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郵便DX。オフィスに出社しなくてはいけない理由No1の郵便物対応を軽減するためには?

2021.08.04

前回のコラムでは、オフィス縮小によって起きている会議室の不足を解決するスペースDXについてご紹介しました。
今回は、テレワークを推進している企業にとってアキレス腱となっている郵便物対応についてどう向き合うべきか。郵便DXについて詳説していきます。

郵便物対応が原因でオフィスに出社していませんか?

 4度目の緊急事態宣言を機に未だにオフィスへ出社しないとできない業務を再度洗い出している企業も多いかと思いますが、今回は進んでいない郵便物に着目します。

 郵便物は、同じくオフィス出社の原因となっているハンコや電話と違ってアナログなものをデジタル化するにはどうしたらいいかというデジタルパッチフェーズの議論も進んでいません。

 郵便物は、1947年に制定された郵便法によって定められて役務提供されており、デジタル化を推進するためには多くのハードルが存在する。
一方で郵便物対応のために出社する比率は高く、総務の方に絞ると1番の理由が郵便物対応になってしまっています。(引用:月刊総務アンケート)

 郵便物対応を受け取る際と送る際に分けて、それぞれテレワーク推進後にどんな悩みが出てきているのか整理したいと思います。
受け取る作業に関しては、郵便物を仕分け後に郵便を受け取る人がオフィスに不在であるケースが増えたということです。

 このことにより、受け取る方はいつ出社するかどうやって渡せばいいかという悩みが圧倒的に増えました。場合によっては重要書類は再送する場合もあり得ます。送る作業に関しては、今までオフィスにいたので封筒や切手があり紙も印刷できましたが、家でのテレワーク環境下では封筒や切手もなければ、最近は年賀状もオンラインで完結できてしまうのでプリンターも存在しない家も増えており紙の印刷も一苦労になってしまいます。これらの悩みは、皆さんの大事な時間を泥棒する名もなき仕事の典型例となってしまいます。

 

予想以上に時間がかかっている郵便物対応。

 日常の業務で郵便物対応にどれくらいの時間をかけてしまっているか、常に把握されている企業は多くありません。さらに、その状況に加えてテレワーク推進後に出てきた課題に対して何も打ち手を実施していないと、総務の方や従業員の方が徐々に名もなき仕事に本業を侵食されていってしまいます。名もなき仕事を見つける作業において大事なのは、頻度が少ないので従業員の方が我慢してやってしまっていることがないかを見つけていくことです。細かい時間も全体に関わることであれば驚く数字になってしまいます。

 前章でも触れましたが、テレワーク推進による労働環境の分散起因で発生してしまう名もなき仕事が要注意です。郵便物に関連する名もなき仕事を一度棚卸ししてみてください。これにより意外とかかってしまっている時間に気づくことができると思います。

郵便物に関する 名もなき仕事チェックリスト 例
郵便物に関する 名もなき仕事チェックリスト 例

 

進んでいない郵便DXをどうやって実現すればいいのか?

 いくつかニューノーマルな働き方に対応したクラウドサービスのカテゴリーをご紹介していきます。

1.デジタル郵便発送SaaS

 デジタル郵便発送SaaSとは、ファイルをアップロードし、差出人・宛先を入力するだけで、文面印刷・宛名印刷・封筒詰め・切手貼り付け・発送・配達までを一括で行う、郵便発送サービスです。
 
 これにより、テレワーク中にプリンターや切手がない自宅環境でも実際の郵便物をEメールのように発送することができます。また、企業で利用しやすいように社内での経費精算がしやすくなっている機能もあります。

2. 郵便物仕分け、受け取りSaaS

 郵便物仕分け、受け取りSaaSは、郵便物を受け取った方が郵便物の写真を撮り、その写真データを社内で共有してどんな郵便物が届いたのか誰宛の郵便物なのかを確認できるサービスです。まだ発展途上ではありますが、宛先の住所を別に用意するなどして企業の代わりに郵便物を受け取って写真を撮って共有してくれるサービスもあります。

 

 今回のコラムでは、オフィス出社の原因となってしまっている郵便物に関する課題を、どうやって対策するのかについて新たなキーワードをご紹介しました。

 これから郵便DX推進をする上で再度ツールの利用を見直していただき、従業員の苦痛やあなた自身の悩みを減らすためにどう改善していくのが良いかということにトライしていただきたいと思います。

 引き続き今後のコラムでは、どんな手段があるか、それぞれ手段を進めていく際にどんなことに気をつけなくてはいけないかといったことについて触れていきます。

 リクエストなどあれば、私がやっているビジネスコンシェルジュツールMamoru Bizに問い合わせいただければと思います。