【ビジネスにおける帳票郵送業務に関する調査結果】約7割が郵送とデータで送付も郵便料金値上げで約半数が郵送中止を予定

アドビ株式会社（本社：東京都品川区、社長：中井陽子）は「ビジネスにおける帳票郵送業務」に関する調査を実施。2024 年の秋に郵便料金の値上げが予定されていることを受け、国内の会社員500 名（フロントオフィス業務担当者250 名、バックオフィス業務担当者250名）を対象に、郵送業務の状況を調査した。調査結果の概要をお伝えする。

約7割が郵送とデータで重複送付 紙書類の使用頻度「毎日」が約半数

同社によれば、紙の見積書や請求書、領収書を使用していると回答した291 名のうち85.6%が、印刷や郵送業務を行っていることがわかった。また、そのうち69.5％が、印刷・郵送業務の前後に同じ書類をPDF などのデジタルファイルとしても重複して送っているという。

なお、年齢別では、重複して送っている割合が20 代では78.8％、30 歳以上では61.1％と、20 代が他と比べて17.7%高く、デジタルファイルの扱いに差がうかがえる。

また、紙の書類の使用頻度については、全体の87.4%が「週に1日以上」49.6%が「毎日」と回答した。デジタル化により印刷を減らせる／なくせると思う業務は「見積書／請求書（36.9%）」が最多であった。

約7割が配送トラブルの経験あり 半数以上は今後郵送業務を削減予定

続いて同社は、請求書や支払い確認書の郵送が遅れたことで業務進行や締め切りに支障が生じる、あるいは業務が中断するなど、郵送物の配送に関連した時間的制約が業務の進行に影響した経験について、全体の68％が「経験あり」と回答したことを明らかにしている。

また、紙の書類を印刷して郵送している量としては「11通～100通ほど（49％）」「1通～10通ほど（31.7％）」「101通～1000通ほど（15.3％）」「1001通以上（4％）」となっている。印刷・郵送業務にかける時間については「3時間以上」が62.2％にものぼった。

また、2024年の秋に予定されている郵便料金の値上げが実現した場合、見積書や請求書、領収書などの郵送業務について「とても削減すると思う（16.8％）」「どちらかというと削減すると思う（35.2%）」と、合わせて半数以上の52.0％が削減する意向を示している。

郵便料金の値上げが実現した場合の具体的な影響については「紙での郵送回数の減少（55.4％）」「紙での郵送の廃止（53.8％）」「デジタル管理の実施・管理ツールやソリューションの導入（30.4％）」が多く挙げられた。

調査概要

「ビジネスにおける帳票郵送業務に関する調査」
調査方法：インターネット調査
実施対象：500人（デスクワーカーとして働く20～59歳の男女＜バックオフィス業務担当者（労務・総務・法務、経理・財務・会計、人事）、フロントオフィス業務担当者（広報、企画・マーケティング、営業、営業企画・営業推進・営業支援）、250名ずつ均等割付＞）
調査期間：2024年2月28日～2024年3月3日
出典元：アドビ、「ビジネスにおける帳票郵送業務」に関する調査の結果を発表（アドビ株式会社）

まとめ

本調査結果によれば、9割近くが紙帳票を印刷・郵送しており、そのうちの約7割はデータでも重複して送付していることが明らかになった。コストも時間も余分にかかることになり、物価高や人材不足が多くの企業で課題となる中、ペーパーレス化の推進は重要な取り組みと言える。

今秋には郵便料金の値上げが予定されており、本調査でも約半数がそれをきっかけに郵送業務を削減する予定と回答している。本調査結果も参考に、今後の方針について改めて検討してみてはいかがだろうか。