「Charlotte」従業員とのコミュニケーションサービス「Charlotte POST EE」を提供開始

株式会社ユー・エス・イー（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：吉弘 三男）が提供する、社会保険・雇用保険の電子申請を支援するクラウドサービス「Charlotte（シャーロット）」は、公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」を拡張し、従業員から書類の回収が可能なサービスを3月3日より提供開始する事を発表した。

開発の経緯

公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」を提供する際に、労務担当者からこのコロナ禍において従業員とのやり取りに関する課題の相談が多く寄せられた。例えば、普段なら育児休暇中の方から相談の電話が寄せられるが、在宅作業だとそもそも相談の電話を受けられず、会社から出社規制が出るなか出社して対応する必要があるとのこと。メールリングリストなどを作り、一斉に通知するにも、育休の対象者は変化するため、メーリングリストの変更手続き等も大変だ。企業によっては休職中の社員が会社メールを閲覧できない場合も考えられる。また、担当者もコロナ禍にテレワークで申請業務を対応しようとする中、手続きに必要となる添付書類をメールで受け取っていたが、メールで受信する資料が膨大となり、資料管理が煩雑化し、生産性が上がらず困っているとの相談もあった。

そこでこれらの課題を解決するべく、今まで企業から従業員への情報提供サービスである「Charlotte POST」を更に拡張し、従業員への連絡通知、添付資料の依頼から回収までを簡単に行える「Charlotte POST EE」の開発に至った。

【Charlotte POST EE】３つの便利な機能

●社会保険申請に必要な添付ファイルの提出依頼～添付までを自動化・電子化
　　・労務担当者は通常手続きの際に簡単操作で従業員へ添付ファイルの提出依頼
　　・従業員は依頼が来たらスマホで写真を撮ってアップ
　　・労務担当者は提出状況を一覧で確認。届いてない資料の確認・催促も簡単
　　・確認した資料をワンクリックで手続きに添付
●ライフイベント（育休、退職など）の対象社員にだけ一斉にお知らせ通知が可能
　　・Charlotteの管理機能から対象者が自動で抽出されるので管理が簡単
●従来のCharlotte POSTの機能を全て網羅
　　・公文書の自動通知
　　・社員一人ひとつのPOSTの設定だけでなく、支店や店舗単位の集合POSTも作成可能
　　・公文書以外のファイルでも送付可能

まとめ

「Charlotte POST EE」による従業員と企業との情報収集・配布の電子化は、国が進める社会保険業務のDX推進に大きく貢献し、企業のさらなる業務効率化の一助になることだろう。

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