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【2021年度版】バーチャルオフィスを比較。レンタルオフィスとの違いも解説

2021.08.27

コロナ禍によってリモートワークの促進が進む中で、全社リモートワーク導入に踏み切る企業が増えるなど、従来のような固定のオフィスを持つ必要性が薄れてきている。またコロナによる業績不振で、固定費の見直しを行っている企業も多いのではないだろうか。

そこで今注目を集めているのが、バーチャルオフィスやレンタルオフィスといったオフィス形態だ。そこで本記事では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いや、それぞれのおすすめ事業者を中心に紹介していく。リモートワークを推進している企業はぜひ参考にして欲しい。

最適なサテライトオフィスの形態とは

初めに、サテライトオフィスとして利用されるバーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについて説明しよう。

■ バーチャルオフィスは登記住所だけあればよい法人向け ■
バーチャルオフィスとは、物理的なスペースを持たない仮想のオフィスとして住所借りができるサービスだ。事業上の住所として名刺などに記載できる他、郵便物の受け取り・転送や電話やFAXの転送などを行ってくれる。

会議室などの打ち合わせスペースを利用できるケースもあるが、固定のデスクやスペースはないため、全社リモートワークを導入している企業など、登記用の住所だけあれば良い法人に向いたサービスとなっている。

■ レンタルオフィスは執務・会議スペースも欲しい法人向け ■
一方のレンタルオフィスは、専用のスペースを月額でレンタルできるサービス。通常のオフィスよりも比較的小さく、すでに造作されているスペースを借りられることが特徴だ。

スペースの割に賃料が割高になるのは避けられないが、初期費用を抑えてスモールビジネスを始めたい方や、これまでの広いスペースを解約して定員数名の小さなオフィスに切り替えたい企業に適していると言えるだろう。

バーチャルオフィスを選ぶ観点

ここからは、バーチャルオフィスとレンタルオフィスそれぞれの選ぶ際の観点と、おすすめ事業者を紹介する。まずはバーチャルオフィスを選ぶ際にチェックしておきたいポイントを5つ挙げていこう。

①犯罪に利用された登記住所でないこと
1点目は、その住所で犯罪が行われていたり、公序良俗に反する企業が利用していたりといった履歴がないかどうかだ。取引先や見込み客が自社を調べた時に同一住所に犯罪歴が出てくるとなれば悪い影響を与えかねない。

②事業用口座を開設できる与信があること
2点目は、そのバーチャルオフィスの住所を利用して、事業用の口座を開設できるかどうかだ。中にはバーチャルオフィスの住所を利用していること自体をNGとしている銀行もあるが、バーチャルオフィス利用でも法人口座を開設することは可能だ。
ただし、上述のように犯罪履歴のある住所などの場合は口座開設を見送られるケースも出てきてしまう。
契約前に、法人口座を開設した実績があるかどうか運営者に確認しておくと安心だ。

③郵便物の受け取り・転送ができること
3点目に、郵便物の受け取り・転送が可能かどうかもチェックしておきたい。
・受け取りをしてもらえる郵送物の種類
・自分で取りに行く時の対応方法
・転送サービスは基本サービスとして行われているか
・転送の頻度、回数等の条件
などについて事前に確認をしよう。

④法人電話の番号も取得できること
4点目は名刺等に記載できる固定の電話番号提供を行っているかだ。バーチャルオフィスによって、電話番号は提供していないケースや転送のみ対応しているケース、電話秘書サービスで受付代行まで行ってくれるケースなどがある。自社の要望に合わせて選ぶようにしよう。

⑤賃料コストが安いこと
最後の5点目はコストパフォーマンスの確認だ。
バーチャルオフィスの月額利用料の相場は1,000円未満〜数万円とかなりの開きがある。立地のネームバリューやサービスの充実度なども考慮して、価格を比較しよう。

おすすめバーチャルオフィス提供事業者

数多あるバーチャルオフィス提供事業者の中でも安心して利用できるおすすめの3社を紹介しよう。

❖ サーブコープ
「サーブコープ」は世界22過酷でバーチャルオフィスをはじめとするオフィスソリューションを提供している企業。日本国内では都内16箇所の他、横浜、名古屋、大阪、福岡にも拠点展開をしている。ネームバリューの高い立地を抑えており、郵便物の管理・転送や電話秘書代行などのサービスも充実している点が魅力だ。
https://www.servcorp.co.jp/ja/

❖ Regus
「Regus」は世界最大のシェアオフィス運営会社。都内50箇所以上の他、北海道から沖縄まで全国各地にバーチャルオフィス拠点を設けている。郵便物の受け取り・転送や電話代行が可能で、個室を月5日まで利用できるプランなども用意されている。
https://www.regus-office.jp/

