高度・複雑化する人事給与業務の適正運用にBPOが最適解な理由

社会情勢、経済環境を背景に公正な待遇の確保、多様な働き方、メンタル・ヘルスケアなど、個々の事情に合わせたより良い働き方を実現するための法改正や人事制度の導入。人事部門の業務領域は広がりつつある。バックオフィス業務の改善、生産性向上は急務といえ、デジタルシフトの重要性が顕著に増加している。しかし、リソース（特に専門人財）の不足により対応が追い付かない企業も多い。こうした現状を打開するサービスの一つが、三菱総研ＤＣＳ株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役社長：松下岳彦）が提供する人事給与関連サービスの「PROSRV（プロサーブ）」だ。

同サービスは「クラウド型人事給与システム」と「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング：業務プロセスを外部の専門組織に委託すること）サービス」を組み合わせて展開しており、企業毎の課題に合わせて、サービス提供範囲を柔軟に選択する事が出来る。人事・給与部門の作業負荷の軽減を支援する同サービスについて、同社ビジネスサービス本部 HR推進部 営業第1グループの吉田心介氏、桑原慶樹氏に話を聞いた。

「デジタルトランスフォーメーション」と「リソースの最適化」という二重課題を抱える人事給与業務

──貴社は長年にわたり、人事給与に関するソリューションを提供していますが、最近の企業の課題にはどのような傾向があると感じていますか。　

ビジネスサービス本部 HR推進部 営業第1グループ 課長 吉田心介氏（以下、吉田）　社会全体としてDX（デジタルトランスフォーメーション）を踏まえた動きが加速する中で、DXとはなにか、DX推進がビジネスに何をもたらすのかなど、その研究も増えてきている印象があります。行政側も、ここ数年はデジタルシフトに向けた電子申請等の（e-Gov等）の積極的な活用や、企業のデジタルシフトに対する行政支援等も行われています。

一方、先行きが不透明な経済状況が続いていることもあり、企業内では償却費や固定費負担の軽減などコストカットの動きが強まっています。また人員配置の最適化に向けた動きが加速する一方、労働人口の減少、専門人材の不足、高齢化など多数の要因から、どの職種も最低限の人員での対応が求められるようになりました。つまり、業務の効率化が不可欠であり、戦略的業務へのシフトが必要です。こうした課題の解決策として、多くの企業が「業務効率化」や「標準化」を目指しているのが現状といえると思います。

ビジネスサービス本部 HR推進部 営業第1グループ 課長 吉田心介氏

──BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）へのニーズの高まりは、こうした状況を強く反映したものといえそうですね。　

ビジネスサービス本部 HR推進部 営業第1グループ 桑原慶樹氏（以下、桑原）　人事や総務、経理などのコア業務以外でBPOのニーズが高まる理由は、大きく2つあると思います。ひとつはアウトソーシングによって、「自社での調達が難しい専門人材を確保できること」。人事給与やデジタル領域に明るい人材は慢性的に不足していますが、対応すべき法改正や制度改革対応は多く、業務内容が専門的かつ複雑・高度化しています。これらに対応できる人材の確保は社内では難しいからです。

もうひとつは「業務量に合わせてコストの最適化ができること」です。コストの最適化は多くの企業にとって喫緊の課題です。しかし人事給与領域は、年末調整や入社手続きなど、年間を通じて業務量の変動が激しく、繁忙期に合わせて管理部門に人員を配置すると閑散期にもそれが固定費となってしまいます。それがBPOなら、業務量やその内容に応じた費用設定が可能になりコスト最適化につなげられるからです。

50年以上前から業務支援　長年のノウハウをシステムや運用に反映

──人事給与BPOサービス「PROSRV」の特長を教えてください。　

桑原　「PROSRV」はクラウド型の人事給与システム「PROSRV on Cloud」を軸に、システムとその業務運用がセットになったサービスです。事業者様の課題感や状況に応じて「スポット事務サービス（年末調整、地方税年度更新などの季節性業務のBPO」から「月例事務サービス（給与計算などに関わる事務作業など、日次発生業務のBPO」まで、状況に合わせて必要な業務を必要なだけアウトソースすることが可能です。

