改善を支援いただくことを期待しています」

　「活文Contents Lifecycle Manager」はアクセス制御や、必要な情報を高速で検索できる機能なども備えているため利便性も高いと言えるであろう。紙書類のデジタル化を促進することで、柔軟な働き方の実現にも近づいていくのではないだろうか。

＜PR＞