「ビジネス雑務」が負担、特に負担を感じている年代は「40代」　RECEPTIONIST調査

株式会社RECEPTIONIST（本社：東京都目黒区、代表：橋本（大宮）真里子）は、全国の会社員400名に、日程調整などの「ビジネス雑務」に関するアンケートを実施した。「日程調整」「受付対応」「会議室管理」といった業務は働き方の多様化が進む中でも欠かせない業務として存在し、その中にはアナログな手法も多いと同社は指摘。これらの「ビジネス雑務」と呼ばれる業務を、ビジネスパーソンはどのように捉え、どの程度の時間を費やしているのかなどを明らかにした。

調査概要

調査対象：全国20-60代の顧客対応業務をする一般社員＋経営者・役員（男女）
調査方法：インタビュー調査
有効回答数：400
調査実施日：2024/10/19～2024/10/20
調査機関　：アクセンチュア株式会社
パネル提供元：GMOリサーチ&AI株式会社
出典元：40代に忍び寄る”隠れ業務負担”　全世代最多の6割が日程調整や会議室管理など「ビジネス雑務」を負担と回答（株式会社RECEPTIONIST）

最も時間を要するビジネス雑務は「日程調整」

同社は「あなたは週に何分程度、以下のビジネス雑務を対応することがありますか？」との質問に対する回答から、平均して日程調整に71.7分・受付対応に66.3分・会議室管理に37.7分の時間を割いているとの結果を報告。ビジネスパーソンが一番時間を割いているビジネス雑務は「日程調整」で、月に換算すると4.7時間、ビジネス雑務全体では月に11.7時間も費やしていることが明らかになった。

また「普段の業務で以下の業務を行っていますか？」という質問を世代別に分析した結果、日程調整については全世代でほぼ同じ割合で実施していることが判明している。一方で、受付対応や会議室管理については20〜40代の約半数がこれらの業務に関わっているが、50代以上では関与する割合が3割程度にとどまるという。

同社は「それぞれの業務に対し、どの程度負担に感じていますか」と世代別で調査。「負担である」「やや負担である」と回答した割合が最も高かったのは「40代」であったことを報告した。

さらに「日程調整、会議室予約の遅延が経営や意思決定の遅延に繋がった経験はありますか。」という質問には、40代の75％が「よくある」「ときどきある」と回答しており、経営にも影響が及んでいることが明らかになった。

まとめ

先日オフィスのミカタでは、株式会社スタメンによる「中間管理職の負担に関する実態調査」にて報告された、中間管理職の多くが負担の増加を実感しているという調査結果を紹介した。今回株式会社RECEPTIONISTが実施したビジネス雑務に関する調査においても、中間管理職を担うことが多い40代に業務が集中しており、その影響が経営にまで及んでいることが明らかになっている。

ビジネス雑務と呼ばれる細々とした業務の負担により、本来注力すべき業務に影響が及んでしまっては、本末転倒とも言える。どのように効率化していくか、ツールの導入や職務分掌の見直しなど、この機会に改めて考えてみてはいかがだろうか。

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