業務マニュアルの満足度は3割程度　分かりやすいマニュアルにするためには【フィンテックス調査】

36年以上の「マニュアル作成」の実績を有する株式会社フィンテックスは、事前アンケートで「勤め先に業務マニュアルがある」と回答した20代の男女500名を対象に、業務マニュアルのわかりやすさや、課題点について調査した。調査結果の概要について紹介する。

マニュアルの更新頻度と見る頻度

本調査では「普段使っている業務マニュアルの更新頻度はどのぐらいですか？」との問いに「不定期（41.0%）」「4~6か月ごと（16.0%）」が上位の回答となっている。同社は「更新はない（15.6%）」も含めると、5割以上の会社が、更新タイミングのルールを明確にしていないと指摘した。

続いて、業務マニュアルを見る頻度については「2～3か月に1回程度（22.2%）」が最多に。次いで「月に1回程度（19.2%）」「1年以内には見ない（19.2%）」が同率で続いた。

業務マニュアルへの評価

本調査は「あなたが新人教育を受けた時に使用された業務マニュアルはわかりやすかったですか？」との問いに「マニュアルが利用されたが、わかりにくかった（35.4%）」と「マニュアルが利用され、わかりやすかった（35.0%）」がほぼ同率の結果となったことを明らかにしている。新人教育の際に約7割の会社が業務マニュアルを利用していることがわかるが、一方で同社は、マニュアルを利用したからといって、新人教育がわかりやすくなるわけではないと指摘した。

また、現在使用している業務マニュアルへの評価は「50点（27.6％）」「51～75点（24.2％）」が上位に。「100点」は全体の4.6%であり、95％以上がマニュアルに対して何らかの課題を感じていることが明らかになった。

わかりやすいマニュアルにするには

続いて本調査では、わかりやすいマニュアルの為にもっとも重要だと思うものを尋ねた。その結果「最新の状態がアップデートされていること（26.4%）」「文字のみではなく画像や見出し・動画で読みやすく工夫がされていること（22.2%）」「具体例が分かりやすくまとめられていること（20.6%）」が求められていることが判明。

また、現在使用しているマニュアルで不足していると思う項目については「最新の状態がアップデートされていること（27.2%）」「初級者編、応用編など対象者に向けて明確に作られていること（27.2%）」「具体例が分かりやすくまとめられていること（24.2%）」「文字のみではなく画像や見出し・動画で読みやすく工夫がされていること（22.0%）」がほとんど横並びの結果となっている。

同社はこれらの結果から、現在の業務マニュアルで不足していると感じていることが、そのままわかりやすい業務マニュアルを作るための重要な項目につながっていると分析した。

さらに「今後もマニュアルを活用したいですか？」との問いには73.2％が「活用したい」と回答したこともわかっている。

調査概要

調査日： 2024年2月7日
調査対象地域： 全国
調査機関： Freeasy
調査方法： オンラインアンケート調査
調査人数： 500名
調査対象： 現在のお勤め先に業務マニュアルがあると回答した20代の男女
出典元：「400社以上のマニュアル作成の実績を誇るフィンテックス」

まとめ

本調査ではマニュアルについて約95％が何かしらの課題を抱えながらも、7割以上が「今後も活用したい」と考えていることがわかった。わかりやすい業務マニュアルにするためには「最新情報へのアップデート」「文字以外での読みやすさへの工夫」「わかりやすくまとめられた具体例」などが求められていることも明らかになっている。

わかりやすいマニュアルは、社員教育や業務の効率化、生産性の向上にも効果が期待できる。また、誰もがマニュアルを見れば業務を行うことができれば、属人化を防ぐためにも有効だろう。本調査結果を参考に、自社のマニュアルが有効活用できているか、改めて見直してみてはいかがだろうか。