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給与計算の業務とは?給与計算業務の効率化サービスや業務上の注意点・リスクを解説

2022.01.24

毎月行われる給与計算がどのように行われているかご存知だろうか?様々な税金や法律が関わるため、給与計算の業務は専門性が高くミスが生じる恐れがある内容だ。そこで本記事では給与計算の業務フローの簡単なおさらいと、効率化させるためのサービスを紹介していく。

給与計算の業務内容と業務フロー

給与計算の業務は主に支給給与額の計算・社会保険料の計算・税金額の計算の3つに分けることができる。ここではそれぞれの計算方法やフローについて紹介していく。

■支給給与額の計算■
支給給与額の計算は、「基本給+残業代や各種手当ー控除額」で求めることができる。それぞれの計算方法については下記の項目で解説する。

変動的な給与支給額(残業代・深夜手当・休日手当)の計算
基本給以外の残業代や深夜手当などの変動的な給与支給額は、項目によって割増対象となる時間と割増率が異なる。それぞれの条件などについては下記の表を参考にしてほしい。

基本給以外の残業代や深夜手当などの変動的な給与支給額は、項目によって割増対象となる時間と割増率が異なる。それぞれの条件などについては下記の表を参考にしてほしい。

■給与の控除額の計算■
給与の控除額は各種保険料によるもので、従業員が負担する場合と従業員と会社側それぞれが負担するケースがある。ここではそれぞれの保険料の計算方法について見ていこう。

雇用保険料の計算
雇用保険料は従業員と会社それぞれが負担する。従業員側の給料に反映される雇用保険料は次の式で算出できる。

「雇用保険料=総支給額×保険料率」

ただし、保険料率は事業の種類によって数値が異なるため、厚生労働省のHPで確認してみよう。

社会保険料(健康保険料・厚生年金保険料)の計算
社会保険料(健康保険料・厚生年金保険料)は労使折半のため、会社と従業員で負担する。そのため、社会保険料を求める式は次のようになる。

「社会保険料=標準報酬月額×保険料率/2」

この標準報酬月額とは毎年4月~6月の報酬から月の平均報酬を算出したものなので、次の式で求められる。

「標準報酬月額=毎年4月~6月の報酬/3」

また、保険料率は保険の種類や年齢によって異なるため注意しておこう。

介護保険料の計算
介護保険は40歳~64歳まで加入必須の健康保険の一種である。社会保険料と同様で労使折半となるため、次の式のようになる。

「介護保険料=標準報酬月額×保険料率/2」

保険料率は保険者によって数値が異なるため、加入している健康保険組合に問い合わせると良いだろう。

■税金額の計算■
控除額に含まれる税金は所得税と住民税の2種類だ。下記ではそれぞれの税金について、算出方法などについて解説する。

所得税の計算
所得税は年間の所得に応じて課せられる税金である。従業員の場合、会社が毎月の給料から源泉徴収を行うが、正確な所得税額は12月に年末調整として計算される。この源泉徴収額は「課税所得×源泉所得税率」で算出できる。また、国税庁により「給与所得の源泉徴収税額表」が公開されているため、これを参考に所得税を算出してみると良いだろう。

住民税の計算
住民税は従業員が住んでいる市区町村から5月頃に送られてくる「住民税課税決定通知書」に記載されている額を差し引くだけで良い。

給与計算のミスに伴うリスク

給与計算では労務・税務的なリスクや情報漏えいリスクなどミスに伴う責任が大きい。さらに最悪の場合訴訟などに繋がる事がある。下記ではそれぞれのリスクについて具体的に解説する。

労務管理リスク
労務管理のリスクとしては、残業代の未払いや計算ミスが挙げられる。この場合、従業員との軋轢が生じる可能性や労働基準監督署による是正勧告などが行われるケースがある。

情報漏えいリスク
給与計算を行う場合には従業員の個人情報を多く取り扱うことになる。個人情報を取り扱う事業者は「個人情報保護法」が適用されるため、もし従業員の個人情報を漏えいさせてしまった場合には、漏えいさせた従業員に対して「6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金」、会社側には「30万円以下の罰金」が科せられる。

税務リスク
上で解説した通り、給与計算における控除額については所得税や住民税などの税金の計算が必要となる。この計算を間違えて少なく納めてしまうと、後に数年分をまとめて請求されるほか追徴課税を課せられる可能性があるため注意が必要だ。

