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クラウドPBXとは メリットデメリットや注意点を詳しく解説

2020.09.15

従来、社内で使用する電話にはビジネスホンを用いていた。それに代わる手段として、近年導入する企業が増えているのがクラウドPBXだ。しかし、クラウドPBXとはそもそもどんなものなのか、クラウドPBXの導入を考えているけれどもどんなメリット・デメリットがあるのかわからないという人もいるだろう。そこで、ここではクラウドPBXとは何か、どんなメリット・デメリットがあるのか解説する。

1.クラウドPBXとは

まず、PBXとは電話交換機・機内交換機などと呼ばれており、企業内に設置して外線との接続や内線同士の通話など、社内の電話を制御する機器のことを言う。従来のPBXはハードウェアを購入して利用するものであり、拠点の数が増えるなどに応じて購入する必要があった。しかし、拠点の数や社員の増減に合わせてPBXを購入するのはコストがかかってしまう。そこで、PBXの機能をクラウド上で実現したのがクラウドPBXだ。近年はこのクラウド型を導入する企業が増えており、インターネットが利用できる環境であれば社内機はもちろん、スマートフォンでも内線利用や外出時の内線受電が可能となる。ちなみに、クラウドPBXと接続できる電話機はSIP端末、ソフトフォン、モバイルフォンが挙げられる。

2.クラウドPBXのメリット

クラウドPBXを導入することで得られるメリットはたくさんある。ここで確認していこう。

2-1.①ビジネスホンを購入する必要がない
クラウドPBXを導入するメリットとしてやはり大きいのが、ビジネスホンを購入する必要がないという点だ。ビジネスホンを導入するにあたっては、数十万円の予算が必要となる。それに、オフィス移転時には移設工事も必要だろう。それだけでなく、会社の規模が大きくなり、支店の数や社員数が増えたときもそれに合わせてPBXを追加購入し、それに伴った工事も必要だった。しかし、クラウドPBXは専用のアプリをダウンロードするだけで使用できる。

設定に関しても従来のPBXは移転や増員に応じて業者に設定を依頼する必要があったが、それに対してクラウドPBXはインターネットで権限などの設定を変更するだけのため、設定の手軽さの面でも優れている。外回りが多くて会社にいない社員が多いなどといった理由で、座席を自由に選べるフリーアドレス制を導入している企業もあるだろう。クラウドPBXならスマホでも内線・外線に対応できることから、各々の座席に電話機を置く必要もなくなる。

2-2.②会社にいなくても代表電話が使える
従来のビジネスホンだと、代表電話に電話がかかってきたときは秘書などがいる会社ではいったん電話を切って折り返す、もし電話対応できる人がいない場合は帰社後に電話を確認するなどして対応する必要があった。それに対して、クラウドPBXならアプリをインストールしているスマホを持ち歩いていれば、出先でも代表電話番号で発信・着信が可能だ。例えば、BtoCビジネスの場合、社外でも代表電話番号で電話をかけることができるので、携帯電話の番号で架電したときよりも相手に警戒心を抱かれにくく、それに伴って電話も繋がりやすくなるだろう。しかも、担当者が外出しているときも無料で内線転送ができることから、取引先とのトラブル対応などもスムーズになる。

2-3.③番号の変更をしなくてもいい
電話システムを変えるとき、電話番号も変えなければいけないことがある。その場合、取引先などに電話番号の変更を通知しなければいけないのが面倒だ。クラウドPBXなら、NTTの固定電話・光電話で取得した番号ならそのまま引き継ぐことができる。ただし、CATV会社などで取得した一部の特殊な電話番号は引き継ぎできないので注意が必要だ。

