契約書の期限管理をより確実化した「LegalForceキャビネ」

株式会社LegalOn Technologies（本社：東京都江東区、代表取締役：角田望）は、AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」において、契約書の期限通知時期のカスタマイズ機能をアップデートした。これにより、契約書の更新拒絶期限日や契約終了日の通知タイミングを企業ごとに設定できるようになり、期限管理がより確実なものとなる。

期限管理による契約リスクの制御を支援

AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」には、AIが契約の終了 / 更新に関する期⽇を⾃動で計算し、メールでリマインドする「期限通知」機能を搭載している。

今回、企業ごとに期限通知時期をカスタマイズできるよう機能をアップデートした。これにより、「LegalForceキャビネ」に契約書をアップロードするだけで、更新拒絶期限日及び契約終了日が近い契約書の情報をあらかじめ設定した任意のタイミングで受け取ることができるようになる。

締結後の契約書における期限を管理する重要性

契約書の期限を管理することは、さまざまな損失を防ぐために重要である。自動更新でない契約の場合、契約終了後も効力が存続する旨が定められていない限り、契約終了日を経過すると契約上で定められた権利・義務関係は失効する。契約終了日を把握していなければ、大事な取引に関する契約が失効し、取引を継続できなくなってしまう可能性がある。

一方、自動更新の契約の場合は、次回更新をせずに契約を終了させる場合、契約で定められた期日までに相手方に通知しなければならない、と定められることが多い。この契約で定められた期日のことを更新拒絶期限日という。更新拒絶期限日を把握していなければ、不要な契約が更新され続け、本来必要のないサービスに関する余計な支払いが発生するなどの可能性がある。

こういった弊害をなくすために、締結済みの全ての契約書について、契約の終了日及び更新拒絶期限日を把握し、担当者が適切なタイミングでしかるべき対応ができるようにすることが重要だ。

「LegalForceキャビネ」では、期限管理のための機能として、契約終了日及び更新拒絶期限日が近付いたタイミングでメールでリマインドする機能や、契約書に記載された契約開始日・終了日、契約期間、自動更新の有無、更新拒絶期限などの情報から契約管理台帳を自動生成、Excelでダウンロードできる機能を搭載。期限管理による契約リスクの制御を支援している。

まとめ

契約書の締結後は、さまざまな損失を防ぐために期限管理が重要となる。適切なタイミングでしかるべき対応をしていけるよう、ツール等を活用して正確な期限の管理を行う必要があるだろう。