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「紙」のやりとりを徹底的に削減! 奉行Edge総務人事電子化クラウド」で5時間かかっていた労務手続きを30分に短縮

2020.04.28
オフィスのミカタ編集部

 勘定奉行・奉行クラウドをはじめとする基幹業務システムを開発・販売する株式会社オービックビジネスコンサルタント(代表取締役社長:和田 成史/本社:東京都新宿区)は、『奉行Edge総務人事電子化クラウド』を2020年4月27日(月)に発売する。
 同社はこのサービスで1件の労務手続きにかかる業務時間を5時間から30分に減らすことに成功した。

いまだに在宅勤務を成し遂げられておらず、総務人事のジレンマは深刻化

 新型コロナウイルスの感染拡大を背景に、企業は在宅勤務の急速な実現が求められている。そのような中、適正な労務管理や人事評価制度の構築が後回しになっている企業や、「紙の業務」があるため在宅勤務に踏み切れない企業は非常に多く、在宅勤務の実現は総務人事の新たな課題になりつつある。

 しかし、総務人事業務のほとんどは「紙」を手段としており、もともと対象範囲が広く膨大な業務量である上、さらに将来「1人総務時代」が訪れる可能性も示唆されており、総務人事のジレンマは深刻化している。

ユーザーの声を取り入れつつ、段階的にすべての手続きをデジタル化

 総務人事が行う手続きには、日本企業特有の手続きやルールが特に多く存在することから、ユーザーとのコミュニティ化を図りつつ、ニーズを吸収しながら段階的にサービスを成長させていく。

 第一弾として、2020年10月に、退職、結婚、産休・育休、定年再雇用手続きなどに対応予定。
 第二弾としては、2021年以降、社員旅行の出欠確認をはじめとした「アンケート回収」、健康診断などの「イベント・スケジュールの通知」、「各種規程管理」への対応を予定しており、総務人事の「紙」のやりとり徹底削減を目指す。

紙を使わずマイナンバーや個人情報を収集

 従業員に対して個人情報の提出依頼メールを送信すると、従業員がWeb上で個人情報を提出できます。担当者が書類を印刷・郵送する手間がなくなり、従業員も手書き・郵送する手間がなくなる。

労働条件通知書の電子交付機能を標準提供

 労働条件通知書の電子交付を希望した従業員に対して、Web上で労働条件を通知することができる。
 従業員がWeb上でサインし、同意ボタンを押すと、労働条件通知書のPDFデータにタイムスタンプが押される。
 使用者が労働条件を明示し、従業員がきちんと理解して合意した時点の書類がタイムスタンプで証明されるため、コンプライアンスを遵守することができる。

e-GovとのAPI連携でサービスから迷わず電子申請

 画面のガイドに従って数クリックで電子申請を行えるため、誰でも迷わず手続きを完了できる。
 電子申請の申請状況やコメントの確認、公文書のダウンロードもサービス上で行うことができ、役所への移動や、郵便局での郵送手続きが不要になるため、大幅な時間削減につながる。

きめ細やかな社員情報管理と情報活用が可能に

 同サービスで手続きを完了した後は、社員情報が自動的に更新されるため、手入力でデータベースを作成する必要はない。
 約50種類の項目種類が用意されており、1,000個を超える管理項目が利用できるため、きめ細やかな情報管理が可能。
 さらに『総務人事奉行クラウド』と連携して利用することで、蓄積された社員情報が活用できる。

まとめ

 今現在、各企業でコロナウイルス対策としてテレワークの導入が進んでいるが、管理部門は紙での仕事が多くリモートでの勤務が出来ない担当者も多いのではないだろうか。

 少しずつ会社でしかできなかった仕事が家でできるようになっていっている。総務・人事部の仕事も効率よく行っていくことができ人材不足も補えるだろう。

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