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日程調整と同時にWEB会議URLを発行 WEB会議をより円滑に

2020.10.07

 株式会社RECEPTIONIST(本社:東京都渋谷区、代表:橋本真里子)の運営する日程調整ツール「調整アポ」がMicrosoftの提供するクラウドサービスMicrosoft365との連携機能を強化した。

スムーズな日程調整を可能にする「調整アポ」

 「調整アポ」は、OutlookカレンダーやGoogleカレンダーと連携することで関係者のスケジュールの空き状況、会議室の空き状況をシームレスに管理し、スムーズな日程調整を可能にするツールである。

 今回のMicrosoft365との連携強化で、日時を確定したタイミングで自動的にTeams WEB会議のURLが発行され、自動的にメールで送られるため、手間を省くことができる。

 また、Outlookカレンダーと連携することで会議室の予約ができるため、WEB会議のURL発行と同時にWEB会議に使用する会議室を予約することが可能である。

スムーズな来客対応を実現

 同社の提供する「RECEPTIONIST」は、日程調節や会議室の予約、来客の受付までの業務を効率化するクラウドシステムである。来客時には、電話ではなく、チャットやメールで担当者を呼び出すことができるため、取次や来客票なども不要となる。人との接触を避けることもできるため、withコロナ時代において、効果的な受付システムである。他にも、会議の日程調整をWEB上で行うことができるため、スピーディーに完結することが可能である。

まとめ

 テレワークやリモートワークの普及により、WEB会議の利用が拡大している。交通費や移動時間の削減、場所を選ばすに会議をすることができるなど、メリットもある一方で、通信環境の整備など課題もある。働き方改革や、業務効率化に注目が集まる中、WEB会議において必要となる「URLの発行」などの業務を自動で行うことができると、手間が省け、ストレス軽減や、業務効率向上に繋がっていくことが考えられる。今後は、Microsoft Teams以外のWEB会議ツールでも利用できるように開発をしているということで、今後も注目である。

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