給与計算の業務における注意点

給与計算業務は複雑なため、ミスが生じやすい作業である。そのため、ここで事前に注意点を把握しておくと良いだろう。

時間給従業員の給与計算方法
正社員では基本給が一般的だが、アルバイトやインターンなどの場合は時間給で雇用している事が多いだろう。時間給の場合は「労働時間×時間給」で月の給与を計算する事ができるが、契約書で定められた定時を確認し、残業時間を計算するようにしよう。

扶養家族の人数の把握
従業員の扶養家族の人数によって、源泉徴収の所得税額が変動する。そのため、従業員に適切な扶養人数を申告してもらい、把握しておく必要がある。

会社規模や組織形態によっては計算ソフトやアウトソーシングサービスも

小規模な会社では給与計算もエクセルなどの表計算ソフトで対応可能だが、規模が大きい場合や組織形態が複雑な場合には計算ミスが生じやすい。前述した通り、給与計算でのミスは大きなリスクを伴うため、そのような時には給与計算ソフトやアウトソーシングサービスの導入を検討して見てほしい。

給与計算の効率化に役立つ主要サービス

ここでは具体的に給与計算の効率化に役立つ主要サービスを、給与計算ソフトとアウトソーシングサービスに分けて紹介していく。

おすすめ給与計算ソフト
給与計算ソフトとは従業員の情報などを登録しておくことで、自動で給与計算や年末調整などを行ってくれるソフトである。中には勤怠管理ソフトと連携できるものがあり、残業代や有給などについても自動で反映してくれるというメリットがある。

「 ジョブカン給与計算 」
「ジョブカン給与計算」は「ITトレンド上半期ランキング2021 第1位」を記録した人気ソフトだ。給与計算に関する機能はほぼ全て取り揃えている他に、ジョブカンシリーズの勤怠管理や労務管理と連携する事によって幅広く業務をサポートしてくれる。
(サービス詳細はこちら

「 人事労務freee 」
「人事労務freee」は給与計算のほかに勤怠管理や労務管理が行えるソフトだ。1つのソフトで人事労務関係のデータを一元管理できることが特徴。料金プランは企業規模に準ずる形で4種類用意されている。
(サービス詳細はこちら

「 やよいの給与計算22 」
「やよいの給与計算22」はWindows向けのデスクトップアプリ。給与計算のほかに年末調整や保険関係、マイナンバー管理などが行える。また、「あんしん保守サポート」に加入しておくことで様々なサービスを受ける事が可能だ。
(サービス詳細はこちら

おすすめ給与計算アウトソーシング
アウトソーシングとは作業を外部へと切り出す経営手法のことである。給与計算は専門知識が必要になるため、まとめて外部へ切り出すことで自社の人員コストの削減や従業員のコア業務へのリソース確保が可能になるというメリットが挙げられる。

「 オンライン会計事務所 」
「オンライン会計事務所」はクラウド会計専門の会計事務所だ。使用ソフトはfreeeとMFクラウドの大手2社のみで、個人法人問わず税務顧問を行っている。オプションサービスとして給与計算や年末調整を取り扱っている。クラウド会計専門のため、全てオンライン上で完結できることが特徴だ。
(サービス詳細はこちら

「 PAYROLL 」
「PAYROLL」は従業員800名以上の大手企業を中心に給与計算業務、給与計算代行を手掛けている。258社100万人の受託実績があり、サービス継続率は97%を誇る。コールセンターを完備しているため、人事部への従業員からの問い合わせを削減できるというメリットがある。
(サービス詳細はこちら

「 トライアンフ 」
「トライアンフ」は採用支援からコンサルティングまで様々なソリューションを取り扱っている企業だ。給与計算アウトソーシングサービスでは専任のプロジェクトチームが編成されるため、品質が低下するリスクを排除。企業に合わせた設計・運用のため柔軟な対応が期待できる。
(サービス詳細はこちら

まとめ

ここまで紹介してきたように、給与計算の業務は専門知識が必要かつミスがあった場合のリスクもある。そのため、正確性の担保や業務効率化などの観点から、給与計算ソフトやアウトソーシングの導入を検討してみてはいかがだろうか。サービスによって無料デモが設けられている場合があるので、ぜひ一度試してみてほしい。

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