❖ ワンストップビジネスセンター
「ワンストップビジネスセンター」は全国35拠点を展開するバーチャルオフィス企業。11年で延べ15,000社以上の利用実績を持つ。郵便物転送や来客対応も含むプランで月額利用料5,280円(税込)というコストパフォーマンスの高さが魅力。有料で会議室の利用も可能だ。
https://www.1sbc.com/

レンタルオフィスを選ぶ観点

続いては、専用スペースを利用できるレンタルオフィスを選ぶ際にチェックしたいポイントを4つ紹介する。

①来客対応用の応接室・会議室があること
1点目は来客用の応接室や会議室があるかどうかだ。オンラインでの会議が増えたとは言え、オフィスを設けるのであれば打ち合わせのスペースは確保しておきたい所。会議室がいくつあり、利用できる時間や料金、予約方法がどうなっているかなどは事前に確認しておこう。

②ワークスペースが使いやすいこと
2点目はワークスペースの使いやすさだ。完全個室タイプや半個室タイプがあり、防音やセキュリティ面、空調などで違いが出てくる。細かな違いでも実際に利用してみると使いやすさに大きな差が出ることも多い。できれば人の多い時間帯に訪れてみると良いだろう。

③立地・アクセスが良いこと
3点目は立地やアクセスの良さだ。広いオフィスが必要ないのであれば、立地の選択肢も広げやすい。ビジネスの一等地にオフィスを構えれば取引先からの信用も得やすく、通勤や営業にかかる時間的なコストも抑えることができる。

④Wi-Fiなどの通信環境が安定していること
4点目は通信環境が安定しているかどうかだ。レンタルオフィスは、小規模といえども執務スペースとして通信環境の良さは必須の条件となる。工事なども行えないため、予め備わっているかをきちんと確かめておこう。

おすすめレンタルオフィス提供事業者

それではレンタルオフィスのおすすめ事業者を3社紹介しよう。

❖ ASSET DESIGN
東京・横浜・名古屋・大阪の大都市圏に60拠点以上を展開している「ASSET DESIGN」。いずれも駅近・一等地にある豊富なオフィスの中から利用人数やこだわり条件に合わせて選択できる。場所によっては都内でも2万円程度から利用できるなど価格もリーズナブルだ。
https://ro-japan.com/

❖ Business-Airport
「Buisiness-Airport」は東急不動産が提供するレンタルオフィス。現在、都内16拠点を展開している。空港のラウンジのような洗練された空間と、コンシェルジュによるきめ細やかなサポートが魅力だ。
https://business-airport.net/

❖ WeWork
「WeWork」レンタルオフィスやイベントスペースなど多様なワークスペースを提供しているグローバル企業。都内には27拠点を設けており、専用のオフィススペースやデスクスペースなどがニーズに合わせて選べる。また契約内容も柔軟で、自社に合わせた活用が可能だ。
https://www.wework.com/ja-JP

バーチャルオフィス・レンタルオフィスを活用するメリット

最後に、バーチャルオフィスやレンタルオフィスを活用するメリットをまとめよう。

通常のオフィス賃貸にかかる前金コストが抑えられる
1つ目のメリットは通常のオフィス賃貸に比べ初期費用が大きく抑えられる点だ。
スタートアップはもちろんのこと、大企業であっても新しく拠点を構えるとなれば、入居にかかる費用に加え、設備や什器の購入、工事と多大な費用がかかる。その点、バーチャルオフィスやレンタルオフィスであれば、初期費用はかかるものの通常のオフィスの敷金礼金よりもはるかに安く、設備や工事にも費用がかからない。

固定費を抑えることで事業継続性が高まる
2つ目のメリットは、固定費を抑えられる点だ。全員が出社できるオフィスを構えるよりも格段に家賃は安くなる。さらに、レンタルオフィスでも光熱費や通信費が追加でかかることもない。

リモートワークを活用して感染症対策も行える
3つ目のメリットは、リモートワークを活用することで感染症対策を行えることだ。従来のように全員がオフィスに出社するとなれば、各人の通勤による感染リスクや大人数が1箇所に集まることでの集団感染のリスクが高まる。
コロナだけでなく、さまざまな災害リスクを踏まえたBCP対策としても、小回りのきくバーチャルオフィス・レンタルオフィス利用は効果的だと言えるだろう。

まとめ

コロナ禍によってオフィスの利用が減ったことで、今後のオフィスのあり方を見直し、サテライトオフィスの利用を検討する企業も増えている。一方で最低限のオフィス機能も必要な中で、選択肢としてあがってくるのがバーチャルオフィスやレンタルオフィスだ。

どちらも法人登記の住所として活用できる点では変わりなく、固定のワークスペースを持つかの違いになる。就業場所を確保する必要があるのかによって使い分けると良いだろう。固定費を抑えることは経営の安定にもつながるため、これを機に一度検討してみてはいかがだろうか。
オンラインでの内見を行っている所などもあるため、気になる方はぜひ問い合わせをしてみよう。

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