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適正性とラクさを両立 マネーフォワードが目指す「経費精算が自走する」状態とは

2023.05.23
オフィスのミカタ編集部

電子帳簿保存法改正やインボイス制度導入を背景に、バックオフィスのDX対応もいよいよ差し迫ったものになっている。その第一歩として着手しやすいのが「経費精算」領域だと、10年以上にわたり経費精算領域に携わってきた株式会社マネーフォワードの辻吏香氏はいう。「マネーフォワード クラウド経費」で実現できることから、同社の目指す経費精算の在り方について聞いた。

適正性とラクさを両立させる「経費精算の自走」

──今現在、経費精算のデジタル化の現状についてどうお考えですか。

コロナ禍以降、テレワークの普及や脱ハンコの動きを背景に、特に中堅規模以上の企業では、経費精算を含むバックオフィスのデジタル化、システム導入が一気に進んだと感じています。一方で、本質的なDXまで進められている企業はそれほど多くありません。私が導入支援をする中でも「AccessやExcelで作成した申請書に記入して印刷し、裏面に領収証を貼り付けて、ハンコを押して提出する」「自社開発の基幹システムではテレワーク環境に対応できず、社員が出社時に数カ月分の経費精算をまとめて申請している」といったアナログが介在する運用はいまだによく見かけますね。

営業担当をはじめとする申請者、上長などの承認者、経理担当者それぞれにかかる作業負荷に加え、申請の妥当性担保など内部統制の観点からも、改善の余地があると考えます。さらに先般の電子帳簿保存法改正や、目前に控えるインボイス制度導入への対応もあり、従来通りのバックオフィス業務に限界を感じている企業が多い印象です。

──こうした課題に対し、マネーフォワードとしてはどのような解決策を考えているのでしょうか。

私たちが目指しているのは、お金を使った瞬間、経費精算されている状態、すなわち「経費精算が自走する」状態です。経費精算は直接的に利益を生む作業ではないため、できるだけ省力化したいもの。しかし、健全な企業経営のためには確実かつ適正に行わなければならないものでもあります。この葛藤を解消することで、生産性向上とガバナンス強化を同時に実現させる──それが「マネーフォワード クラウド経費」のコンセプトです。

鍵はペーパーレス、キャッシュレス、オートメーション

──「マネーフォワード クラウド経費」の具体的な特徴を教えてください。

「ペーパーレス」「キャッシュレス」「オートメーション」の3つを軸に経費精算の自走を目指すサービス設計になっています。ペーパーレスについては、電子帳簿保存法に対応したシステムとして、JIIMA認証(※)を取得。サポート面でも、義務化されている電子取引はもちろん、スキャナ保存制度まで視野に入れた規定例や業務フローなど、踏み込んだご提案が可能です。

キャッシュレスについては、個人事業主・法人向けの事業用プリペイドカード「マネーフォワード ビジネスカード」を始めとする法人カードの利用、連携を促進し、カードを使うと即時「マネーフォワード クラウド経費」にデータが反映されます。管理や記帳の負担が大きい小口現金の廃止を後押しするとともに、社員による立て替え自体を減らせるようにします。

そして、オートメーションについては、各種電子マネーや宿泊予約サイトなど2500以上のサービスと連携し、利用実績情報をもとに正確な経費精算ができる仕組みを確立しています。日付や金額、摘要のほか、一部のサービスでは領収証やETCの利用明細までデータ連携でき、領収証添付も不要です。この利用明細と領収書データを自動取得する技術は特許も取得しています。また、領収証をスマートフォンのカメラで撮影して読み取る「OCR入力機能」も非常に高精度で、手書きの領収証でもしっかりと読み取れるようになっています。

──経費精算ツールの選択肢も多様化していますが、特に同サービスが選ばれるポイントはどこにあるのでしょうか。

モバイルでの操作性が決め手になるお客様が多いですね。経費申請アプリは、移動中や出先の待ち時間にストレスなく申請・承認できてこそ意味があるもの。専任の開発チームによるこだわりのUI、UXは他社には負けないと自負しています。

(※)JIIMA認証
https://www.jiima.or.jp/certification/

仮払金支給や小口現金管理が激減した事例も

──実際に「マネーフォワード クラウド経費」の導入で成果を上げた事例はありますか。

ある事例(メディア業界、従業員約1000名)では「マネーフォワード クラウド経費」と法人カードを同時に導入し、連携して活用した結果、経費精算の8割を占めていた仮払金支給が1割近くまで減少、カード利用が7〜8割になり、経費精算自体の大幅減に成功しています。

別の事例(旅行業界、従業員約200名)では「マネーフォワード クラウド経費」の導入を機に小口現金周りの業務を大幅に見直した結果、営業部門とバックオフィス部門合計で120時間の時間を創出でき、企画立案や売上報告書のチェックなどコア業務に注力できるようになった、という成果も出ています。

──このような成果を出すためのポイントはありますか。

システム導入と同時に、業務標準化を進めることが重要だと考えます。むしろ、業務を見直せる唯一の機会が、システム導入のタイミングです。「日当規定は今の時代にあったものになっているか」「申請書に不要な記入項目はないか」など、長年の運用で複雑化した業務フローや独自ルールは極力シンプルに。マネーフォワードではそうした業務設計までご提案しながら、確実に成果を出せるようサポートします。

経費精算からバックオフィスDXの第一歩を

──「マネーフォワード クラウド経費」の今後の展望を教えてください。

直近では、インボイス制度対応を最重要課題として取り組んでいます。制度導入後は適格請求書発行事業者の登録番号の確認、特例科目の取り扱いなど、経費申請業務が一層複雑化する見込みです。それでも私たちは、申請者がインボイス制度をほとんど意識せずとも正しく申請でき、承認者や経理担当者によるチェックの負担を最小限に抑えられる「経費精算の自走」を追求し続けたいと思っています。また、各企業でも対応方法は手探りである中、どのようなシステムや運用であってもスムーズに連携できるよう、柔軟性のある開発を大切にしていきたいですね。

──最後に「オフィスのミカタ」の読者へメッセージをお願いします。

バックオフィスの中でも、経費精算はDXの最初の一歩として非常に着手しやすい領域です。社内で完結するプロセスであることから基幹システムなど大きな部分への影響が少なく、経費精算だけを切り離して改善できるので、ハードルは比較的低いかなと思います。にもかかわらず、申請者、承認者、経理担当者と、ほぼ全社員が恩恵を受けられるため、時間短縮、生産性向上などで期待できる成果は大きいです。

「マネーフォワード クラウド経費」ではトライアルも提供していますので、ぜひモバイルでの使い勝手やOCR精度からお気軽に試してみていただければと思います。ご相談をお待ちしています。

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