4社に1社が郵送業務を電子化　料金の値上げや業務負担が影響か　リンクス調査

株式会社リンクス（本社：東京都千代田区、代表取締役：野田貴）は、個人宛の郵送業務を行う20代〜50代の会社員・役員を対象に「郵送業務と電子化に関するアンケート」を実施し、300名から回答を得たと発表した。ここでは調査結果の概要をお伝えする。

調査概要

調査名称：郵送業務と電子化に関するアンケート
調査機関：Freeasy
調査対象：個人宛の郵送業務を行う20代〜50代の会社員・役員
調査方法：Webアンケート
調査日：2024年7月9日
有効回答数：300件
出典元：郵便料金値上げ対策の代替ツールは、 1位「Eメール」2位「SMS（ショートメッセージサービス）」。 郵送業務の電子化が一部でも完了した企業は4社に1社にとどまる。 〜リンクスが郵送業務と電子化についてアンケートを実施〜（株式会社リンクス）
※各回答項目の割合（％）は、端数処理の関係上、合計が100％にならない場合がある

7割以上が業務負担を実感　そのうち9割が電子化を希望

同社は本調査にて、個人宛ての郵送業務に携わる人のうち約75%が負担を感じているほか、そのうちの約90%が郵送から電子送付への切り替えを希望していることが明らかになったと報告している。

また「宛先不明で返送されてしまう書類はどれくらいありますか」との問いに対して「1割未満（46.7%）」「2割程度（20.7%）」「3割程度（15.7%）」という回答が寄せられており、多くの企業で返送されてしまう書類が存在していることも判明したという。

4社に1社で電子化が一部完了　値上げまでに完了予定は14.5%

同社によると、郵送業務の電子化について「一部業務の切り替えが終了した（24.3％）」「現在切り替えに向けて進行中（39.3%）」と、6割超の企業が切り替えを進めている中、約4社に1社が一部の切り替えを完了した状態にあることがわかっている。

また、電子化の完了予定時期について、郵便料金の値上げが実施される10月までに完了させる予定の企業は14.5%。郵送業務の電子化を行う理由としては「郵便料金の値上げ対策（54.7%）」「業務の迅速化・省力化（48.1%）」「テレワークへの対応（40.2%）」が上位に挙げられた。

電子化ツールに求めるものは？6割超がEメールを利用

続いて同社は、郵送業務の電子化ツールへ求めることを調査。その結果「コストパフォーマンス（53.1%）」「セキュリティ（48.8%）」「配信の迅速さ（43.0%）」が上位となっている。そのほか「送付状況の追跡や管理の容易さ（34.8%）」など、郵送では実現できない要素もみられた。

なお、電子化ツールとして利用が進んでいるのは「Eメール（62.9%）」「SMS（ショートメッセージサービス）（53.9%）」「SNS（52.3%）」が多いようだ。

Eメールに次ぐ電子化ツールとして利用されているSMSへの関心度合いについては、現在SMSを利用していない人のうち85.6％が「関心がある」と回答している。

まとめ

本調査では、郵便料金の値上げが郵便業務の電子化を実施する大きな要因となっているにも関わらず、値上げまでに電子化を完了できる企業はわずか14.5%であることがわかった。同社はこの実態について「書類の郵送は事業運営上欠かせないものだからこそ、慎重に検討を重ねている結果、電子化タイミングが後手に回ってしまっている」との見解を示している。

郵便だからこそできたこと、電子化だからこそできること、それぞれにメリットデメリットが存在する。郵送の代替ツールの検討も視野に入れながら、電子化については検討していく必要があるだろう。