クラウド契約業務サービス「Contract One」が共有範囲グループ設定機能を追加

Sansan株式会社は、クラウド契約業務サービス「Contract One」に、「共有範囲グループ設定機能」を追加したことを発表した。社内の全ての契約書を一元管理しながら、内部統制を強化し、契約情報漏洩などに伴うリスクを管理できる体制構築を後押しする。

機能追加の背景

コロナ禍の影響によってリモートワークを導入する企業が増えた事や、デジタル庁の重点項目に契約分野が挙げられていることなどを背景に、電子契約サービスの活用など契約業務のデジタル化が加速している。一方で、取引先の要望や法律の定めなどにより、紙の契約書をすぐに廃止することが難しく、多くの企業で、紙やPDF、電子契約書が混在した状態で運用されている。契約管理が複雑化し、企業の契約業務における新たなリスクとなっている。

Contract Oneは、混在する電子契約書や紙の契約書を正確にデータ化し、あらゆる契約書の一元管理を可能とするクラウド契約業務サービス。これまで各部署で管理していた契約書を全社で一元管理することで、紛失や更新漏れ、多重契約の締結による予期せぬ費用負担といったリスクを適切に管理することが可能になる。

一方で、資本提携や人事関連など、特殊な契約内容においては、全社員で情報共有することでインサイダー取引や契約違反などのリスクが高まることから、取り扱いを一部の役員や社員に制限している契約書も存在する。そうした機密性の高い契約書については、通常と異なる管理方法を採用する企業も多く、契約管理のさらなる複雑化につながり、リスク管理上の課題となっている。

そこで今回、企業内の全ての契約書の一元管理を可能にするため、「共有範囲グループ設定機能」を開発した。

機能概要

「共有範囲グループ設定機能」は、機密性の高い契約書の公開範囲を特定のグループに制限できる機能。Contract One上で機密性の高い契約書を取り扱う場合に、閲覧権限のある社員を登録した「グループ」を作成し、該当グループのみに限定して契約書の公開範囲を設定することで、閲覧権限のない社員は該当契約書にアクセスできなくなる。

グループは、部署単位であっても、案件単位であっても任意で作成することが可能で、一人が複数のグループに属することも可能。グループ内のメンバーはいつでも入れ替えることができるため、部署異動等が発生した場合でも、柔軟に公開範囲を変更することができる。そのため、長期的に機密性の高い契約書を安全に管理することができる。

まとめ

本機能の追加により、機密性の高い契約書の公開範囲を限定することが可能となった。活用を検討してみては？