人事労務担当者の手間を削減　SmartHR あらゆる人事文書の配付ができる「文書配付機能」の提供開始

　株式会社SmartHR（本社：東京都港区、代表：宮田昇始）が運営するクラウド人事労務ソフト「Smart HR（スマートエイチアール）」は従来の「雇用契約機能」をリニューアルし、人事労務担当者が従業員に送るあらゆる人事文書の配布に対応した「文書配布機能」の提供を2020年9月末から開始する。

テレワークでの文書配布もスムーズに

　2018年8月、SmartHRはWeb上で雇用契約を交わすことができる「雇用契約機能」を公開し、契約書をワンクリックで従業員に送付することができ、紙の契約書作成・配布・回収作業を不要にしたことで、人事労務の効率化に貢献してきた。

　ユーザーからの「テレワークだとオフィス勤務している時よりも紙の文書配付に多くのコストと手間が発生している」「合意を必要としない文書を全国の拠点に手軽に配付したい」という声に応えるために機能のリニューアルを決定した。

　今回、「雇用契約機能」をリニューアルしたことで、合意の要/不要に関わらず、あらゆる文書を配布できるよう拡大した。SmartHR上で、様々な文書をやり取りすることができ、人事労務担当者の文書配付と回収の手間を削減する。

　紙資料のデータ化には、多くのメリットがある。
　・情報共有の簡素化
　・アクセス性の向上
　・情報検索性の向上
　・業務効率の向上
　・印刷コスト削減
　・環境問題への取り組み
　・柔軟な働き方への移行

　紙代、印刷代などのコスト削減はもちろん、業務効率化やセキュリティの向上などにも繋がる。また、昨今導入が進むテレワークにも柔軟に対応することができる。

　今後も下記のように、機能を拡大していく。
　・2020年9月末：現行の雇用契約機能に合意不要な文書が送付可能となり機能を実装
　・2020年11月頃：PDFファイルの文書テンプレートとしての登録・配付が可能に。
　・2020年12月頃：文書配付機能に則した使用感を目指し、文書配付機能全体の入力画面・表示画面をリニューアル。

まとめ

　2年連続シェアNo.1のクラウド人事労務ソフトであるSmartHRは、雇用契約や入社手続き、年末調整などの労務手続きのペーパーレス化を目指す。少子高齢化による人手不足が進んでいることに加え、新型コロナウイルスの影響による人員の削減などにより、企業における人手不足は深刻な問題となっている。そんな中、人事労務では突発的な問題への対応など決められたタスク以外にも業務が多く、いかに効率化していくかが課題となっている。テレワークの普及も進み、デジタル化が推進され、様々なサービスの登場に今後も期待が高まる。

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