「PROSRV」の最も大きな特長は、長年の実績により培った人事給与業務のノウハウをサービスとして提供している点にあります。三菱総研ＤＣＳは50年以上にわたり人事給与関連業務を提供し、業界や企業規模を問わず様々な企業様の人事給与業務に携わっております。現在、約2,000社の企業様にご利用いただいており、給与の計算処理人数は55万名を超えます。そうした業務経験から得たノウハウをシステムや運用に反映し、業界や規模に合わせた成功実績のある「標準」運用テンプレートをご用意しています。単なる業務受託にとどまらず、企業様の状況をヒアリングし、第三者目線で最適な運用方法をご提案する形でサービスをご提供しています。

吉田　サービスの利便性向上にも、ユーザー目線で取り組んでいます。お客様の声を積極的に取り入れ、定期的なユーザーアンケートを通じて改善点の情報を収集しています。最近では、ユーザーニーズの高かった人事申請機能（身上申請）のモバイル対応を実装し、デジタルシフトを加速させるなど、常にアップデートを図っています。

効率的且つ制度の高い運用実現には、サポート体制の充実も重要な要素と捉えております。ヘルプデスクに人事給与業務に長年従事している専門のスタッフを多く配置する事で、法改正や人事給与関連の最新の動向に常に対応するだけでなく、人事部のみなさまと同じ目線で、先々を見越した質の高いサポートやご提案ができるよう努めています。

ビジネスサービス本部 HR推進部 営業第1グループ 桑原慶樹氏

業務標準化に向けた制度変更支援まで柔軟に対応

──「PROSRV」の導入による効果、導入時の注意点などありますか。　

吉田　事例を元にお話しすると、従業員数1,000名規模の半導体関連事業者様には、人事制度の抜本な改革に伴いBPOを併せてご検討いただきました。その結果、年末調整などのスポット業務から日々の業務まで、人事給与業務のBPOをご委託いただきました。従来の運用では保守運用メンテナンスに膨大なコストがかかるうえに、システム対応者と人事給与担当者のITスキルも求められるため、担当者の固定化による属人化も懸念されていましたが、BPOを活用することでスキルのある人材を生産性の高い業務に振り分けるなど、コストの削減と人事制度を作る側に人員を振り分ける事が出来ました。

古くからの運用で、社内ですでに活用している他の業務システムと複雑に連携していたため、導入作業が難航したのですが、一つひとつのシステム連携を紐解いて「PROSRV」を中心に新たな運用を設計し、導入を実現しました。長年、事業に取り組まれている企業様であるため、制度も複雑で項目数も多かったため、運用変更に伴い、必要な項目を抽出する対応にも取り組みました。このため、通常はご依頼から実装までのリードタイムを中4カ月いただいておりますが、この企業様のケースでは6カ月での実装となりました。給与関連業務にて優先されるべきは正確性だと考えています。無理のない確実な計画、それから導入におけるリスク特定と事前の回避策を当社エンジニアと綿密に検討させていただくことが重要です。

導入にあたっては、ただシステムを入れる、業務を委託するだけでなく、企業様ごとの独自の運用を極力排除し、業務の標準化を目指すことで最大効率を目指すのですが、今回のように制度変更と同時併行することで効率化に繋がるケースは多く見受けられます。

法改正や制度変更のタイミングで新たな運用の検討を

——企業がおさえておくべき直近のトピックスはありますか。　

桑原　賃金のデジタル払い（デジタル給振）に向けた対応は重要です。2023年4月に労働基準法が改正され「資金移動業者の口座への賃金支払い」が可能となります。2023年4月から厚生労働省による資金移動業者の認可が開始され、実際の運用開始は制度施行から数カ月後になると予想されます。

キャッシュレス化が社会的に進むなか、労働者に対して多様な選択肢提供することは、企業イメージの向上にもつながります。当社としては利用者の皆様に適切なサービス提供ができるよう、機能の実装に向けた対応に取り組んでいます。ほかにも2023年は人的資本情報開示の義務化など、関連領域での最新トレンドをきちんとおさえた業務運用が欠かせません。

「PROSRV」ではトレンドをいち早く取り入れたシステム実装と運用に、引き続き取り組んでまいります。三菱総研ＤＣＳとしてお客様の声を聞き進化していくことはもちろん、金融機関やシンクタンクなどの関係会社ネットワークを活かした適切な情報収集と迅速な対応にて、より多くの企業様のサポートを継続的に行っていきたいです。

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