web会議ツール比較5選。各ツールの特徴や選び方を解説

2022.02.24

オフィスのミカタ編集部

テレワークが浸透している現在、会議の際にweb会議ツールを利用する企業が増えている。web会議ツールは、遠くにいる相手とも会議を行える手段であり、活用することで業務が円滑に進行できる。今回は、web会議ツールの概要やツールの比較ポイントとおすすめツールを紹介する。

web会議ツールには2種類の型が。それぞれ特徴やテレビ会議との違い

web会議ツールとは、離れた場所にいる相手とインターネットを介して会議を行うためのツールのこと。リアルタイムで資料や動画などを共有できるため、小規模なミーティングから総会まで、さまざまな会議に利用できるほか、会社説明会や採用面接に取り入れる企業も増えている。

web会議ツールには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類ある。まずはそれぞれの特徴や、似たシステムである「テレビ会議システム」と異なる点などをみていこう。

クラウド型
クラウド型はSaaS型とも呼ばれ、クラウド上にあるサーバーを利用してweb会議を行えるシステム。サービスを契約をすればすぐに利用でき、会議室数やアカウント数、利用時間などに基づく従量制課金など、利用形態が柔軟なものが多い。また、管理の手間や導入の初期コストが少ないというメリットがある。ただ、パッケージ商品であるため、細かいカスタマイズができない場合が多いという点が、デメリットとして挙げられる。

オンプレミス型（自社内サーバー型）
オンプレミス型とは、自社内で専用のサーバー構築を行い利用するもの。システムを利用するまでに時間を要し、自社でサーバーの管理を行わなければならないといった、手間や初期投資など時間やコストがかかる。しかし、自社のセキュリティポリシーに合わせてセキュリティを担保できるほか、細かく設定を変更して利用ができるといったメリットもある。

テレビ会議システムとの違い
web会議システムがインターネット回線を利用して構築されるのに対して、テレビ会議は、テレビ会議用の専用回線と、会議室や画面などの専用設備が必要だ。テレビ会議システムは遠隔同士でのやり取りはできるものの、社内の会議室など一定の場所同士を繋ぐもので、インターネットへの接続さえできればどこからでも参加できるweb会議とは、この点で大きな違いがある。

また、テレビ会議システムは専用の回線で繋ぐため、ネットワークが安定しているという特徴がある。しかし、機能は限られており、映像と音声のみの通信であることが多い。一方、web会議システムは映像や音声、画面共有など、システムによっての違いはあるがさまざまな機能を持つ。

【これだけは押さえたい】web会議ツールの比較ポイント

さまざまなサービスが展開されているweb会議ツールを導入する際には、失敗しないようツールごとの特徴を比較することが重要だ。ツール選びにおいて比較したいポイントには以下のような点がある。

映像や音声の品質
web会議を行う際、映像や音声が途中で途切れずにスムーズな通信状態を保てることがポイントとしてあげられる。もしも会議の最中に映像や音声が途切れてしまうと進行を遅らせる原因や伝達ミスにつながる。お互いがストレスを感じてしまうこともあるだろう。特に大人数が一同に会するような用途を考えている場合や、海外拠点とのやり取りを行う場合などでは、安定した通信状態で会議ができるか、通信品質を事前にチェックしよう。

同時接続数
同時に接続できる、最大人数を考慮することも重要だ。何人でweb会議を行うかは会社や使用用途によって異なるが、研修会やセミナー、会社全体の会議などに利用したい場合は、同時接続できる数が増える場合もある。予想される用途に対応できる、最大アカウント数を考慮したうえでツールを選ぶとよい。

操作性
web会議ツールを導入する際、操作性の高いものを選ぶとよい。もし、多機能のツール選んだ場合、使い方が難しく、導入しても使いこなせず利用しなくなってしまう。web会議に必要な機能が備わっていて、誰でも使いこなせるようなツールを選定することが重要だ。

セキュリティ
web会議システムは、離れた場所にいる相手とも会議を行えるメリットがあるが、きちんとセキュリティ対策がなされていなツールでは、情報漏えいの危険性もある。社内の機密情報や顧客情報など個人情報が資料や会議内容に含まれる可能性もあるので、どのようなセキュリティ対策をしているシステムなのかを確認しておく必要がある。

費用と効果
web会議ツールを導入すれば、社内に会議用のスペースを備えておくコストや、オフィスまで出向くのに必要な工数・コストを削減できるといった、さまざまな面での費用カットが可能だ。しかし、ツールによっては高額な構築費やランニングコストが必要なものもある。導入と運用にかかるコストに比べて、それ以上の効果が見込めるのかを多面的に検証した上で、見合ったツールを選定しよう。

おすすめweb会議ツール5選

ここからは、おすすめのweb会議ツール5選を紹介する。

【Zoom】
●運営会社
Zoom Video Communications

●特徴
・安定した接続環境で、高画質・高品質な画像と音声通信が可能
・ミーティングのセキュリティ対策が万全
・レコーディング・画面共有・ブレイクアウトルームなどの機能が充実・パソコンに限らず、スマホからでも接続可能
・ウェビナーの開催が可能

Zoomは、アプリをダウンロードしなくても、提供されたURLをクリックするだけでスマホやパソコンから会議に参加できる、代表的なweb会議ツールだ。高品質な接続環境を維持できるのが強みで、大人数での会議やウェビナーなどの多様な用途に対応している。レコーディング・画面共有・ブレイクアウトルームの設定など、多くの機能を兼ね備えている。

