日程調整ツール「eeasy」、高度なルールでの担当者自動アサインが可能に

株式会社Ｅ４(所在地：東京都千代田区、代表取締役社長：杉本 太一朗)は、運営する日程調整ツール「eeasy」(イージー)において、「担当者の自動割当て機能」をバージョンアップし、AND条件、OR条件を組み合わせた「高度な割当てルール」での制御を可能にした。

担当者の割当を自動化

「新規商談」や「採用面接」では、複数メンバーの中から１～2名を選抜し、選抜された担当者が商談・面接を担当する、といういわゆる「担当者の割り当て」が一般的に行われている。

「自動割当て機能」は、この担当者の割り当て業務を、日程調整と同時に自動完結させられる機能である。担当者は、常にスケジュールの空いているメンバーから自動選抜され、予定のダブルブッキングが発生することはない。

従来機能でも、複数メンバーの中から「誰か１人」に割り当てることはできたが、今回のバージョンアップにより、「AND条件」「OR条件」を組み合わせたルールであれば、どんな割当てルールも設定可能になった。これにより、「チームをアサインする」「複数チームからそれぞれメンバーを選抜する」といった高度な自動割当てもできるようになった。（※割当て優先順なども設定可能）

活用例

・営業アポ： 営業部と技術部から１人ずつ出し、『２人チーム』で商談を担当する
・営業アポ： ある１つのチームに商談を割り振る
・営業アポ： 新人の商談には先輩が同席する
・採用面接： マネージャ８名の内、２名で面接する
・採用面接： 事業部長が常に面接。人事部の誰か１人も同席する

日程調整ツール「eeasy」

Googleカレンダー・Outlook予定表と連携することで、空き日程を自動判定し、ビジネス上の日程調整を自動化するサービス。ビジネス上の「ほぼ全てのシチュエーション」に対応できる日程調整機能を備えており、機能の充実度は業界トップレベルを誇る。また、機能の充実度や使い勝手の良さだけでなく、eeasyが実施している高度なセキュリティ対策も数多くの上場企業・大企業に評価され、すでに東証一部上場企業を始めとする10,000社以上に導入された。

対応できる日程調整シチュエーション（一部抜粋）

・ユーザー個人の調整
・社内同席者を含めた調整
・社内メンバーの代理調整
・３社以上での調整
・Web会議の調整 (Web会議URLの自動発行)
・会議場所の同時調整 (訪問・来客時など)
・説明会・セミナーの予約受付
・ルール設定による担当者自動アサイン

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まとめ

Q日程調整は思わぬ労力・時間を要することもあり、ツールの活用で自動化が進めば業務効率化へとつながるだろう。

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