企業のセキュリティを守るために　パスワード管理ソフトのメリットとは

企業で導入されている多くのシステムがクラウド化することで業務の効率化に繋がっている。しかし、クラウド化によって管理しなければいけないパスワードも増えている。企業の情報を守るうえでパスワードの管理は重要だ。そこでここでは、企業のパスワード管理ができるパスワード管理ソフトの6つのメリットについて解説する。

1.パスワード管理ソフトのメリット

パスワード管理ソフトは安全に複数のパスワードを管理するのに便利だ。しかし、Excelなどを利用してパスワードを管理する場合と比べてどのようなメリットがあるのだろうか。そこで、パスワード管理ソフトを利用する6つのメリットを見ていこう。

1-1.システムごとに設定できる
複数のシステムを使用するうえで、パスワードが増えすぎてしまうことは多々あるだろう。そこで発生する問題がパスワードの使いまわしだ。全てのパスワードを記憶するのは難しく、仕事で使用しているパスワードだけでなく、プライベートで使用するパスワードも全て同じものにしてしまっている人は少なくない。それに、パスワードを覚えられないがために「12345678」や自分の誕生日など簡単に予測できるようなものに設定してしまっている人もいる。サイバー攻撃の1種としてこの心理を突いた「パスワードリスト攻撃」というものが存在しており、1つのWebサービスでパスワードの流出が発生した際に他のWebサービスにしらみつぶしに流出したログイン情報を入力して侵入されるということがここ数年で多数発生している。

そこでパスワードリスト攻撃を防いで安全性を保つためには、サービスごとにパスワードを設定する必要があるだろう。パスワード管理ソフトなら複数のサービスのパスワードを一か所にまとめて管理するので、覚えられないような複雑で長いパスワードでも忘れてしまう必要が無いうえ、安全に保管・利用することができる。

1-2.暗号化できる
昔はディスプレイの横にパスワードを付箋で貼っている人も多かった。しかし、肩越しにパスワードを見られてしまい、本来Webサービスにアクセスする権限が無い人がアクセスできるようになってしまうことから、付箋でのパスワード管理は辞めるべきだろう。それ以外にもメモ帳にパスワードをメモして管理している人もいるが、この場合、メモ帳を出先で失くしてしまったり、他の人に見られてしまったりする可能性もある。実際にパスワードをはじめとする情報の流出はサイバー攻撃よりもこのようなヒューマンエラーの方が圧倒的に多い。

デジタルデータでパスワードを管理しようとしても、パスワードが記載されているExcelファイルの誤送信やUSBメモリーの流出、ウイルス感染した端末からのデータの盗み出しなど、流出のリスクはある。そこで万が一情報が流出しても簡単に解読できないように中身がわからないようにする手段が「暗号化」だ。パスワードを安全に管理するにあたっては外部に流出した時に備えて、内容を解読できないように暗号化を行っておくべきだろう。そこでパスワード管理ソフトなら、万が一パスワードが流出しても暗号化されているので安全に管理することができる。

1-3.集中管理できる
例えば全ての社員が合鍵を持っている場合、誰か1人がカギを紛失しただけで鍵の交換と全職員への新しい鍵の発行が必要となってしまう。デジタルデータでも、アカウントを共有していたり、逆に全員のログイン情報が異なっていたりするが、どちらの場合でも誰か1人の情報が漏れてしまっただけで新しいパスワードを通知する必要が出てくるだろう。そこでこのようなリスクを避けるために企業でパスワードを保管・管理するにあたっては、集中管理をする必要がある。そこでパスワード管理ソフトを使えば、パスワードを登録し共有することで鍵を一箇所で安全に保管・管理できるようになる。

1-4.アクセス制限が可能
パスワードを集中管理するとしても、例えば社内システムやサーバーなどはシステム部の職員だけが把握しておくべきだろう。このように、複数人でパスワードを管理するには必ず権限を管理し、許可を与えられている人のみがアクセスできるようにすべきだ。例えば社員の個人情報や採用情報など人事情報を収納した棚を全ての社員が簡単に見られる状態になっていると、問題になるだろう。パスワード管理においても同様であり、本来データを書き換える権限が無い人が勝手にデータを書き換えたり、業務に必要ないデータを勝手に閲覧したりする可能性がある。

したがって、全てのパスワードを全ての利用者が利用できるのではなく、利用者の役割に応じて適切な権限管理を行う必要があるだろう。そこでパスワード管理ソフトを使用すれば、個人・グループ単位で権限を付与することができ、上記のトラブルを避けることができる。

1-5.安全に保全できる
パスワード管理ソフトを導入するメリットとして大きいのが安全にパスワードを管理することができる点だ。1箇所で複数のパスワードを集中管理していても、パスワードが失われないようにデータを適切に管理しなければ意味が無い。例えばパスワードを紙に書いて保存する場合、その紙を紛失してしまったり、オフィスが火災で焼失してしまったりしてパスワードが消失し、管理しているパスワードを再発行したりアカウントを1から作り直したりしなければいけなくなってしまうだろう。このような事態を防ぐためには、オフィスで管理するだけでなく、耐火金庫にも同じ内容が書かれた紙を保管する必要があるだろう。

データの場合でも同様で、パスワードが消失してしまった時に備えてUSBなどに保存するなどして遠隔地に保管しなければいけない。しかし、USBやディスクなどに管理する場合、記録媒体自体が使えなくなってしまう可能性も0ではないうえ、保管している場所が遠隔地だと万が一パスワードが消失した際にすぐにパスワードを使うことができないだろう。そこでクラウド管理タイプのパスワード管理ソフトなら、必要なデータが全て堅牢なデータセンターに保管される。したがって、手間をかけることなく安全にパスワードを保管することが可能となる。

1-6.利便性も実現できる
厳重に鍵の管理をしすぎると、利便性を損なうことがある。例えば鍵を利用する際に申請書が必要だとすると、急いでその鍵を使いたい時に不便だ。したがって、仕事の邪魔にならないように権限が与えられているパスワードは簡単に利用できるようにしておくことも大切だ。例えばセキュリティの確保のために個々のPCへのパスワード保存を禁止している企業は多いが、そこでパスワードを利用したい時にパスワードが探しにくかったり、その都度ID・パスワードをコピー・貼り付けたりと面倒な手間が発生してしまう。それにパスワードを探すことが面倒であるが故にこっそりパスワードをメモする社員が出てきてヒューマンエラーによる流出のリスクも高くなる。

やはりパスワードを探すだけという簡単な作業に無駄な時間はかけたくないだろう。そこでパスワード管理ソフトにはパスワードの検索機能とオートフィル機能が用意されていることから、必要な時に1クリックで簡単にログインできる。したがって、パスワード管理ソフトは業務効率化にも繋がると言えるだろう。

パスワード管理ソフトを使おう

システムのクラウド化によって、企業のパスワードを人間の手のみで管理するのは難しくなってきた。そこで複雑なパスワードを管理するにあたって便利な手段がパスワード管理ソフトだ。パスワード管理ソフトを使うことで、安全かつ必要な時に簡単にパスワードを替えるようになるので、ぜひパスワード管理ソフトを導入してみてほしい。