●料金プラン（1アカウントあたり）
プランには4種類あり、無料のものから企業向けがある。
【基本】無料：同時接続100人、40分のグループミーティングが可能
【プロ】20,100円（年額）：グループミーティング無制限、1GBの録画が可能
【ビジネス（中小企業向け）】26,900円（年額）：同時接続300人、クラウド録画トランスクリプト　
【ビジネス（大企業向け）】32,300円（年額）：同時接続500名、クラウドストレージ無制限

●URL
https://zoom.us/

【Microsoft　teams】
●運営会社
Microsoft

●特徴
・会議中にWord、PowerPoint、Excel の共同編集ができる
・万全なセキュリティ対策
・グループ通話、クラウドボイスメール、通話転送などの高度な機能

Microsoft　teamsは、会議、チャット、通話を一箇所で行え、グループチャットからビデオ会議にすぐ切り替え可能。また、Microsoft Teamsの中でファイルを見つけて共有し、Word、PowerPoint、Excelなどの使い慣れたアプリでの共同編集をリアルタイムで行える。セキュリティ対策として、全てのプランで「Microsoft Teams のデータの暗号化」を行なっており、ビジネスベーシック以上のプランでは、より強固なセキュリティ環境を構築している。

●料金プラン（1アカウントあたり）
【Microsoft Teams 】無料：同時接続100人、グループミーティング60分、ファイルの共有
【Microsoft Teams Essentials】430円（月額）：同時接続300人、グループミーティング最大30時間
【Microsoft 365 Business Basic】540円（月額）：会議のレコーディングと文字起こし、Webとモバイル版のOfficeアプリ2、標準のセキュリティ
【Microsoft 365 Business Standard】1,360円（月額）：デスクトップ版のOfficeアプリ、ウェビナーの開催、出席者登録とレポートのツール、顧客の予約を管理

●URL
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

【Cisco Webex Meetings】
●運営会社　
シスコシステムズ合同会社（英文表記 Cisco Systems G.K.）

●特徴
・会議中のデジタルアシスタント
・リアルタイムでの文字起こしと翻訳機能
・会議の録音、録画、情報の共有
・あらゆる面でのセキュリティ対策

Cisco Webex Meetingsは、会議中のデジタルアシスタント機能が備わり、録音録画などの情報共有が簡単にできる。
あらゆる面でのセキュリティ対策を行っているため、安心して利用可能。

●料金プラン（1アカウントあたり）
【無料】0円：1名の主催者、同時接続100人、グループミーティング50分まで、画面共有
【Starter】1,490円（月額）：1～50名の主催者、同時接続最大150人、グループミーティング24時間まで
【ビジネス】2,980円（月額）：1～100名の主催者、同時接続最大200人、録画用クラウドストレージ10GB
【Enterprise】料金は問い合わせ：他の製品、追加のストレージ、大規模なミーティング、ウェビナー、ブレイクアウトセッションなど、その他の機能も必要とする企業向けのカスタマイズ可能なプラン

●URL
https://www.webex.com/ja/index.html

【Skype Meet Now】
●運営会社　
Microsoft

●特徴
・完全無料
・ダウンロード／サインアップ不要、ワンクリックでweb会議を作成可能
・通話を記録し、保存して後で確認ができる
・必要なときにいつでも画面共有ができる

Skype Meet Nowは、料金は無料で利用できるため、手軽に始められるweb会議ツールだ。ツールのダウンロードやアップロードを行わずに利用できる。録画などの機能はないが、必要なときは画面共有が行える。通話を記録して保存でき、会議後に確認ができる。

●料金プラン
【無料】０円：同時接続最大99名、最大通話時間24時間

●URL
https://www.skype.com/ja/

【Google Meet】
●運営会社
Google

●特徴
・Googleによる高度なセキュリティ
・会議中の自動文字起こしが可能
・あらゆるデバイスに対応
・主催者向けの管理機能がある

Google Meetは、高度なセキュリティや主催者向けの管理機能があるため、管理しやすい。スマホやパソコンなどのデバイスに対応しているため、会議のURLを共有するだけで参加ができる。

●料金プラン（1アカウントあたり）
【無料】０円：同時接続100人、3人以上のミーティング1時間、会議の回数は無制限
【Google Workspace Individual】月額$9.99（2022年4月～）：同時接続100人、会議可能時間24時間、ブレイクアウトセッション可能
【Google Workspace Enterprise】料金は問い合わせ：同時接続250人、会議可能の時間24時間10万人まで視聴可能なライブ配信

●URL
https://apps.google.com/intl/ja/meet/

web会議ツール導入で得られる効果

web会議ツールを導入すると以下のような効果が得られる。

・テレワークなど多様な働き方を後押しできる
・チャットやメールでは伝わりづらいことも説明しやすい
・離れた場所にいても大人数に一斉に情報共有できる
・移動や会議スペースにかかるコストを削減できる

会議室に集まらなくてもインターネット上で会議が行えるため、テレワークを推進ができるほか、移動などにかかるさまざまなコストや工数の削減も見込まれる。1対1のミーティングから、数百人規模でのウェビナーの開催など、さまざまな用途や目的で利用でき、業務効率や生産性の向上も見込めるだろう。

まとめ

web会議ツールは、インターネットを介して遠隔地にいる社員とも会議ができる最適なツールだ。会議のためにわざわざオフィスへ出向かずに会議に参加ができることから、テレワークを行っている企業や遠方にある企業同士の会議などになくてはならないものではないだろうか。コストやセキュリティ面、利用できる機能などがツールによって異なるため、自社にあったツールの導入を検討してみてはいかがだろうか。

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