2-4.④コストの削減になる
前述したように、従来のPBXは導入するだけでも数十万円の費用が必要になる。それに加え、オフィスの移転や支店の開設、社員の増加などに合わせてPBXを追加購入したり、それに伴った工事をする必要があるため、費用も莫大な金額になりがちだ。しかし、クラウドPBXならプライベートの携帯に専用アプリをダウンロードするだけで社用携帯として使えるため、コストを大幅に抑えることができる。ちなみに法人携帯を用意する場合、一人につき月5,000円ほど必要となると言われている。それに対して、クラウドPBXの場合の一人あたりの月額料金は1,300円程度だ。通話料も抑えることが可能で、通話課金分数を短くすることもできることから、1分ほどの短時間の通話が多い業種ならさらなるコスト削減が期待できるだろう。

2-5.⑤内線通話なら世界中どこでも無料で使える
海外と電話でやり取りをすることが多い企業だと、通話料が高くなることは避けられない。しかし、クラウドPBXなら内線通話であれば世界中どこにいても無料で、しかも音質も落ちることがない。そのため、海外に支店がある企業は、特にクラウドPBX導入によって月々のコスト削減のメリットを受けられるだろう。

2-6.⑥コールトラッキングが可能となる
コールトラッキングとは、電話のアクセス解析のことを言う。誰がいつどこに電話をかけたかを把握することで、その情報をマーケティングに活かすことが可能だ。クラウドPBXの場合、システムが細かく着信履歴を記録してくれる。そのため、複数の電話番号を取得しておけば、どんなことをきっかけに自社のどんなサービスを受けるために電話をかけたのかなど、コールトラッキングが可能となる。従来複数の電話番号を運用するためには月1万円ほど必要となるが、クラウドPBXなら番号代月数百円程度で済む。

3.クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXにはメリットだけでなく、デメリットもある。デメリットを理解せずに導入してしまうと、後になって後悔してしまうだろう。そこで、後悔がないようにクラウドPBXのデメリットも把握しておこう。

3-1.①ネット環境に左右されやすい
クラウドPBXの通話の品質は、ネット環境に左右されやすいという特徴がある。そのため、通信環境が悪いと音声の質が低下してしまうというリスクを伴う。特に社員のアクセスが多くなりやすい昼間の時間帯は内線が繋がりにくくなってしまう可能性も考えられるだろう。それだけでなく、クラウドPBX側に問題がなくても、社内のインターネット環境に問題があることで音質が低下し、通話内容が聞き取れないという事態が起こってしまうこともある。そのため、クラウドPBXを契約する場合はまず社内のインターネット環境を確認した上で契約する必要があるだろう。回線の契約内容を確認し、許容通信量を増やすことで改善することは可能だ。

3-2.②毎月の利用料が必要になる
従来のPBXを利用する場合、導入費用やメンテナンス費用は発生するが、月々の利用料は基本的に発生しない。それに対して、クラウドPBXは初期費用に加えて基本料金や外線発信時の通話料、オプション料など毎月の支払いが発生する。それに加え、工事費・設置費は必要ないものの、導入時にサーバー登録料や設定料なども発生する。クラウドPBXの月額料金の相場は1回線あたり2,000円ほどと言われている。そのため、利用人数をあらかじめ確認して月々のクラウドPBXにかかる料金をある程度把握し、余計なオプションをつけていないか、契約時に確認した方が良いだろう。

3-3.③特殊番号にはかけられない
クラウドPBXは緊急通報用電話番号への通話が不可能となっている。そのため、110や119の番号にかけることはできない。また、0570から始まるナビダイヤルにもクラウドPBXは対応しておらず、発信できない。しかし、社用の電話からナビダイヤルや緊急通報用電話番号にかけることはあまりないだろう。もしこれらの番号に電話をかけるような場面があっても、そもそも個人のスマホを使用すれば良いため、この点に関してはあまり気にする必要はないと言える。

クラウドPBXが便利!

クラウドPBXの導入にはデメリットもあるが、それ以上にメリットがたくさんある。特に社内に在宅ワーカーが在籍していたり、数年単位で定期的に会社の移転を考えていたり、海外支店があるなど海外とのやり取りが多い企業には特にクラウドPBXがおすすめだ。クラウドPBXを導入し、手間なくより便利な環境を整えてみてはいかがだろうか。

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