企業成長を妨げる情報が社内共有されないリスク。改善方法や有効なツールを紹介

テレワークなどの働き方の多様化に伴って、社内コミュニケーションや情報共有に課題を感じている企業は多い。この記事では、社内で適切に情報共有が行われないことのリスクと、その解決に役立つツールについて解説する。　

情報共有が不足している会社の特徴

まずは、社内がどういった状態になっている時に情報共有不足が発生しやすいかについて見ていこう。思い当たる場合には、早期に対策を講じてほしい。

情報共有のルールが曖昧で共有すべきか判断できない
1つ目は、情報共有のルールが曖昧で従業員が情報共有をすべきかを判断できない状態だ。個人の判断に委ねられてしまうため、受け手に必要以上に遠慮をして共有をためらったり、社内コミュニケーションの基礎となる報連相ですら疎かになったりする恐れもある。

個人プレーで仕事をすることが多く、社員同士の信頼関係が構築できていない
2つ目は、社員同士の信頼関係が構築できていない状態だ。情報共有は基本的に、その情報を必要としている相手の役に立ちたいから行われるものである。信頼関係がなければ、情報共有は単なる手間となり、自主的な発信は望めなくなる。

部署ごとに孤立していて他部署と連携が取れていない
3つ目は、他部署との連携が取れていない状態だ。他部署の業務内容を把握できていなければ、その情報を必要としていることすらわからず、情報を共有しようとは思わない。例えば、経理や労務関係の書類提出の漏れや遅れは、後工程を受け持つ担当者の業務や苦労が理解・イメージできていない状態だと言えるだろう。

社内で情報共有がされないことで業務の停滞リスクが生じる

次に、情報共有がされないことで起こるリスクについて説明しよう。

コミュニケーションの低下により業務の属人化が進む
情報共有がなされず1人で抱え込んでしまうと、当該業務の属人化し、その人でなければ対応できない事態を招く。属人化と情報共有不足は負のスパイラルとなって深刻化していくため、早めの対処が必要だ。特に専門的な業務ほど属人化しやすいため注意が必要だ。

業務が可視化されず、業務スピードが停滞・遅延する
情報共有がなされないと、業務はどんどんブラックボックス化していく。情報共有されていれば対処できる業務の偏りや1人の遅れに気づくことができず、遅延やトラブルを招くこともあるだろう。また、営業担当者だけが知りうる顧客の動向などの情報が社内で共有されないことで、会社としての意思決定を遅らせることも考えられる。

情報共有を推進するためには情報共有ツールの活用が有効

情報共有を促進したいと考えるなら、簡単に情報を受発信できる情報共有ツールを活用するのが効果的だ。ここでは情報共有ツールを導入するメリットを大きく3つ取り上げる。

チャット機能でコミュニケーション促進が図れる
「情報共有は手間だ」と認識されていることが情報共有不足の要因となっているなら、チャット機能などを用いるのがおすすめだ。発信側・受信側双方の心理的・時間的ハードルを下げ、情報共有を行いやすい環境を作ることができる。

以下の記事では、チャットツールをはじめとするコミュニケーションツールについて解説している。合わせて参考にしてほしい。
コミュニケーションツールとは？メリットと導入する際の選び方を解説

プロジェクトや部署ごとにグループ作成でき業務の効率化が進む
情報共有ツールでは、業務や課題などに合わせて縦断・横断でグループを作成して情報共有ができるため、個別に共有する手間を省くことができる。また、案件の進捗が見える化されるため、グループ内のメンバーがスケジュールの把握・調整等をしやすく、効率的に仕事を進められるようになる。

ナレッジが蓄積でき、有用な資産となる
情報共有ツールを使えば、手間なく情報を蓄積できる点も大きなメリットだ。1つ1つの情報は将来にも役立つデータやナレッジである。情報を活かして競合優位性を築いていくDXの視点を持って、情報共有を促進しよう。

情報共有ツールには社内SNSやビジネスチャットの機能に特化したコミュニケーションツールと進行管理や情報共有を主眼としたグループウェアの2種類がある。それぞれに特徴があるので、以下のリンクから確認してほしい。
グループウェアとは？代表的な機能や導入時の注意点をわかりやすく解説

