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4割の社員が緊急事態宣言下でも「紙の書類」のために出社

2020.05.11

 ペーパーロジック株式会社(本社:東京都品川区/代表:横山公一)は、全国の会社員105名を対象に実施した「緊急事態宣言下における会社員の出社状況」に関するアンケート調査の結果を発表した。

調査概要

 今回の調査では、緊急事態宣言下においても契約書や稟議等への押印のために、出社を余儀なくされている会社員が約4割にのぼり、さらに「紙書類」のチェックや対応のために出社をしている会社員も同じく約4割いたということがわかった。
 対象となる書類は、1位に請求書35.9%、2位契約書28.2%、3位稟議書16.7%という結果に。
 出社対応する会社員は、多くが決裁者である部門長や営業担当であることもわかった。

4割の社員がハンコや承認のために緊急事態宣言下でも出社

 「緊急事態宣言が行われた以降でも、契約書や稟議書等への押印のために出社しましたか?」という質問に対し、「3回以上出社した」と回答した人が30.5%、「1、2回出社した」と回答した人が14.3%と44.8%の会社員が緊急事態宣言下においても、契約書や稟議書等への押印のために1回以上会社に出社をしていることがわかった。

 「業務上の「承認」のために出社」した人も全体の約4割、「請求書等の「紙の書類」のチェックや対応のために出社」した人も4割程度いるという結果になった。

出社して対応する書類のトップは「請求書」「契約書」

 「どのような書類の対応をおこなったか」という質問に対して、「請求書」と回答した人が35.9%、「契約書」と回答した人が28.2%と、緊急事態宣言下においても出社時に押印やチェックなどの対応をする書類として「請求書」と「契約書」がトップを占めているということがわかった。
 次いで稟議書が16.7%と比較的多めだが、そこから先は見積書の3.8%と、一気に書類の種類がバラける傾向にある。

出社する人の大半は決裁者、営業担当、経理

 「契約書・稟議書」の書類対応のために出社した人の役職を聞くと、決裁者である部門長や契約書を作成する営業職が目立った。
 決裁担当者は「見積書・受発注書・受領書」でも同様に出社率が高く、「見積書・受発注書・受領書」の書類対応のために出社した人の多くは決裁担当者か経理担当であることがわかった。

「紙とハンコ」からの脱却で感染拡大を防ぐ

 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大の影響により、テレワーク化や在宅勤務推進が急務である各企業にとって紙書類、特に契約書や請求書などの紙のやりとりが大きな障壁になっている。
 これらの問題が改善されない限り、緊急事態宣言化においても多くの会社員が出社をしなければいけない現状が続くだろう。
 今後さらに進んでいくであろうテレワーク化に向けて、社内業務を円滑に進め、いざという時でもビジネスを止めないためにも、社内における「紙とハンコ」からの脱却が急務であるといえるようだ。

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