三井倉庫BP、紙と電子文書の一元管理を実現する「なんでも書庫」提供開始

三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社（東京都港区、代表取締役社長：百留一浩。以下、三井倉庫BP）は、紙文書と電子文書の一元管理を可能にする新サービス「なんでも書庫」の提供を開始したことを発表した。

複雑化が進む情報文書の保管・管理を一元化

今回スタートした「なんでも書庫」サービスは、三井倉庫グループが長年培ってきた保管に関するノウハウと、セイコーソリューションズ株式会社（本社：千葉県千葉市、代表取締役社長：関根淳）が開発した電子契約ソリューション「かんたん電子契約（※1）」を活用。紙文書と電子文書の一元管理を実現するという。

三井倉庫BPではサービス提供の背景として、企業が保有する情報文書の保管・管理やセキュリティー強化のニーズが高まっていることや、電子帳簿保存法への対応の必要性などを挙げ、情報文書の保管・管理手続きが複雑化していることを指摘している。

そうした中、同社は混在する紙・電子文書から、必要な情報をスピーディーに取得できる高い検索性を備え、電子契約ファイルおよび契約に付随する紙文書を、契約締結から保管に至るまでワンストップ対応可能な、文書管理ツール・管理システムが求められているとして、本サービスの提供に至ったという。

※1　かんたん電子契約forクラウド（セイコーソリューションズ株式会社）

紙も電子も同一環境で閲覧可能

「なんでも書庫」では、紙も電子も三井倉庫グループで一元保管し、同一環境での閲覧が可能となっている。電子帳簿保存法に準拠した検索キーや、自由な検索項目の追加指定も可能だ。また、紙文書の保管紙においてはAI-OCRを活用した解析による全文テキスト化により、電子文書との連携を強化。電子化をはじめとする同社のBPOサービスと組み合わせることで、より効率的な業務運営とコストの削減、安全な文書管理を実現するという。

また、電子文書にはタイムスタンプが押印され、預けた日時時点での存在と非改ざんが証明できる。そのほか「紙／電子の文書保管」に対し「電子契約の締結機能」が付属で装備される。

まとめ

ペーパーレスやDXの取り組みが普及する一方で、現状でもさまざまな紙文書が使われている。紙文書と電子文書とでは保管場所や管理方法が異なり、管理業務に課題を抱える企業も少なくないだろう。

こうした課題を解決すべく提供されているさまざまな書類保管サービスには、管理コストの削減、オフィススペースの有効活用など、色々なメリットがある。課題を感じている企業においては、料金や保管単位、特色などを考慮・比較しつつ、自社に合うサービスを選定してみてはいかがだろうか。

サービス概要：なんでも書庫（三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社）