社内の活発なやり取りのための主なコミュニケーションツール

ここからは、情報共有に役立つツールを紹介していこう。まずは社内コミュニケーションの活性化に役立つ、主要なコミュニケーションツールを3つ取り上げる。

Chatwork
国内利用者数No.1のビジネスチャットツールである「Chatwork」。グループごとのチャットをメインに、音声通話、ビデオ通話も可能だ。コミュニケーション機能に特化した操作しやすいUIで、ITツールに不慣れな方でも使える点が大きな魅力と言える。
https://go.chatwork.com/ja/

Slack
世界100カ国以上で使われるビジネスチャットツールの「Slack」。音声通話とビデオ通話も可能で、通話しながら画面共有も可能だ。また、1500以上の外部ツールと連携できるため、業務効率化にも力を発揮してくれるだろう。
https://slack.com/intl/ja-jp/

Microsoft Teams
Microsofe社が提供する「Microsoft Teams」は何といってもoffice製品との連携が強み。チャットの他、通話やビデオ通話も可能だ。情報の共有だけでなく、共同編集で業務を丸ごと標準化したい場合にも最適と言える。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

業務効率化を図るストレージ機能が内包された主なファイル管理システム

次に、ファイル管理に強いツールを4つ紹介しよう。

Box
コンテンツ管理プラットフォームとして人気の「Box」。1500以上のアプリと連携でき、容量無制限であらゆるファイル・コンテンツを一元管理できる。公的機関などでも活用されるセキュリティも魅力だ。
http://www.box-ctc.com/

Dropbox
ファイル管理に特化したストレージサービスの「Dropbox」。動画などの大きいサイズのファイルでもスムーズに管理できる点が特徴だ。ZoomやSlack、Microsoft office、Google Workspaceなど、ツール連携も充実している。
https://www.dropbox.com/ja/

Backlog
タスク・プロジェクト管理ツールとして人気の「Backlog」。ガントチャートで進捗を見える化してくれる他、ファイル共有機能やwiki機能なども搭載しており、業務の効率化が図れる。
https://backlog.com/ja/

Stock
チャットツールとファイル管理ツールのデメリットを解消し、簡単にチーム情報をストックできることをコンセプトとする「Stock」。「情報が流れてしまって必要な情報を見つけにくい」「スマホでファイル共有しにくい」といった情報共有のストレスを解消してくれる。
https://www.stock-app.info/

自社に合った情報共有ツールの選び方と導入ステップ

最後に、自社の課題に適した情報共有ツールを選ぶためのポイントと、失敗しない導入ステップについて解説する。

改善したい課題をあぶり出し、解決できる機能を選定する
最初のステップとして、自社の課題を整理し、ゴールを設定することから始めよう。課題・ゴールが明確になったら、必要な機能が何かをリストアップすると良い。

社員のITリテラシーに合ったシステムを導入する
ITツールは機能が充実しているほど良いというものではなく、機能が充実するほど使い勝手は落ちる傾向にある。情報共有ツールは多くの社員が活用するため、社員のITリテラシーも踏まえて自社に適したツールを選ぶようにしよう。

コストと利用者数のバランスなどを勘案して費用の検討する
自社に適したツールを選定したら、費用対効果を考慮して最終検討に入ろう。業務効率化による短期的効果だけでなく、情報共有が活性化することによる長期的効果も勘案して判断するようにしたい。

無料試用期間で現場の使い勝手を必ず確かめる
多くのツールは無料のお試し期間が設定されている。導入ツールが決定したら、まずはお試し導入をして社員が無理なく活用できそうかどうかをチェックしよう。

使い方のルールを定めてから全社展開する
使い勝手にも問題がなければ、運用のルールを定めてから全社展開をしよう。グループやフォルダの作成・管理ルールやファイルの命名規則なども設定しておくと、後の運用もスムーズになるだろう。

まとめ

情報共有不足は、案件のトラブルや会社の意思決定の遅れにもつながるため、早期解決が望まれる。情報共有ツールを導入するなどして、着実に解決につなげるようにしよう。この記事を参考に、ぜひ自社に適した情報共有ツールを見つけ、無料お試しからはじめてみてほしい。